Приложение 2

Приложение 2
к постановлению Правительства
Удмуртской Республики
от 30 марта 2020 г. N 80

Порядок
работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики
(утв. постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 г. N 206)

I. Общие положения

1. В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный документ или электронную копию документа, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML и формируемые автоматически в СМЭД.

2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3. Электронные копии документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота между участниками СМЭД используются следующие форматы файлов:

1)для электронных документов - doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, - rtf;

2) для электронных копий документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg;

3) для приложений к электронным документам или электронным копиям документов в виде архивированных файлов - zip, гаг.

По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.

5. Для подписания электронных документов (заверения электронных копий документов) участников СМЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) электронными документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).

6. Каждый файл, входящий в сообщение и подлежащий утверждению (подписанию), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.

7. Формирование и проверка электронной подписи осуществляются в соответствии с требованиями законодательства в области информационных технологий и защиты информации.

8. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому и хранении электронных документов и электронных копий документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому сообщение преобразуется в XML-документ с описанием реквизитов сообщения и вложенных файлов.

10. В случае невозможности передачи электронных документов и электронных копий документов по телекоммуникационным каналам связи допускается передача указанных документов на электронном носителе в установленном порядке. Электронные документы и электронные копии документов на электронном носителе могут доставляться специальной (фельдъегерской) почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.

II. Работа с входящими сообщениями

11. Электронные сообщения, поступающие участнику СМЭД, проходят первичную обработку и регистрацию.

12. Первичная обработка поступивших электронных сообщений включает расшифровку и проверку подлинности электронной подписи, проверку правильности доставки электронных сообщений (правильность адресата) и наличия документов и приложений к ним (проверку полноты вложений), принятие решения о возможности регистрации.

13. Проверка наличия вновь поступивших электронных сообщений, регистрация (учет) электронных документов и электронных копий документов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника СМЭД.

III. Работа с исходящими сообщениями

14. Подготовленные электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

15. Подготовленные электронные копии документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для заверения электронных копий документов в СМЭД, при этом должно быть обеспечено соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

16. Электронные документы и электронные копии документов, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

IV. Уведомления СМЭД

17. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания участниками СМЭД факта отправки и получения электронных сообщений, используется функционал СМЭД, обеспечивающий получение отправителем электронного сообщения следующих типов уведомлений:

1)в информационных системах электронного документооборота - о получении документа, о регистрации документа, об исполнении документа, о пересылке документа в другую организацию;

2) в информационных системах электронной почты - о доставке документа, о прочтении документа.

Отправка указанных уведомлений осуществляется в течение одного часа с момента их создания.

V. Работа с бумажными копиями электронных документов

18. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

19. Если бумажная копия электронного документа выдается для представления гражданину или в другую организацию, осуществляется заверение бумажной копии электронного документа в установленном порядке в соответствии с правилами делопроизводства. Заверение бумажной копии электронного документа и обеспечение взаимного соответствия исходного электронного документа и его бумажной копии осуществляется сотрудниками участника СМЭД, уполномоченными заверять бумажные копии электронных документов.".