Приложение 36. Акт проверки наличия и состояния дел

Приложение 36

к п. 15.3.23

Название архива

Акт                                   Утверждаю

                                      Внести изменения в учетные

____________ N ______________         документы архива в соответствии с

_____________________________         актом за исключением пп. 2. и 8.6.

проверки наличия и состояния дел

                                      Наименование должности

_____________________________         руководителя таможенного

(постоянного, временного              управления

хранения, по личному составу)

                                      Подпись            Расшифровка

Фонда N _____________________                            подписи

          (название фонда)            Дата

Основание проверки _____________________________________________________

            (плановая, перемещение документов, стихийные бедствия и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии___________________________________________________

                            (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ________________________________________________________

                            (наименование должностей, фамилии, инициалы)

Проверка осуществлялась с_______________________по _____________________

Проверкой установлено:

     1. Всего числится по описям __________________________________  дел

                                    (цифрами и прописью)

     в том числе по описям, утвержденным (согласованным)

     ЭПК архивного учреждения

     ______________________________________________________________ дел,

                        (цифрами и прописью)

     2. Всего не оказалось в наличии

      ______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     в том числе по описям, утвержденным (согласованным)

     ЭПК архивного учреждения

     _______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     3. Имеют литерные номера:

     3.1. не учтенные в итоговых записях описей

     _______________________________________________________________ дел,

     3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

     _______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     4. Пропущено номеров:

     4.1. не учтенных в итоговых записях описей

     ______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

      ______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     5. Неправильно  положенных дел, относящихся к другим фондам

     _______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

      ______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     7. Имеется не включенных в описи

      ______________________________________________________________ дел,

                             (цифрами и прописью)

     8. Всего  по  данному  фонду  (включенных  и  невключенных  в описи)

имеется в наличии:

      _______________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

     Из них:

     8.1. требующих дезинфекции______________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

     8.2. требующих дезинсекции______________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

     8.3. требующих реставрации______________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

     8.4. требующих переплета или подшивки___________________________ дел

                                               (цифрами и прописью)

     8.5. требующих восстановления затухающих текстов________________ дел

                                                  (цифрами и прописью)

     8.6. неисправимо поврежденных___________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

     8.7. требующих обработки________________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

     8.8. выдано во временное пользование____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

     Общая характеристика  состояния  и  условий   хранения   документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения

     Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N___)

     Проверку осуществляли:

     Наименование должностей          Подписи            Расшифровка

                                                         подписей

     Дата

Согласовано

Протокол ЭК управления

от _______________N____________

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда