Приложение. Учетная политика Федерального архивного агентства

Приложение
к приказу Росархива
от 15.01.2020 г. N 4

Учетная политика Федерального архивного агентства

I. Общие положения

1. Учетная политика Федерального архивного агентства (далее - Учетная политика) устанавливает совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организации регистров бухгалтерского учета, обработки информации.

2. Учетная политика Росархива сформирована в соответствии с:

Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ);

Единым планом счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. N 157н (далее - Инструкция 157н);

Планом счетов бюджетного учета и Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденными приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. N 162н (далее - Инструкция N 162н);

приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н);

Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н (далее - Инструкция N 191н);

федеральным стандартом бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденным приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н (далее - СГС N 256н);

федеральным стандартом "События после отчетной даты", утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2017 N 275н (далее - СГС N 275н);

федеральным стандартом "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2017 N 274н (далее - СГС N 274н);

федеральным стандартом "Доходы", утвержденным приказом Минфина России от 27.02.2018 N 32н (далее - СГС N 32);

федеральным стандартом "Отчет о движении денежных средств", утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2017 N 278н (далее - СГС N 278);

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.

3. Учетная политика предназначена для формирования полной и достоверной информации о финансовом состоянии, имуществе, обязательствах и финансовых результатах деятельности Росархива.

II. Организация бухгалтерского учета

4. Организация ведения бухгалтерского учета в Росархиве возложена на Финансово-экономический отдел Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива (далее - Финансово-экономический отдел).

III. Основные правила ведения бухгалтерского учета

5. Бухгалтерский учет ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их свершения, независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций.

6. График документооборота Росархива приведен в приложении N 1 к Учетной политике.

7. При оформлении хозяйственных операций применяются унифицированные формы первичных учетных документов, формы которых установлены Приказом N 52н. Порядок представления и обработки первичных документов регламентируется СГС N 256 и Положением о предоставлении в Финансово-экономический отдел Росархива первичной документации (приложение N 4 к Учетной политике).

8. Бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации: рублях. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

9. Бухгалтерский учет Росархива ведется в электронном виде с использованием программы автоматизации бухгалтерского учета "1С: Предприятие 8.3".

10. Отражение операций при ведении бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, который формируется в составе номеров счетов учета для ведения синтетического и аналитического учета (приложение N 2 к Учетной политике) накопительным способом в регистрах бухгалтерского учета (приложение N 3 к Учетной политике). Финансово-экономический отдел ежемесячно формирует в электронном виде и на бумажном носителе регистры бухгалтерского учета - журналы операций по перечню (приложение N 3 к Учетной политике).

11. Первичные (сводные) учетные документы хранятся на бумажном носителе в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

12. Внутренний финансовый контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ведется непрерывно в соответствии с действующим порядком осуществления внутриведомственного финансового контроля и внутреннего финансового аудита в Федеральном архивном агентстве, утвержденным приказом Росархива руководителем Росархива, его заместителями, Финансово-экономическим отделом, организующим и выполняющим процедуры составления и исполнения федерального бюджета, ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности, а также иные должностные лица в соответствии с их функциональными обязанностями. Данные прошедших внутренний контроль первичных (сводных) учетных документов систематизируются в форме актов результатов проверок, составленных по унифицированным формам, утвержденным Приказом N 52н и по формам, разработанным самостоятельно.

13. Бухгалтерский учет ведется раздельно в разрезе раздела, подраздела, целевой статьи, вида расходов, кода операций сектора государственного управления бюджетного финансирования.

14. Главная книга формируется единая по всем источникам финансирования.

15. Нумерация платежных документов сплошная независимо от источника финансирования.

16. Порядок признания событий после отчетной даты и отражение информации о них в отчетности осуществляется в соответствии с требованиями СГС N 275н.

17. Учет расчетов с подотчетными лицами:

а) наличные денежные средства выдаются под отчет на хозяйственно-операционные расходы только подотчетным лицам, работающим в Росархиве. Подотчетными лицами считаются работники Росархива, получившие авансом наличные денежные средства из кассы, или работники Росархива получившие денежные средства из кассы, в качестве возмещения расходов, по факту предоставления отчетных документов. Денежные средства под отчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению;

б) денежные средства выдаются по распоряжению руководителя Росархива либо лица, имеющего право первой подписи на распорядительных и расчетных документах, под отчет с указанием назначения аванса. Аванс выдается в пределах сумм, определяемых целевым назначением. Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, не связанные с командировкой, обязаны не позднее 3 календарных дней с даты выдачи (определяется по дате расходного кассового ордера) предъявить в Финансово-экономический отдел отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

в) работники, получившие наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в Финансово-экономический отдел отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

г) выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

д) передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается;

е) основанием для выплаты работнику перерасхода денежных средств по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем Росархива либо лицом, имеющим право первой подписи на распорядительных и расчетных документах;

ж) денежные средства на служебные разъезды выдаются подотчетным лицам в соответствии со списком подотчетных лиц на основании действующего прейскуранта цен на безлимитный проездной билет города Москвы сроком на 365 дней. Возмещение данных расходов подотчетному лицу (лицам) осуществляется в течение семи календарных дней с момента предоставления в Финансово-экономической отдел документов подтверждающих факт расхода.

