Распоряжение Губернатора Астраханской области от 3 апреля 2020 г. N 200-р "О Регламенте подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Распоряжение Губернатора Астраханской области от 3 апреля 2020 г. N 200-р
"О Регламенте подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области"

В целях актуализации и совершенствования организации протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее - Регламент).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области, структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области обеспечить выполнение Регламента.

Губернатор Астраханской области

И.Ю. Бабушкин

УТВЕРЖДЕН
распоряжением Губернатора
Астраханской области
от 03.04.2020 N 200-р

Регламент
подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее соответственно - мероприятия, Регламент) устанавливает основные требования, определяющие порядок деятельности структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация Губернатора) и исполнительных органов государственной власти Астраханской области при организации мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор).

1.2. К мероприятиям относятся:

- визиты зарубежных и российских делегаций в Астраханскую область;

- визиты делегаций Астраханской области за рубеж и в субъекты Российской Федерации;

- переговоры и деловые встречи Губернатора с зарубежными и российскими делегациями;

- встречи с руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Астраханской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, организаций, а также с депутатами, представителями политических партий и общественных объединений;

- рабочие поездки в муниципальные образования Астраханской области;

- совещания и заседания при Губернаторе;

- приемы Губернатора по случаю празднования государственных праздников;

- возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы;

- иные мероприятия, проводимые с участием Губернатора.

1.3. Мероприятия проводятся в соответствии с перспективным планом мероприятий с участием Губернатора (далее - план) на год, месяц.

1.4. Подготовка плана осуществляется управлением протокола администрации Губернатора (далее - управление протокола).

1.5. Подготовка плана на год:

- руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора не позднее 20 декабря года, предшествующего планируемому, представляют в управление протокола предложения по форме согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту;

- управление протокола не позднее 25 декабря года, предшествующего планируемому, обобщает предложения, указанные в абзаце втором настоящего пункта, и формирует план на год.

1.6. Подготовка плана на месяц:

- руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора не позднее 15 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют в управление протокола предложения по форме согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту;

- управление протокола не позднее 18 числа месяца, предшествующего планируемому, обобщает предложения, указанные в абзаце втором настоящего пункта, и формирует план на месяц.

Сформированный план на год (месяц) представляется Губернатору на согласование.

1.7. В случае необходимости внесения дополнений и изменений в ранее представленные предложения руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора не позднее чем за 10 дней до проведения мероприятия направляют письмо в адрес руководителя администрации Губернатора.

Включение в согласованный план на месяц дополнительных мероприятий и изменений осуществляется по поручению Губернатора и руководителя администрации Губернатора.

Информация о включении мероприятия в план доводится (телефонное оповещение, в устной форме) управлением протокола до руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора, ответственных за мероприятия (далее - ответственный).

1.8. Подготовка внеплановых мероприятий с участием Губернатора осуществляется исполнительными органами государственной власти Астраханской области и структурными подразделениями администрации Губернатора в оперативном порядке.

2. Подготовка рабочей поездки Губернатора в муниципальные образования Астраханской области

2.1. Ответственным за подготовку рабочей поездки Губернатора в муниципальное образование Астраханской области (далее - рабочая поездка) является управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора совместно с исполнительными органами государственной власти Астраханской области. Ответственные за муниципальные образования Астраханской области в соответствии с постановлением Губернатора Астраханской области от 18.07.2005 N 460 "Об организации деятельности закрепленных за муниципальными образованиями Астраханской области" осуществляют общую координацию подготовки рабочей поездки в муниципальное образование Астраханской области.

