Приложение

Утверждён
распоряжением
Губернатора области
от 20 февраля 2017 г. N 51-р
(в редакции распоряжения
Губернатора области
от 17 апреля 2020 г. N 70-р)

Порядок подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора области

1. Общие положения

1.1. Порядок подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора области (далее - Порядок) регламентирует основные требования к организации структурными подразделениями Правительства области и органами исполнительной власти Ярославской области указанных мероприятий, а также к подготовке сопроводительных информационных и справочных материалов к мероприятиям с участием Губернатора области.

1.2. Мероприятия с участием Губернатора области проводятся в соответствии с планами работы Губернатора области, которые формируются управлением протокола Губернатора области в соответствии с Регламентом Правительства Ярославской области, утвержденным указом Губернатора области от 23.09.2015 N 541 "Об утверждении Регламента Правительства Ярославской области и признании утратившими силу и частично утратившими силу отдельных правовых актов Ярославской области", и согласуются с первым заместителем руководителя администрации Губернатора области.

1.3. Организатором мероприятий с участием Губернатора области является структурное подразделение Правительства области, орган исполнительный власти Ярославской области, инициирующее (инициирующий) мероприятие.

Ответственность за подготовку и проведение мероприятий с участием Губернатора области несут Председатель Правительства области, заместитель Губернатора области - руководитель администрации Губернатора области, заместитель Губернатора области, заместители Председателя Правительства области, первый заместитель руководителя администрации Губернатора области в соответствии с их компетенцией.

Управление протокола Губернатора области осуществляет координацию участия Губернатора области в мероприятии.

1.4. Участие Губернатора области организуется в следующих протокольных мероприятиях:

- визиты на высшем и высоком уровне российских высших должностных лиц, официальных делегаций иностранных государств и официальных делегаций субъектов Российской Федерации в Ярославскую область;

- визиты в иностранные государства и субъекты Российской Федерации;

- общественно-политические и социально значимые мероприятия, в том числе форумы, конференции (российского и международного уровней);

- торжественные мероприятия, церемонии, приемы и встречи, посвященные профессиональным и государственным праздникам, торжественным, юбилейным, памятным датам;

- совещания, рабочие встречи, заседания консультативных, координационных и других органов при Губернаторе области, проводимые на территории Ярославской области, других субъектов Российской Федерации и за рубежом;

- участие в заседаниях высших органов исполнительной и законодательной власти Ярославской области;

- рабочие поездки Губернатора области в муниципальные образования Ярославской области;

- посещение организаций и предприятий области.

2. Подготовка информационных материалов к мероприятиям с участием Губернатора области

2.1. Основанием для подготовки мероприятия с участием Губернатора области является служебная записка об организации мероприятия с обоснованием необходимости участия Губернатора области за подписью должностного лица (заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области, заместителя Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области), курирующего деятельность организатора мероприятия.

Служебная записка согласуется с заместителем Губернатора области, курирующим вопросы внутренней политики, начальником управления протокола Губернатора области, а также Председателем Правительства области, в случае если инициатором мероприятия с участием Губернатора области выступает заместитель Председателя Правительства области.

Служебная записка должна быть представлена на рассмотрение Губернатором области не позднее чем за десять рабочих дней до начала мероприятия.

2.2. В соответствии с положительной резолюцией Губернатора области об участии в мероприятии мероприятие включается управлением протокола Губернатора области в недельный план работы Губернатора области, который согласуется с первым заместителем руководителя администрации Губернатора области не позднее пятницы недели, предшествующей неделе проведения мероприятия.

2.3. После включения мероприятия в план работы Губернатора области организатор мероприятия готовит информационно-справочные материалы о мероприятии в соответствии с перечнем документов по организации мероприятий с участием Губернатора области (приложение 1 к Порядку).

2.4. Материалы должны быть согласованы с должностным лицом (заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области, заместителем Губернатора области, заместителем Председателя Правительства области), курирующим деятельность организатора мероприятия, а их оформление должно соответствовать установленным формам, приведенным в приложениях 2 - 5 к Порядку.

2.5. К материалам по организации мероприятия предъявляются следующие требования:

- проект программы, плана проведения или сценария мероприятия должен содержать точное название мероприятия, дату, время и место его проведения, сведения о модераторе мероприятия, составе президиума, а также информацию о формате личного участия Губернатора области в мероприятии;

- списки участников мероприятия должны содержать информацию об участниках с указанием фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) и должности (полностью); при подготовке массовых общественных мероприятий должна быть представлена информация о категориях и количестве предполагаемых участников;

- информационно-справочные материалы должны содержать необходимые информационные справки (в зависимости от характера мероприятия) объемом не более двух страниц по каждому информационному направлению (вопросу);

- таблицы, графики, диаграммы и прочие материалы пояснительного характера оформляются отдельно как приложение к текстовым информационно-справочным материалам;

- материалы оформляются на листах формата А4, с использованием шрифта Times New Roman, размер шрифта - 14, межстрочный интервал - одинарный.

