Приложение N 12. Положение об архивном отделе администрации города Тамбова Тамбовской области

Приложение N 12
Утверждено
постановлением
администрации города Тамбова
Тамбовской области
от 06.04.2020 N 1671

Положение
об архивном отделе администрации города Тамбова Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - архивный отдел) является муниципальным архивом, органом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и формируется главой города Тамбова Тамбовской области (далее - глава города Тамбова) на основании решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Тамбовской области, Уставом города Тамбова, муниципальными правовыми актами города Тамбова, настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел имеет печати и штампы, необходимые для осуществления своих полномочий.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации города.

1.5. Деятельность архивного отдела координирует и контролирует глава города Тамбова, курирующий заместитель главы администрации города, непосредственное руководство осуществляет начальник архивного отдела.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Развитие и совершенствование архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и предприятиях (далее - организации) города Тамбова, анализ его состояния.

2.2. Организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органов местного самоуправления, организаций города Тамбова, архивных документов личного происхождения, находящихся на хранении в архивном отделе.

2.3. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города Тамбова.

2.4. Организационно-методическое руководство и организация архивного делопроизводства в органах администрации города, организациях - источниках комплектования архивного отдела.

2.5. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, находящихся на хранении в архивах организаций - источниках комплектования архивного отдела.

3. Функции

В соответствии с основными задачами в пределах полномочий архивный отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных документов, являющихся государственной собственностью, переданных на хранение в архивный отдел на основании законодательства Тамбовской области;

- архивных документов, являющихся муниципальной собственностью города Тамбова, входящих в состав Архивного фонда Тамбовской области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления, организаций, отнесенных к муниципальной собственности города Тамбова;

- архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность города Тамбова, в том числе документов личного происхождения;

- учетных документов и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

3.2. Готовит акты и иные документы по результатам проводимого комплекса мероприятий по сохранности архивных документов в соответствии с федеральным законодательством.

3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

3.4. Разрабатывает и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области, предоставляет на утверждение главе города Тамбова список организаций - источников комплектования архивного отдела, ведет систематическую работу по его уточнению.

3.5. Разрабатывает и предоставляет экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела Тамбовской области для утверждения и согласования описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, положения об экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивного отдела.

3.6. Оказывает методическую и практическую помощь архивным, делопроизводственным и экспертным службам источников комплектования архивного отдела, в том числе на договорной основе.

3.7. Осуществляет прием архивных документов на хранение в соответствии с действующим законодательством, в том числе документов, относящихся к государственной форме собственности.

3.8. Ведет основные и вспомогательные учетные документы, в том числе по фондам, относящимся к государственной форме собственности.

3.9. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, создает автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, справочники о составе документов.

3.10. Осуществляет использование архивных документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

3.11. Предоставляет муниципальные услуги в соответствии с федеральным законодательством:

- исполняет запросы юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе;

- предоставляет архивную информацию пользователям в читальном зале архивного отдела.

3.12. Размещает и актуализирует сведения о предоставляемых муниципальных услугах в информационной системе "Реестр государственных и муниципальных услуг Тамбовской области".

3.13. Осуществляет прием граждан и представителей юридических лиц, информирует заинтересованных лиц о составе и содержании архивных документов, находящихся в архивном отделе, а в случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых документов консультирует об их возможном местонахождении.

3.14. Соблюдает требования конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3.15. Популяризирует архивное дело и архивные документы: оформляет выставки архивных документов, готовит материалы для средств массовой информации, использует иные средства для достижения указанной цели.

3.16. Осуществляет подготовку проектов постановлений, распоряжений администрации города по вопросам, отнесенным к функциям архивного отдела.

3.17. Оказывает содействие в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов органам, организациям, расположенным на территории города Тамбова, не являющимся источниками комплектования архивного отдела.

3.18. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов организаций - источников комплектования архивного отдела, повышению квалификации их работников: проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела.

3.19. Осуществляет своевременное обновление собственного контента на официальном интернет-портале администрации города и главы города Тамбова информацией в сфере своей деятельности.

3.20. Предоставляет в установленном порядке учетные данные в управление культуры и архивного дела Тамбовской области.

3.21. Осуществляет сбор сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лиц, муниципальных служащих архивного отдела, их супругов и несовершеннолетних детей.

3.22. Размещает на официальном интернет-портале администрации города и главы города Тамбова сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих архивного отдела, их супругов и несовершеннолетних детей.

3.23. Принимает участие в мероприятиях по мобилизационной подготовке администрации города и осуществляет мероприятия по мобилизационной подготовке в сфере своей деятельности.

3.24. Организует вводный инструктаж по гражданской обороне для вновь принятых работников.

3.25. Организует работу по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям архивного отдела, и готовит соответствующие документы.

3.26. Организует работу по обработке персональных данных, в том числе защите персональных данных, в рамках деятельности архивного отдела.

3.27. Организует систему внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства в деятельности архивного отдела (антимонопольный комплаенс).

4. Права

Для осуществления своих функций архивный отдел имеет право:

4.1. Представлять администрацию города в органах государственной власти Российской Федерации, органах местного самоуправления, организациях всех форм собственности по вопросам, относящимся к функциям архивного отдела.

4.2. Запрашивать и получать от органов администрации города, руководителей муниципальных организаций информацию для осуществления функций архивного отдела, а также пользоваться в установленном порядке базами данных этих организаций.

4.3. По согласованию с главой города Тамбова привлекать научно-исследовательские, образовательные организации, другие учреждения, ученых и специалистов для решения вопросов в сфере деятельности архивного отдела в порядке, установленном действующим законодательством.

4.4. Вносить в рамках компетенции предложения главе города Тамбова о создании совещательных, консультативных и иных рабочих органов при администрации города.

5. Ответственность

5.1. Начальник архивного отдела несет персональную ответственность за невыполнение задач, возложенных на архивный отдел, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением.

5.2. Заместитель начальника архивного отдела, работники отдела несут персональную ответственность за невыполнение, ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

Взаимоотношения архивного отдела с органами государственной власти Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями всех форм собственности, органами администрации города строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом администрации города и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации города.