2.2. Управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора не позднее чем за 10 дней до рабочей поездки представляет в управление протокола в электронном виде и на бумажном носителе следующие информационные материалы:

- программу рабочей поездки, содержащую точное время и место прибытия (убытия) Губернатора на мероприятие, должность, фамилию, имя и отчество лица, встречающего (сопровождающего) Губернатора;

- порядок посещения объектов;

- справку об объекте посещения, включая адрес объекта, фамилию, имя и отчество руководителя, дату создания или введения в эксплуатацию, показатели деятельности (предварительно согласованную с курируемыми исполнительными органами государственной власти Астраханской области);

- справку о социально-экономическом развитии муниципального образования Астраханской области;

- справку "по точкам роста" и основным проблемам муниципального образования Астраханской области;

- справку об общественно-политической ситуации в муниципальном образовании Астраханской области;

- список участников рабочей поездки согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

- информацию по обращениям граждан муниципального образования Астраханской области;

- повестку совещания (заседания) (если планируется) согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту;

- проект протокола, предварительно согласованный ответственным с исполнительным органом государственной власти Астраханской области, указанным в качестве исполнителя в протоколе;

- список участников совещания (заседания) (если планируется) согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

Представленные информационные материалы визируются начальником управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора.

В случае непредставления управлением по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора информационных материалов, предусмотренных настоящим пунктом, в установленные сроки начальник управления протокола информирует руководителя администрации Губернатора об отсутствии информационных материалов.

2.3. Исполнительные органы государственной власти Астраханской области при формировании программы рабочей поездки представляют в управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора перечень объектов, предлагаемых для посещения, справку об объектах, а также информацию о состоянии отраслей в муниципальном образовании Астраханской области, курируемых исполнительными органами государственной власти Астраханской области.

2.4. По итогам рабочей поездки формируется протокол.

2.5. Для подготовки рабочей поездки создается рабочая группа.

В состав рабочей группы входят:

- представители управления протокола;

- представители управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора;

- представители управления пресс-службы и информации администрации Губернатора;

- представители управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора;

- руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области, ответственные за муниципальные образования Астраханской области в соответствии с постановлением Губернатора Астраханской области от 18.07.2005 N 460 "Об организации деятельности закрепленных за муниципальными образованиями Астраханской области";

- представители государственного казенного учреждения Астраханской области "Центр стратегического анализа и управления проектами".

Руководителем рабочей группы является заместитель руководителя администрации Губернатора.

Рабочая группа не позднее чем за 5 календарных дней до рабочей поездки выезжает в муниципальное образование Астраханской области, где рабочая группа первоочередное внимание уделяет следующим вопросам:

- проработка маршрута движения по объектам, которые планируется посетить (с последовательным расположением объектов, осмотром этих объектов и разработкой порядка их посещения), с учетом обеспечения безопасности пребывания Губернатора;

- оценка благоустройства посещаемой территории;

- площадка для проведения совещаний, встреч, соответствующая требованиям: наличие столов (для президиума), стульев, государственной символики, трибуны для выступающих, техническое оснащение, освещение, наличие звукоусиливающей аппаратуры, звукозаписывающей аппаратуры, мультимедийного оборудования;

- анализ вопросов повестки, актуальных для посещаемой территории муниципального образования Астраханской области, подготовка предложений;

- информация об организациях или объектах, планируемых к посещению Губернатором, справочные данные о руководителях соответствующих организаций;

- информация о ходе исполнения поручений, данных Губернатором по итогам предшествующих поездок в соответствующее муниципальное образование Астраханской области;

- анализ обращений граждан, поступивших в адрес Губернатора за предшествующий квартал.

3. Подготовка совещаний (заседаний) при Губернаторе

3.1. Совещания (заседания) при Губернаторе могут проводиться с использованием селекторной и видео-конференц-связи, а также могут быть выездными.

3.2. Документационное обеспечение совещаний (заседаний) при Губернаторе.

3.2.1. Ответственный за подготовку совещания (заседания) не позднее чем за 7 рабочих дней до проведения совещания (заседания) представляет в управление протокола в электронном виде и на бумажном носителе следующие информационные материалы:

- повестку совещания (заседания) согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту;

- список участников совещания (заседания) согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

- тезисы выступления Губернатора;

- проекты соглашений, договоров, протоколов (если предполагается их подписание), согласованные в установленном порядке;

- информацию об исполнении решений, поручений предшествующего совещания (заседания);

- раздаточный и презентационный материал (если планируется);

- иные справочные материалы;

- проект протокола, предварительно согласованный ответственным с исполнительным органом государственной власти Астраханской области, указанным в качестве исполнителя в протоколе;

- схему рассадки участников совещания (заседания).