2.6. В рамках подготовки мероприятия с участием Губернатора области организатор мероприятия представляет информационно-справочные материалы в управление протокола Губернатора области и управление массовых коммуникаций Правительства области не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия.

В случае если мероприятие имеет внеплановый или срочный характер, информационно-справочные материалы представляются в день включения мероприятия в план работы Губернатора области.

Материалы, подготовленные с нарушением требований, установленных Порядком, возвращаются управлением протокола Губернатора области организатору мероприятия на доработку.

Ответственность за непредставление, несвоевременное представление или представление документов, не соответствующих требованиям Порядка, несут организатор мероприятия и должностное лицо (заместитель Губернатора области - руководитель администрации Губернатора области, заместитель Губернатора области, заместитель Председателя Правительства области), курирующее деятельность организатора мероприятия.

2.7. Управление протокола Губернатора области на основании информационно-справочных материалов, представленных организатором мероприятия и согласованных с курирующим должностным лицом (заместителем Губернатора области, заместителем Председателя Правительства области), готовит комплект документов для Губернатора области, включающий в себя программу участия Губернатора области в мероприятии и информационно-аналитические материалы, согласованные с первым заместителем руководителя администрации Губернатора области, не позднее чем за один рабочий день до начала мероприятия.

В случае если мероприятие имеет внеплановый или срочный характер, программа и информационно-справочные материалы представляются на согласование в день включения мероприятия в план работы Губернатора области.

2.8. Управление массовых коммуникаций Правительства области на основании информационно-справочных материалов, представленных организатором мероприятия и согласованных с курирующим должностным лицом (заместителем Губернатора области, заместителем Председателя Правительства области), готовит текст выступления Губернатора области на мероприятии, который согласуется с заместителем Губернатора области, курирующим вопросы внутренней политики.

2.9. В случае изменения представленной информации в ходе подготовки к мероприятию с участием Губернатора области организатор мероприятия представляет актуализированные информационно-справочные материалы в управление протокола Губернатора области и управление массовых коммуникаций Правительства области в рабочем порядке не позднее одного рабочего дня до дня проведения мероприятия.

Внесение изменений в информационно-справочные материалы после их представления Губернатору области не допускается.

2.10. Организатор мероприятия несет персональную ответственность за своевременное приглашение участников мероприятия и представление в управление протокола Губернатора области актуализированных списков участников мероприятия не позднее чем за один рабочий день до его проведения.

В случае если мероприятие имеет внеплановый или срочный характер, списки участников представляются в управление протокола Губернатора области и управление делами Правительства области не позднее чем за 4 часа до начала мероприятия.

3. Взаимодействие структурных подразделений Правительства области и органов исполнительной власти области при подготовке и проведении мероприятий с участием Губернатора области

3.1. Организатор мероприятия за семь рабочих дней до мероприятия формирует рабочую группу по подготовке мероприятия с участием Губернатора области (далее - рабочая группа). Помимо сотрудников управления протокола Губернатора области, в рабочую группу входят представители организатора мероприятия, управления массовых коммуникаций Правительства области и других структурных подразделений Правительства области и органов исполнительной власти области (в статусе не ниже руководителя либо заместителя руководителя) в рамках компетенции, в случае организации мероприятия на территории муниципального образования области - глава муниципального образования области.

3.1.1. Не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения мероприятия рабочая группа выезжает на место проведения мероприятия, где организует необходимую протокольно-организационную деятельность по подготовке мероприятия с участием Губернатора области.

При осуществлении деятельности рабочей группы отдельное внимание уделяется следующим вопросам:

- оценка благоустройства посещаемой территории;

- формирование маршрута движения по объектам (с последовательным расположением объектов, осмотром этих объектов и подготовкой порядка их посещения);

- техническое и санитарное состояние посещаемого объекта;

- доступность средств связи;

- при подготовке рабочей встречи, совещания - наличие необходимой мебели (в том числе для президиума), государственной символики, трибуны для выступающих;

- техническое обеспечение, подготовка освещения, звукоусиливающей аппаратуры, звукозаписывающей аппаратуры, видеоаппаратуры, мультимедийного оборудования, системы вентиляции и кондиционирования (в случае необходимости);

- другие аспекты подготовки мероприятия.

3.1.2. В случае неготовности объекта к организации мероприятия первый заместитель руководителя администрации Губернатора области вносит на рассмотрение Губернатора области предложение об отмене участия Губернатора области в данном мероприятии.