18. Учет объектов основных средств и порядок отнесения материальных объектов, используемых Росархивом в процессе своей деятельности, а также для управленческих нужд, к основным средствам, нематериальным активам и материальным запасам определяется на основании Инструкции N 157н.

19. Учет основных средств осуществляется по материально-ответственным лицам.

20. Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляется первичными документами согласно Инструкции N 157н.

21. Срок полезного использования объектов основных средств и нематериальных активов определяется при вводе их в эксплуатацию в соответствии с максимальными сроками полезного использования имущества, установленными для первых девяти амортизационных групп Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" (далее - Классификация).

Для объектов основных средств, входящих в десятую амортизационную группу указанной Классификации, начисление амортизации осуществляется исходя из Единых норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 22 октября 1990 г. N 1072.

Срок полезного использования объектов нематериальных активов определяется исходя из срока действия патента, свидетельства и других ограничений сроков использования объектов интеллектуальной собственности согласно законодательству Российской Федерации, ожидаемого срока использования этого объекта.

По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, срок полезного использования и нормы амортизации устанавливаются в расчете на двадцать лет (но не более срока деятельности Росархива).

22. Выбытие нефинансовых активов осуществляется постоянно действующей комиссией по списанию объектов основных средств Росархива.

23. Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарные объекты основных средств принимаются к учету согласно требованиям Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), принятого и введенного в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2018-ст.

24. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью объектов основных средств каждому объекту недвижимого имущества, а также объекту движимого имущества основных средств (кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости) присваивается уникальный порядковый инвентарный номер, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или консервации.

25. Начисление амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бюджетному учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо до списания этого объекта с бюджетного учета, или его выбытия в связи с уступкой (утратой) исключительных (имущественных) прав на результаты интеллектуальной деятельности (для объектов нематериальных активов).

Расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом, исходя из балансовой стоимости объектов основных средств, нефинансовых активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования. В течение финансового года амортизация на основные средства и нематериальные активы начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

26. По объектам основных средств и нематериальных активов амортизация в целях бюджетного учета начисляется в следующем порядке.

На объекты недвижимого имущества при принятии объекта к учету по факту государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества, предусмотренной законодательством Российской Федерации:

стоимостью до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости объекта;

стоимостью свыше 40 000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами.

На объекты движимого имущества, библиотечного фонда и объекты нематериальных активов стоимостью до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

На объекты основных средств, стоимостью до 3 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, нематериальных активов, амортизация не начисляется.

На иные объекты основных средств стоимостью от 3 000 до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

27. В составе материальных запасов учитываются материальные запасы в форме материалов, запасных частей и готовой продукции, предназначенных для использования в процессе деятельности Росархива, срок полезного использования которых не превышает 12 месяцев независимо от их стоимости, и предметы, используемые в деятельности Росархива в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам.

28. Материальные запасы принимаются к бюджетному учету по фактической стоимости с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиками и подрядчиками.

29. Списание (отпуск) материальных запасов производится по средней фактической стоимости.

Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуска).

30. Выдача основных средств, стоимостью до 3000 рублей за единицу включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, а также материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных нужд производится материально ответственным лицом по ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (код формы 0504210). Ведомость, утвержденная руководителем Росархива либо лицом, имеющим право первой подписи на распорядительных и расчетных документах, или лицом, его замещающим, служит основанием для списания материальных ценностей с баланса Росархива.

31. На забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" ведется учет находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности бланков трудовых книжек.

Организация работы по ведению учета, хранению и выдаче бланков трудовых книжек возлагается на кассира. Внутреннее перемещение бланков трудовых книжек отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и места хранения.

32. На забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" ведется учет ценных подарков и сувениров, приобретаемых в целях вручения членам иностранных делегаций. Ценные подарки и сувениры учитываются по стоимости их приобретения.

33. Объекты основных средств, находящиеся в эксплуатации, стоимостью до 3000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, а также объектов недвижимого имущества, в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением списываются с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации" до момента их списания или выбытия по иным основаниям, по наименованиям, количеству и материально ответственным лицам по условной оценке 1 рубль за один объект учета.

34. На забалансовом счете 24 "Имущество, переданное в доверительное управление" учитываются объекты имущества, переданного в доверительное управление, в целях надлежащего контроля за их движением. Принятие к учету объектов имущества осуществляется на основании акта приема-передачи имущества по стоимости, указанной в акте.