Бриф для подготовки текстов выступлений и тезисы выступления Губернатора готовит ответственный за совещание (заседание) и направляет на согласование в государственное казенное учреждение Астраханской области "Центр стратегического анализа и управления проектами" и управление пресс-службы и информации администрации Губернатора Астраханской области.

Согласованные тезисы выступления Губернатора направляются государственным казенным учреждением Астраханской области "Центр стратегического анализа и управления проектами" в управление протокола.

Представленные информационные материалы визируются руководителем исполнительного органа государственной власти Астраханской области или руководителем структурного подразделения администрации Губернатора, ответственным за подготовку совещания (заседания).

В случае непредставления ответственным за подготовку совещания (заседания) информационных материалов, предусмотренных настоящим пунктом, в установленные сроки начальник управления протокола информирует руководителя администрации Губернатора об отсутствии информационных материалов.

3.2.2. Ответственность за содержащуюся информацию в информационных материалах несет исполнительный орган государственной власти Астраханской области, который представил информацию. Сведения финансово-экономического характера, содержащиеся в информационных материалах, согласовываются ответственным за подготовку совещания (заседания) с министерством финансов Астраханской области и министерством экономического развития Астраханской области.

3.3. Организационное обеспечение совещаний (заседаний).

3.3.1. Подготовка зала для проведения совещания (заседания) осуществляется ответственным за подготовку совещания (заседания) совместно с управлением протокола и управлением делами Губернатора Астраханской области (агентством Астраханской области) (далее - управление делами Губернатора).

При проведении совещания (заседания) в резиденции Губернатора ответственный за подготовку совещания (заседания) направляет в управление делами Губернатора заявку на предоставление зала в произвольной письменной форме с указанием даты, времени, продолжительности и количества участников не позднее чем за 5 рабочих дней до проведения совещания (заседания).

Ответственный за подготовку совещания (заседания):

- осуществляет заказ (бронирование) помещения для проведения совещания (заседания);

- подготавливает и устанавливает рассадочные карточки с указанием фамилии, имени и отчества участника совещания (заседания);

- раскладывает раздаточные и презентационные материалы;

- обеспечивает бумагой (блокнотами) для записей, ручками (карандашами).

Управление делами Губернатора обеспечивает:

- техническое сопровождение (подготовку освещения, звукоусиливающей аппаратуры, звукозаписывающей аппаратуры, видеоаппаратуры);

- протокольной атрибутикой (наличие государственной символики и других необходимых атрибутов);

- питьевой водой (при необходимости).

Управление протокола осуществляет протокольное сопровождение.

3.3.2. При необходимости мультимедийного сопровождения (демонстрация аудио-, видео- и презентационных материалов) совещания (заседания) не позднее чем за 3 рабочих дня до проведения совещания (заседания) ответственный за совещание (заседание) согласовывает технические условия и возможные варианты демонстрации презентационных материалов с технической службой, где будет проводиться совещание (заседание).

В случае проведения совещания (заседания) в резиденции Губернатора ответственный за подготовку совещания (заседания) согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения совещания (заседания) с государственным бюджетным учреждением Астраханской области "Инфраструктурный центр электронного правительства".

Демонстрация презентационных материалов осуществляется ответственным за подготовку совещания (заседания).

Государственное бюджетное учреждением Астраханской области "Инфраструктурный центр электронного правительства" обеспечивает присутствие специалиста, контролирующего работу технического оборудования в ходе проведения совещания (заседания).

3.3.3. Ответственный за подготовку совещания (заседания) оповещает участников совещания (заседания) о дате, времени и месте его проведения, обеспечивает явку участников не позднее чем за 15 минут до начала совещания (заседания), встречу, регистрацию, прохождение к месту проведения совещания (заседания) с соблюдением пропускного и внутриобъектного режимов на посещаемом объекте, размещение участников совещания (заседания).

