Приложение N 4. Положение о предоставлении в Финансово-экономический отдел Росархива первичной документации

Приложение N 4
к Учетной политике Федерального
архивного агентства, утвержденной
приказом Росархива
от 15.01.2020 г. N 4

Положение о предоставлении в Финансово-экономический отдел Росархива первичной документации

1. Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету Финансово-экономическим отделом Росархива при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных п. 25 СГС N 256н) и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц. Первичные учетные документы представляются в Финансово-экономический отдел Росархива начальниками структурных подразделений в соответствии с мероприятиями, которые эти отделы осуществляют. Сроки предоставления в Финансово-экономический отдел документов по оплате оказанных услуг, работ или поставленных товаров, осуществляется в соответствии с условиями договора.

Если условия договора не отражают конкретные сроки предоставления документов, документы должны быть представлены в трехдневный срок с даты составления первичной документации поставщиком работ, услуг. Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя Росархива и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем Росархива. В случае если по отдельным хозяйственным операциям унифицированные формы первичных учетных документов не предусмотрены, документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа; дату составления документа;

- наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровка. В случае ненадлежащего оформления, первичная документация не принимается Финансово-экономическим отделом к учету и оплате.

2. Первичная документация для получения наличных денежных средств из кассы Росархива (чеки, товарные накладные, счета) представляется со служебной запиской от начальника структурного подразделения (или подотчетного лица), который осуществляет данную закупку по согласованию с руководителем Росархива, с отражением суммы и предмета закупки. Документы предоставляются в Финансово-экономический отдел не менее, чем за три дня до наступления необходимости приобретения за наличный расчет.

3. Табели учета рабочего времени предоставляются в Финансово-экономический отдел начальниками структурных подразделений не позднее 1 и 16 числа каждого месяца. Если данные даты совпадают с праздничным или выходным днем, то табели учета рабочего времени предоставляются до наступления праздничного или выходного дня. Табели учета рабочего времени должны быть заполнены в соответствии с правилами их заполнения. В случае ненадлежащего заполнения, табели рабочего времени не принимаются Финансово-экономическим отделом.

4. Приказы о приеме на работу новых сотрудников принимаются Финансово-экономическим отделом от начальника отдела государственной службы, кадров и наград только с перечнем документов, необходимых для начисления заработной платы и налогов, а именно:

копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копии документа, выдаваемого застрахованному лицу, подтверждающего его регистрацию в системе государственного пенсионного страхования Российской Федерации;

копии документа, удостоверяющего личность (включая информацию о регистрации по месту жительства);

копии свидетельств о рождении детей;

справки для расчета больничного листа с предыдущего места работы;

справки 2-НДФЛ.

Приказы о приеме на работу новых сотрудников с необходимыми документами предоставляются в Финансово-экономический отдел не позднее дня приема на работу нового сотрудника.

5. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащие исправления, не допускаются. Иные первичные учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить"/"Исправлено" и даты внесения исправления.

6. Лица, на которые возложено ведение бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.