Выбытие объектов имущества с забалансового счета производится на основании акта по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

35. Учет отработанного времени ведется в табелях учета использования рабочего времени. Табель заполняется ежемесячно в разрезе отделов лицами, назначенными начальниками отделов, только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком. Для расчета аванса заполненный табель за первую половину текущего месяца сдается в Финансово-экономический отдел до 16 числа текущего месяца. Заполненный табель за текущий месяц подписывается лицом, ведущим табельный учет, утверждается начальником отдела и передается до последнего числа текущего месяца в Финансово-экономический отдел.

Оплата труда производится в соответствии со штатным расписанием Росархива, Положения о премировании и оказании материальной помощи государственным служащим центрального аппарата Федерального архивного агентства, утвержденного приказом Росархива от 14 января 2016 г. N 1
"Об утверждении Положения о порядке выплаты ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия федеральной государственной гражданской службы, премирования за выполнение особо важных и сложных заданий, оказания материальной помощи и иных выплат федеральным государственным гражданским служащим Федерального архивного агентства".

36. Учет единовременной субсидии на цели приобретения (строительства) жилого помещения (части жилого помещения) выделяемой государственным гражданским служащим Росархива до момента представления ими выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним в отношении жилого помещения (части жилого помещения), которое было приобретено (построено) с использованием единовременной выплаты отражается на забалансовом счете 29 "Предоставленные субсидии на приобретение жилья".

IV. Порядок и сроки проведения инвентаризации

37. Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на основании приказов Росархива.

При этом все материальные ценности, учитываемые на забалансовых счетах, кроме имущества, переданного в доверительное управление, инвентаризируются в порядке и сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

Внеплановые инвентаризации проводятся при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций.

38. Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бюджетного учета оформляются в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

39. Результаты инвентаризации отражаются в бюджетном учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бюджетном отчете.

V. Методика ведения бухгалтерского учета

40. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, согласно законодательству Российской Федерации, регулирующему бухгалтерский учет.

41. В составе прочих материальных запасов (расходных материалов для оргтехники) учитываются дискеты, картриджи, кабели, переходники и другие соответствующие товары. Списание производится на основании ведомости выдачи материальных запасов на нужды Росархива.

42. Учет исполнения бюджетной сметы осуществляется в соответствии с указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации.

43. Перечисление бюджетных средств с лицевого счета, открытого в органах федерального казначейства, отражается по кредиту счета 30405000. Сдача депонированной заработной платы, возврат текущей дебиторской задолженности оформляется как восстановление кассовых расходов.

44. Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

VI. Порядок и сроки представления отчетности об исполнении бюджета бюджетной системы Российской Федерации и иной отчетности

45. Финансово-экономический отдел составляет и представляет месячную, квартальную, годовую отчетность и иную отчетность об исполнении федерального бюджета в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

46. Федеральные казенные и федеральные бюджетные учреждения, находящиеся в ведении Росархива, представляют месячную, квартальную, годовую отчетность об исполнении федерального бюджета по главе 155 "Федеральное архивное агентство" как получатели средств федерального бюджета, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации и графиком Росархива.

47. Финансово-экономический отдел составляет и представляет сводную месячную, квартальную, годовую отчетность и иную отчетность по главе 155 "Федеральное архивное агентство" как главный распорядитель средств федерального бюджета, главный администратор доходов федерального бюджета в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

VII. Порядок передачи дел ответственными лицами при увольнении, которые имеют право подписи

48. Процедура передачи дел от одних должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) при их увольнении другим должностным лицам, регламентируется приказом по передаче дел, который составляется в соответствии с распоряжением руководителя. Приказ издается в срок достаточный, чтобы закончить передачу всех дел и устанавливается в период от недели до месяца и более.

 49. На основании приказа, составляется акт приема-передачи дел в произвольном формате, но с обязательным отражением основания для передачи дел, сроков передачи дел, информации по результатам проведенной инвентаризации имущества финансовых обязательств и задолженностей на дату передачи дел, состава комиссии, подписей сторон и печати. Дела могут передаваться в пользу утвержденной кандидатуры нового руководителя, главного бухгалтера, или их заместителей. Акт составляется в трех экземплярах: один остается в Федеральном архивном агентстве, второй передается должностному лицу передающему дела, третий остается у принимающего дела должностного лица. Акт подписывают передающая и принимающая стороны, а также остальные члены комиссии. Если кто-то из подписантов с чем-то не согласен либо имеет возражения по тексту акта, он может подписать его с соответствующей пометкой и приложить к акту письменное пояснение своих возражений.

50. С момента подписания акта приема-передачи дел всеми членами комиссии, должностное лицо (руководитель, главный бухгалтер) покидающее свою должность, фактически освобождается от своих обязанностей.