3.3.4. Управление пресс-службы и информации администрации Губернатора приглашает представителей средств массовой информации, обеспечивает встречу, регистрацию, сопровождение, консультирование, определение места расположения (размещения) представителей средств массовой информации.

3.4. Подготовка перечней поручений и протоколов по итогам проведения совещаний (заседаний) при Губернаторе.

Фиксирование поручений Губернатора, принятых по итогам проведения:

- совещаний, осуществляется посредством ведения и подготовки перечней поручений;

- заседаний, осуществляется посредством ведения и подготовки протоколов.

Ответственный за проведение совещания (заседания) в течение одного дня после проведения совещания (заседания) составляет протокол или перечень поручений, который после согласования с руководителем администрации Губернатора представляется на утверждение Губернатору.

Подписанный Губернатором протокол или перечень поручений регистрируется в секретариате Губернатора и направляется исполнителям.

Оригинал протокола или перечня поручений хранится в секретариате Губернатора.

Контроль исполнения поручений Губернатора, содержащихся в перечнях поручений и протоколах, осуществляет управление документационного обеспечения и контроля администрации Губернатора.

Контроль за подготовкой, проведением и своевременным представлением необходимых информационных материалов к совещанию (заседанию) осуществляет управление протокола.

4. Подготовка приема Губернатора по случаю празднования государственных праздников и иных мероприятий, проводимых с участием Губернатора

4.1. Ответственный за подготовку мероприятия не позднее чем за 10 дней до мероприятия представляет в управление протокола в электронном виде и на бумажном носителе следующие информационные материалы:

- порядок проведения мероприятия согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту;

- сценарий проведения мероприятия;

- тезисы выступления Губернатора;

- список участников мероприятия, выступающих, награждаемых (если планируется) согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

- справочную информацию.

Бриф для подготовки текстов выступлений и тезисы выступления Губернатора готовит ответственный за подготовку мероприятия и направляет на согласование в государственное казенное учреждение Астраханской области "Центр стратегического анализа и управления проектами" и управление пресс-службы и информации администрации Губернатора.

Согласованные тезисы выступления Губернатора направляются государственным казенным учреждением Астраханской области "Центр стратегического анализа и управления проектами" в управление протокола.

Представленные информационные материалы визируются руководителем исполнительного органа государственной власти Астраханской области, руководителем структурного подразделения администрации Губернатора, ответственным за мероприятие.

В случае непредставления ответственным за подготовку мероприятия информационных материалов, предусмотренных настоящим пунктом, в установленные сроки начальник управления протокола информирует руководителя администрации Губернатора об отсутствии информационных материалов.

4.2. Подготовка приема Губернатора по случаю празднования государственных праздников осуществляется ответственным за подготовку мероприятия совместно с управлением протокола.

Подготовка сценария проведения приема Губернатора возлагается на министерство культуры и туризма Астраханской области совместно с ответственным за подготовку мероприятия.

4.3. Иные мероприятия с участием Губернатора, проводимые в связи с профессиональными праздниками, памятными датами, торжественным открытием объектов социальной сферы (сельского хозяйства, промышленности, строительства), открытием праздничных и иных массовых мероприятий, могут инициироваться территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Астраханской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, организациями.

4.4. Подготовка списка приглашенных, разработка приглашений, а также приглашение участников мероприятия возлагается на ответственного за подготовку мероприятия.

4.5. Если во время проведения мероприятия предполагается вручение Губернатором памятного подарка, цветов, то его подготовку осуществляет ответственный за подготовку мероприятия совместно с управлением делами Губернатора, предварительно согласовав с управлением протокола.

4.6. Ответственный за подготовку мероприятия обеспечивает явку участников не позднее чем за 15 минут до начала мероприятия, встречу, регистрацию, прохождение к месту проведения мероприятия с соблюдением пропускного и внутриобъектного режимов на посещаемом объекте, размещение участников мероприятия.

4.7. Управление пресс-службы и информации администрации Губернатора приглашает представителей средств массовой информации, обеспечивает встречу, регистрацию, сопровождение, консультирование, определение места расположения (размещения) представителей средств массовой информации.

