Приложение N 1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации и ведении его личного дела

1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации и ведении его личного дела определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных сотрудника органа принудительного исполнения Российской Федерации (далее - сотрудник), порядок ведения, учета и хранения личных дел сотрудников.

2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) ¹.

3. Представитель нанимателя в лице руководителя федерального органа принудительного исполнения Российской Федерации (руководителя территориального органа принудительного исполнения Российской Федерации) (далее - представитель нанимателя) обеспечивает защиту персональных данных сотрудников, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. Представитель нанимателя определяет лиц из числа работников кадрового подразделения органа принудительного исполнения Российской Федерации (далее - кадровое подразделение), уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных сотрудников в органе принудительного исполнения Российской Федерации (далее - орган принудительного исполнения).

5. Централизованный учет персональных данных сотрудника осуществляют кадровые подразделения органов принудительного исполнения.

6. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования:

7. Централизованный учет осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.

8. Допускается обработка сведений централизованного учета с использованием средств автоматизации.

9. Обработка сведений централизованного учета с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) органа принудительного исполнения.

10. Документами учета персональных данных сотрудника являются:

11. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой (чернилами черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах.

12. Личное дело сотрудника ведется кадровым подразделением органа принудительного исполнения, в котором проходит службу сотрудник.

13. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну ².

14. Документы, приобщенные к личному делу сотрудника, брошюруются, страницы нумеруются и заносятся в опись (форма приведена в приложении N 4 к Положению).

15. Личное дело состоит из трех частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

16. Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (форма приведена в приложении N 4 к Положению).

17. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

18. Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов.

19. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения в присутствии лица, осуществляющего обработку персональных данных.

20. К первой части личного дела приобщаются:

послужной список, заполненный работником кадрового подразделения; документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или его отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

21. Ко второй части личного дела приобщаются документы, связанные с прохождением службы в органе принудительного исполнения:

письменное заявление с просьбой о поступлении на службу в органы принудительного исполнения и замещении должности в органе принудительного исполнения;

копия акта органа принудительного исполнения о назначении на должность в органы принудительного исполнения;

экземпляр контракта о службе в органах принудительного исполнения (далее - контракт), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в контракт;

должностная инструкция сотрудника органа принудительного исполнения;

копии актов органа принудительного исполнения о переводе сотрудника на иную должность в органе принудительного исполнения, о временном замещении им иной должности в органе принудительного исполнения;

копия акта органа принудительного исполнения об освобождении сотрудника от замещаемой должности в органах принудительного исполнения, о прекращении контракта или его приостановлении;

аттестационный лист сотрудника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

представление о присвоении специального звания; копии документов о присвоении сотруднику специального звания;

копии документов о включении сотрудника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении, награждении сотрудника, а также о применении к нему дисциплинарного взыскания;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении сотрудника от замещаемой должности;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение служебных обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

согласие на обработку персональных данных, обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей;

иные документы, связанные с прохождением сотрудником службы в органах принудительного исполнения.

22. К третьей части личного дела приобщаются:

документы, связанные с поступлением на службу в органы принудительного исполнения:

заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности поступления на службу в органы принудительного исполнения;

справка-объективка;

анкета установленной формы, заполненная собственноручно или с помощью электронных носителей и подписанная гражданином Российской Федерации, с приложением фотографии;

автобиография, подписанная гражданином Российской Федерации;

заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе или заключение по результатам медицинского освидетельствования;

результаты профессионального психологического отбора, а также результаты психофизиологического исследования;

иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в органы принудительного исполнения;

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации в порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии)

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных и воинских званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел;

копия послужного списка военнослужащего, проходившего службу по контракту в другом государственном органе;

бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;

копия документа о прохождении дактилоскопии;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

23. Послужной список составляется сотрудником кадрового подразделения органа принудительного исполнения на основании документов, хранящихся в личном деле.

24. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

25. Сотрудник ознакамливается с послужным списком под подпись, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа принудительного исполнения.

26. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другое подразделение органа принудительного исполнения, при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов принудительно исполнения.

27. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

28. Послужной список ведется на протяжении службы сотрудника в органах принудительного исполнения. Переоформление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа принудительного исполнения.

29. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (в частности, вступление в брак, изменение фамилии, паспортных данных, адреса регистрации, рождение ребенка), сотрудник сообщает об этом в кадровое подразделение по месту прохождения службы с предоставлением копий подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.

30. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных.

31. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

32. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография в цветном исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются лицом, осуществляющим обработку персональных данных.

33. Учет и хранение личных дел сотрудников ведется в Книге учета личных дел (форма приведена в приложении N 5 к Положению). Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой стороне обложки и корешке личного дела.

34. Учет личных дел сотрудников, проходящих службу в федеральном органе принудительного исполнения, а также руководителей и заместителей руководителей территориальных органов принудительного исполнения, ведется в кадровом подразделении федерального органа принудительного исполнения.

Учет личных дел сотрудников, проходящих службу в территориальных органах принудительного исполнения, ведется в кадровых подразделениях территориальных органов принудительного исполнения.

35. Личные дела подлежат регистрации в Книге учета личных дел не позднее пяти рабочих дней с момента издания приказа о назначении на должность в органы принудительного исполнения.

36. Личные дела сотрудников хранятся в кадровых подразделениях в металлических шкафах, в служебных помещениях, оборудованных сигнализацией. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

37. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в Книге учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

38. Выдача (пересылка) личных дел с места постоянного хранения для временного пользования производится на основании запроса на получение личного дела в отношении прикомандированного сотрудника или зачисленного в распоряжение за подписью руководителя органа принудительного исполнения в орган принудительного исполнения, из которого он прибыл, о чем делается отметка в контрольной карточке личного дела (форма приведена в приложении N 6 Положению), находящейся в личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

39. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 3 месяцев, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

40. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

41. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы с приложением акта приема-передачи (форма приведена в приложении N 7 к Положению), не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа о назначении. В Книге учета личных дел делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, подразделения органа принудительного исполнения, в которое выслано личное дело.

42. В случае отсутствия лица, осуществляющего обработку персональных данных, хранение, ведение, прием-передача персональных данных, а также других необходимых документов (в том числе электронных баз данных), ключей от помещений и сейфов (металлических шкафов) производятся должностным лицом, которое будет осуществлять обработку персональных данных, по акту приема-передачи.