Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям

Приложение N 1

к приказу Государственного комитета

Республики Башкортостан

по внешнеэкономическим связям

от 17 января 2020 г. N 2

Правила
обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям

С изменениями и дополнениями от:

31 августа 2020 г.

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, процедуры выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям (далее - Госкомитет).

2. Настоящие Правила определяют политику Госкомитета как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете

3. Персональные данные государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете (далее - гражданские служащие), граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Госкомитете (далее - граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданским служащим в прохождении государственной гражданской службы Республики Башкортостан (далее - гражданская служба), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы Республики Башкортостан, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, обеспечения гражданским служащим установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества и имущества Госкомитета, а также в целях противодействия коррупции.

В целях, указанных в настоящем пункте, обрабатываются персональные данные гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, содержащиеся в Положении об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, и ведении его личного дела, утвержденном приказом Госкомитета от 1 апреля 2019 года N 23 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, и ведении его личного дела".

4. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 3 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 3 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

Обработка персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

при трансграничной передаче персональных данных;

при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

5. В случаях, предусмотренных пунктом 4 Правил, согласие на обработку персональных данных гражданского служащего, а также иных субъектов персональных данных оформляется в письменной форме согласно приложению N 1 к настоящим Правилам.

Форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные оформляется в письменной форме согласно приложению N 2 к настоящим Правилам.

6. Обработка персональных данных гражданских служащих и членов их семей, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, включающая в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, осуществляется уполномоченными на обработку персональных данных должностными лицами Госкомитета, назначенными приказом Госкомитета (далее - должностные лица по обработке персональных данных).

Перечень должностей государственных гражданских служащих Республики Башкортостан в Госкомитете, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, приведен в приложении N 3 к настоящим Правилам.

Информация об изменениях:

Пункт 7 изменен с 29 сентября 2020 г. - Приказ Государственного комитета Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям от 31 августа 2020 г. N 150

См. предыдущую редакцию

7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление, анкета, трудовая книжка, и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке (статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации), за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые, иные документы);

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

внесения персональных данных в информационные системы Госкомитета.

8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы.

9. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

10. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные, не предусмотренные Положением об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, и ведении его личного дела, утвержденным приказом Госкомитета от 1 апреля 2019 года N 23 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан,

замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, и ведении его личного дела".

11. При сборе персональных данных должностное лицо Госкомитета, уполномоченное на обработку персональных данных, осуществляющее сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

12. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

III. Условия и порядок обработки персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

13. Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения осуществляется в Госкомитете на основании заявления о согласии на обработку персональных данных.

Информация об изменениях:

Пункт 14 изменен с 29 сентября 2020 г. - Приказ Государственного комитета Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям от 31 августа 2020 г. N 150

См. предыдущую редакцию

14. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, определяется постановлением Правительства Республики Башкортостан от 11 сентября 2013 года N 411 "О предоставлении государственным гражданским служащим Республики Башкортостан единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" и включает в себя:

фамилию, имя, отчество;

адрес места жительства (адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, адрес фактического места жительства);

сведения о составе семьи;

поквартирная карточка либо иной документ, подтверждающий количество граждан, зарегистрированных в жилом помещении (при наличии регистрации по месту жительства);

копию финансового лицевого счета;

копию свидетельства о браке (при наличии);

копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, гражданство Российской Федерации и место жительства гражданского служащего и членов его семьи старше 14 лет (на детей, не достигших 14 лет, копии свидетельства о рождении);

копию трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке (статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации);

копии документов о жилых помещениях, находящихся в собственности у гражданского служащего и (или) членов его семьи, а также копии документов о гражданско-правовых сделках, приведших к отчуждению жилых помещений, совершенных указанными гражданами не менее чем за 5 лет, выданных органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

15. Обработка персональных данных гражданских служащих при постановке на учет для получения единовременной выплаты осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого на имя председателя Госкомитета (далее - председатель) в Комиссию Государственного комитета Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Республики Башкортостан, замещающим должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия).

