Приложение 3

Приложение 3
к постановлению Правительства
Удмуртской Республики
от 30 марта 2020 г. N 80

Порядок
работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики
(утв. постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 г. N 206)

1. Настоящий Порядок определяет основные принципы организации обмена электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) с использованием сообщений электронной почты, в том числе информационной системы "Единая коммуникационная система Удмуртской Республики", определенной распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 6 декабря 2018 года N 1440-р "Об информационной системе "Единая коммуникационная система Удмуртской Республики" (далее - ЕКС УР).

2. Все электронные документы и электронные копии документов, передаваемые с использованием сообщений электронной почты между участниками СМЭД, имеют форматы, определенные Порядком работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года N 206 "О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики" (далее - Порядок работы с документами в СМЭД).

3. Для обмена документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты участники СМЭД используют информационные системы, обеспечивающие обмен документами через электронный почтовый сервис, операторами которых они являются, либо ЕКС УР (далее - ведомственные почтовые сервисы).

В целях настоящего Порядка под почтовым сервисом понимается информационная система или совокупность информационных систем, обеспечивающих передачу сообщений электронной почты, ведение единого адресного справочника, поддержку доменных имен информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет).

4. Для каждого участника СМЭД создается уникальный официальный адрес электронной почты в сети Интернет (далее - адрес электронной почты).

Официальный адрес электронной почты участника СМЭД должен иметь следующий формат:

<mail(Х)>@<доменное имя сети Интернет участника СМЭД>,

где X - порядковый номер места регистрации документов (указывается в случае наличия у участника СМЭД нескольких мест регистрации в этом домене).

5. Служебная переписка между участниками СМЭД по электронной почте осуществляется с использованием официальных почтовых адресов электронной почты участников СМЭД.

6. Для организации переписки рабочего характера между сотрудниками участников СМЭД допускается создавать необходимое количество служебных электронных почтовых ящиков пользователей ведомственных почтовых сервисов участников СМЭД.

7. Адреса электронной почты сотрудников участника СМЭД должны соответствовать следующему единому формату:

<Фамилия сотрудника участника СМЭД латинскими буквами>_<первые буквы имени и отчества сотрудника участника СМЭД латинскими буквами>@<доменное имя сети Интернет участника СМЭД>.

При этом:

в случае совпадения фамилий, первых букв имени и отчества сотрудников участников СМЭД в адресе электронной почты каждого из них имя сотрудника участника СМЭД дополняется следующей по порядку буквой имени;

в случае совпадения фамилий, имен и первых букв отчества сотрудников участников СМЭД в адресе электронной почты каждого из них отчество сотрудника участника СМЭД дополняется следующей по порядку буквой отчества.

8. Оператор ведомственного почтового сервиса при необходимости обеспечивает возможность удаленного доступа к электронным почтовым ящикам на ведомственном почтовом сервисе с использованием технологий защиты информации в соответствии с законодательством.

9. В сообщении электронной почты обязательно указывается следующая информация:

1)тема сообщения электронной почты - краткое содержание отправляемого документа, а при отправке официальных документов, имеющих исходящий номер, - номер и дата исходящего письма;

2) приветствие;

3) цель обращения;

4) Ф. И. О. и должность отправителя сообщения электронной почты;

5) номер служебного телефона отправителя сообщения электронной почты;

6) адрес электронной почты отправителя сообщения электронной почты.

10. Общий объем вложений одного сообщения электронной почты не должен превышать 25 Мб.

11. Прием сообщений электронной почты, поступающих на официальный адрес электронной почты участника СМЭД, и отправку сообщений электронной почты с него осуществляют сотрудники участника СМЭД, ответственные за делопроизводство.

12. Проверка наличия вновь поступивших документов на официальный адрес электронной почты участника СМЭД осуществляется сотрудниками участника СМЭД, ответственными за делопроизводство, по правилу, определенному в пункте 13 Порядка работы с документами в СМЭД.

13. При работе с электронной почтой пользователи обеспечивают контроль доставки и прочтения сообщений электронной почты в соответствии с пунктом 17 Порядка работы с документами в СМЭД.

14. Почтовые клиентские программы участников СМЭД настраиваются на автоматическую доставку поступивших сообщений электронной почты с периодом проверки не более 30 минут.".