Приложение 2. Положение об архиве министерства топливно-энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйства Краснодарского края

Приложение 2
Утверждено приказом
министерства топливно-энергетического
комплекса и жилищно-коммунального
хозяйства Краснодарского края
от 17 января 2020 г. N 40

Положение
об архиве министерства топливно-энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйства Краснодарского края

I. Общие положения

1.1. Архив министерства топливно-энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйства Краснодарского края (далее - архив министерства) является составной частью Архивного фонда Российской Федерации, является собственностью государства и подлежит постоянному хранению в ГКУ "Крайгосархив".

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в министерстве.

После согласования проекта положения об архиве министерства с ГКУ "Крайгосархив", вышеуказанное положение утверждает министр топливно-энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйства Краснодарского края (далее - министр).

1.2. Ведение архива министерства возлагается на лицо, осуществляющее функции делопроизводства на основании приказа министерства.

В структурных подразделениях министерства назначаются ответственные лица за своевременную передачу дел в архив.

1.3. В своей деятельности архив министерства руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, локальными нормативными актами государственного органа.

1.4. Настоящее Положение подготовлено и разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42.

II. Состав документов архива

В архив министерства поступают документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности министерства.

После группировки завершенных документов в делопроизводстве структурных подразделений, сформированные дела передаются в архив. Дела постоянного срока хранения и дела временного срока хранения со сроком хранения более 10 дет (кроме личных дел) поступают в архив через 2 года после их завершения.

Передача дел в архив осуществляется только по актам. Для передачи в архив дел постоянного хранения дополнительно оформляются описи дел.

Документы по личному составу, требующие особых условий хранения, хранятся в отделе правового и кадрового обеспечения.

III. Задачи архива министерства

Основными задачи архива министерства являются:

3.1. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности министерства.

3.3. Учет и использование документов, находящихся на хранении в архиве министерства.

3.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение ГКУ "Крайгосархив".

3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях министерства организации и своевременной передачей их архив.

IV. Функции архива

Архив министерства осуществляет следующие функции:

4.1. В соответствии со сроками, указанными в главе II настоящего Положения, принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы министерства.

4.2. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив министерства, образовавшиеся в ходе осуществления его деятельности.

4.3. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Краснодарского края (далее - ЭПК КК) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК КК в, случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК КК в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате: документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК КК в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.4. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ "Крайгосархив".

4.5. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.6. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве министерства.

4.7. Организует информирование руководства и государственных гражданских служащих министерства о составе и содержании документов архива министерства.

4.8. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.9. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

4.10. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.11. Ведет учет использования документов, создает фонд пользования архива министерства и организует его использование.

4.12. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива министерства.

4.13. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.14. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и государственным гражданским служащим министерства в подготовке документов к передаче в архив министерства.

V. Права архива министерства

Архив министерства имеет право:

5.1. Представлять министру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве министерства.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях министерства сведения, необходимые для работы архива министерства.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива министерства.

5.4. Информировать структурные подразделения министерства о необходимости передачи документов в архив министерства в соответствии с утвержденным графиком.

Начальник отдела информационной безопасности и делопроизводства

Г.Г. Апитин