16. Обработка персональных данных гражданских служащих в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Госкомитета, входящими в состав Комиссии, путем:

получения оригиналов необходимых документов;

предоставления заверенных в установленном законодательством порядке копий документов.

17. Комиссия вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими, о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения единовременной субсидии на получение жилья.

18. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, полученных в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с исполнением государственных функций

19. В целях исполнения государственных услуг при организации приема граждан, обеспечении своевременного и полного объема рассмотрения устных и письменных обращений (жалоб) граждан по вопросам, относящимся к компетенции Госкомитета, осуществляется обработка персональных данных физических лиц..

20. Персональные данные граждан, обратившихся в Госкомитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим их уведомлением о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Госкомитете подлежат рассмотрению обращения (жалобы) граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также обращения (жалобы) организаций.

21. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес;

адрес электронной почты;

указанный в обращении контактный телефон;

иные персональные данные, указанные в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

22. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений при исполнении государственных функций, указанных в пункте 21 настоящих Правил, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Госкомитета.

23. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, указанных в пункте 21 настоящих Правил, осуществляется структурными подразделениями Госкомитета, и включает в себя следующие действия:

сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

24. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных.

25. При исполнении государственной функции запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

26. При сборе персональных данных должностное лицо по обработке персональных данных, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

27. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

V. Условия и порядок обработки персональных данных в информационных системах персональных данных Госкомитета

28. Обработка персональных данных в Госкомитете осуществляется:

в информационных системах персональных данных отдела правовой и кадровой работы;

в информационной системе персональных данных отдела организационной работы.

В информационных системах персональных данных отдела правовой и кадровой работы Госкомитета обрабатываются персональные данные гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должности гражданской службы, указанных в Положении об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, и ведении его личного дела, утвержденном приказом Государственного комитета Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям от 1 апреля 2019 года N 23 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, и ведении его личного дела".

29. Классификация информационных систем персональных данных, указанных в пункте 28 настоящих Правил, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

30. Должностным лицам по обработке персональных данных предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе Госкомитета. Доступ предоставляется к информационным системам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

31. Обеспечение безопасности персональных данных и уровней защищенности информационных систем персональных данных осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Республики Башкортостан от 14 июля 2017 года N 329 "Об утверждении Порядка взаимодействия республиканских органов исполнительной власти, отдельных государственных казенных учреждений Республики Башкортостан и государственного казенного учреждения Республики Башкортостан "Информационные технологии" при осуществлении функций в сфере информационных технологий".

32. Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах персональных данных Госкомитета осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных мер и путем применения программных и технических средств.

33. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах персональных данных Госкомитета должностными лицами незамедлительно принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

34. Сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, и членов их семей осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 года N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

35. Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

36. Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Госкомитета определяется в соответствии с

Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

37. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с исполнением Госкомитетом государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Госкомитета, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Госкомитета.

38. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

39. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

40. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Госкомитета.

41. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

42. Структурными подразделениями Госкомитета осуществляется систематическое выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На основании представленных структурными подразделениями Госкомитета описей дел, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения отдел организационной работы Госкомитета составляет Акт о выделении к уничтожению документов (далее - акт).

43. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Государственного комитета Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям (далее - ЦЭК Госкомитета), состав которой утверждается приказом Госкомитета. По итогам заседания составляется протокол, который подписывается председателем, визируется членами ЦЭК Госкомитета и утверждается председателем.

44. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в присутствии членов ЦЭК Госкомитета на бумагоуничтожительной машине, после чего секретарем ЦЭК обрабатываются следующие персональные данные Госкомитета, делается соответствующая отметка в Акте.

45. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

VIII. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

46. Гражданские служащие, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъектов персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

47. Типовая форма обязательства государственного гражданского служащего Республики Башкортостан, замещающего должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Государственном комитете Республики Башкортостан по внешнеэкономическим связям, о соблюдении конфиденциальности персональных данных приведена в приложении N 4 к Правилам.