Приложение. Положение об архиве Службы по мобилизационной работе и территориальной обороне Республики Крым

Приложение
к приказу начальника
Службы по мобилизационной
работе и территориальной
обороне Республики Крым
от 20 мая 2019 г. N 26

Положение
об архиве Службы по мобилизационной работе и территориальной обороне Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архиве Службы по мобилизационной работе и территориальной обороне Республики Крым (далее - Положение) устанавливает единые правила работы архива Службы по мобилизационной работе и территориальной обороне Республики Крым (далее - Служба) и разработано в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, методическими рекомендациями по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

1.2. Архив Службы создается для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Крым, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Службы, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в соответствующее государственное архивное учреждение Республики Крым.

1.3. Разработанное Положение об архиве Службы подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее - ЭПК Госкомархива).

После согласования с ЭПК Госкомархива Положение утверждается начальником Службы.

1.4. Архив Службы обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Республики Крым, образующихся в ее деятельности, а также обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в соответствующее государственное архивное учреждение Республики Крым.

Все работы, связанные с транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Службы.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Республики Крым должностные лица Службы несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Архив Службы в случае ликвидации подведомственного учреждения принимает документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы со сроком "До ликвидации организации", которые хранятся в архиве Службы согласно срокам, установленным соответствующим перечнем (документы со сроком хранения "До ликвидации организации" - не менее 10 лет).

1.6. Для работы архива приказом начальника Службы назначено лицо, ответственное за ведение архива Службы.

1.7. В своей деятельности архив Службы руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива Службы осуществляет руководство Службы.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Службы осуществляет Государственный комитет по делам архивов Республики Крым (далее - Госкомархив).

2. Состав документов архива Службы

В архив Службы поступают следующие документы:

2.1. Законченные делопроизводством Службы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу, в том числе организаций - предшественников и ликвидированных подведомственных учреждений в соответствии с пунктом 1.5 настоящего Положения.

2.2. Научно-справочный аппарат к документам и учетные документы архива Службы.

3. Задачи архива Службы

Основными задачами архива Службы являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование архива Службы документами, образовавшимися в деятельности Службы.

3.3. Учет, обеспечение сохранности и использование документов, находящихся на хранении в архиве Службы.

3.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Республики Крым, образующихся в деятельности Службы, на постоянное хранение в соответствующее государственное архивное учреждение Республики Крым.

3.5. Методическое руководство и осуществление контроля за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в архив Службы.

4. Функции архива Службы

В соответствии с возложенными на него задачами архив Службы осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Службы в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в архиве Службы.

4.3. Представляет в Госкомархив до создания соответствующего государственного архивного учреждения Республики Крым учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Службы документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Службы, образовавшиеся в деятельности Службы.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Службы (далее - ЭК Службы) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Госкомархива до создания соответствующего государственного архивного учреждения Республики Крым описи дел постоянного хранения;

в) на согласование экспертной комиссии государственного архива по личному составу описи дел по личному составу;

г) на согласование в Госкомархив акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) после согласования с ЭК Службы на утверждение начальнику Службы акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

е) после утверждения (согласования) с ЭПК Госкомархива на утверждение начальнику Службы описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Республики Крым, образовавшихся в деятельности Службы, на постоянное хранение в соответствующее государственное архивное учреждение Республики Крым.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Службы в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Республики Крым, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Службы.

4.9. Организует информирование руководства и сотрудников Службы о составе и содержании документов архива Службы.

4.10. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.11. Ведет учет использования документов архива Службы.

4.12. Создает фонд пользования архива Службы и организует его использование.

4.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Службы.

4.14. Участвует в разработке документов Службы по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь:

а) в составлении сводной номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел;

б) структурным подразделениям в подготовке документов к передаче в архив Службы.

5. Права архива Службы

Архив службы имеет право:

5.1. Представлять руководству Службы предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, находящихся в архиве Службы.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях Службы сведения, необходимые для работы архива Службы.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Службы по вопросам, относящимся к компетенции архива Службы.

5.4. Информировать структурные подразделения Службы о необходимости передачи документов в архив Службы в соответствии с утвержденным графиком.

5.5. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии соответствующего государственного архивного учреждения Республики Крым и ЭПК Госкомархива.

6. Ответственность

6.1. Должностное лицо, назначенное ответственным за ведение архива Службы, несет ответственность за выполнение возложенных на архив Службы задач и функций.

Специалист I категории

С. Никольская