4.8. Контроль за подготовкой, проведением и своевременным представлением необходимых информационных материалов к мероприятию осуществляет управление протокола.

5. Подготовка к визитам, переговорам и деловым встречам с зарубежными и российскими делегациями

5.1. При проведении визитов, переговоров и деловых встреч с руководителями органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, представителями иностранных государств, коммерческих структур ответственный за подготовку мероприятия представляет в управление протокола в электронном виде и на бумажном носителе следующие информационные материалы:

- программу пребывания;

- список участников делегации согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

- информацию о целях визита;

- постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;

- информацию о предшествующих визитах, достигнутых ранее договоренностях и их реализации;

- данные о руководителях и членах делегации;

- информационный обзор об экономической и геополитической ситуации в регионе, откуда прибыла делегация;

- проекты документов, если достигнута предварительная договоренность о необходимости подписания совместных договоров, соглашений, заявлений;

- тезисы выступления Губернатора;

- список участников от Астраханской области согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

- схему рассадки участников переговоров.

Представленные информационные материалы визируются руководителем соответствующего органа, ответственного за подготовку мероприятия.

5.2. Подготовленная ответственным за подготовку мероприятия программа пребывания должна содержать:

- дату, время прибытия и убытия, вид транспорта, на котором прибывают и убывают руководители органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, руководители, представители иностранных государств, коммерческих структур, а также официальных делегаций;

- место размещения на время пребывания;

- время и названия объектов или мероприятий, которые планируются для посещения;

- сведения о закреплении ответственных лиц от Правительства Астраханской области за членами делегации прибывающей стороны.

5.3. Ответственный за подготовку мероприятия:

- осуществляет подготовку зала для проведения переговоров и деловых встреч;

- организует весь комплекс мероприятий при подписании соглашений;

- осуществляет подготовку памятного подарка (предварительно согласовав с управлением протокола).

Управление протокола:

- осуществляет контроль за использованием государственной символики;

- подготавливает и устанавливает протокольную атрибутику, необходимую для проведения мероприятия;

- осуществляет общий контроль за подготовкой, проведением и своевременным представлением необходимых информационных материалов к мероприятию.

Приложение N 1
к Регламенту

                               Предложения

     структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской

   области, исполнительных органов государственной власти Астраханской

  области по проведению мероприятий с участием Губернатора Астраханской

                                 области

                      на ________________ 20__ года

                               (год, месяц)

N п/п	Дата, время и место проведения мероприятия с участием Губернатора	Наименование мероприятия	Ответственный за подготовку мероприятия	Целевая аудитория, количество человек, принимающих участие в мероприятии	Обоснование необходимости участия Губернатора в мероприятии
1	2	3	4	5	6

Должность _______________ _______________ _______________

             (подпись)        (Ф.И.О.)         (дата)

Приложение N 2
к Регламенту

ОБРАЗЕЦ

Список
участников _______

15 января 2020 г. Место проведения 11.00

Дума Астраханской области
ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	полное наименование должности
Исполнительные органы государственной власти Астраханской области
ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	полное наименование должности
Судебные, правоохранительные органы и воинские формирования
ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	полное наименование должности

Приложение N 3
к Регламенту

ПОВЕСТКА
совещания (заседания) _______

15 января 2020 года Место проведения 11.00

1.	Вступительное слово Губернатора Астраханской области Бабушкина Игоря Юрьевича
2.	Доклад о __. Докладчик: Фамилия, имя, отчество - полное наименование должности Содокладчики: Фамилия, имя, отчество - полное наименование должности
3.	Разное

Приложение N 4
к Регламенту

ПОРЯДОК
проведения ____

15 января 2020 г. Место проведения 11.00

11.00	-	Прибытие Губернатора Астраханской области Бабушкина И.Ю. Встречают и сопровождают: Фамилия, имя, отчество - полное наименование должности.
11.05	-	Осмотр (выставочный павильон) Дает пояснения: Фамилия, имя, отчество - полное наименование должности.
11.25	-	Переход_..
11.30	-	Совещание..._.
13.00	-	Отъезд Губернатора Астраханской области Бабушкина И.Ю.