3.2. Организатор мероприятия не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия представляет в управление протокола Губернатора области заявку на использование необходимой протокольной символики (флаги, таблички, папки, кувертные карты), в управление делами Правительства области - заявку на бронирование аудитории для проведения мероприятия в здании Правительства области.

3.3. Управление протокола Губернатора области не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия представляет в управление делами Правительства области заявки на обеспечение мероприятия с участием Губернатора области питьевой водой, цветами, сувенирами и подарками, приобретенными Правительством области в соответствии с требованиями действующего законодательства.

В случае если мероприятие имеет внеплановый или срочный характер, необходимые заявки оформляются в день включения мероприятия в план работы Губернатора области.

3.4. В случае проведения мероприятия с участием Губернатора области в здании Правительства области организатор мероприятия не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия направляет в управление делами Правительства области списки участников мероприятия, не имеющих доступа в здание.

Приглашение, извещение участников о дне, времени, месте проведения мероприятия (в том числе при изменении указанных характеристик мероприятия), а также встреча, регистрация, сопровождение, размещение участников мероприятия и приглашенных осуществляются организатором мероприятия.

3.5. В случае проведения мероприятий с участием Губернатора области на территории муниципального образования области ответственность за их подготовку несут должностные лица, указанные в пункте 1.3 раздела 1 Порядка, а также глава муниципального образования области.

3.6. В случае проведения мероприятий федерального значения с участием Губернатора области в Москве ответственность за их организацию несут должностные лица, указанные в пункте 1.3 раздела 1 Порядка, а также представительство Правительства Ярославской области при Правительстве Российской Федерации.

3.7. В случае проведения мероприятий с участием Губернатора области за рубежом ответственность за их организацию несут должностные лица, указанные в пункте 1.3 раздела 1 Порядка, а также отдел международных связей Правительства области.

3.8. Департамент региональной безопасности Ярославской области при подготовке и проведении протокольных мероприятий на территории Ярославской области в случае необходимости обеспечивает взаимодействие по вопросам безопасности проведения мероприятий с Управлением Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ярославской области и Управлением Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ярославской области.

3.9. Управление массовых коммуникаций Правительства области обеспечивает приглашение представителей средств массовой информации на мероприятия с участием Губернатора области, а также контролирует осуществление ими фото-, видеосъемки мероприятий, в том числе для архива, исключая факты размещения на мероприятии представителей средств массовой информации в не согласованных с управлением протокола Губернатора области местах.

3.10. Организационно-техническая подготовка мероприятия возлагается на организатора мероприятия и должностное лицо (заместитель Губернатора области - руководитель администрации Губернатора области, заместитель Губернатора области, заместитель Председателя Правительства области), курирующее деятельность организатора мероприятия.

3.11. По окончании мероприятия с участием Губернатора области управление массовых коммуникаций Правительства области готовит пресс-релиз по итогам указанного мероприятия и согласует его с заместителем Губернатора области, курирующим вопросы внутренней политики.

Приложение 1
к Порядку

Перечень документов по организации мероприятий с участием Губернатора области

1. Служебная записка с резолюцией Губернатора области, подтверждающей участие Губернатора области в мероприятии

2. Проект программы, плана проведения или сценария мероприятия

3. Списки участников мероприятия

4. Состав президиума, схема рассадки участников мероприятия

5. Список награждаемых (при необходимости)

6. Информационные и справочные материалы (о планируемом мероприятии, развитии отрасли, к которой относится мероприятие, участниках мероприятия; вопросах повестки дня)

7. Справка о социально-экономическом положении муниципального образования Ярославской области, на территории которого планируется мероприятие (оформляется департаментом региональной политики и взаимодействия с органами местного самоуправления Ярославской области, в том числе по запросу организатора мероприятия)

8. Повестка (регламент) заседаний совещательных, консультативных, координационных и других органов

9. Проекты решений, перечня поручений

10. Информация об исполнении решений, поручений предшествующих заседаний

11. Проект текста выступления Губернатора области на мероприятии

12. Тексты соглашений, договоров, протоколов (если предполагается их подписание), оформленные в соответствии с Регламентом Правительства Ярославской области, утвержденным указом Губернатора области от 23.09.2015 N 541 "Об утверждении Регламента Правительства Ярославской области и признании утратившими силу и частично утратившими силу отдельных правовых актов Ярославской области"

13. Презентационные материалы

Приложение 2
к Порядку

Форма

ПРОЕКТ ПРОГРАММЫ
_________________________________________
(название мероприятия)

Дата Время		Место проведения
00.00	Приезд Губернатора области на _______________________ (наименование объекта) Кратко: информация о встречающих, сопровождающих, дающих комментарии лицах (при посещении объектов) Ф.И.О. - должность
00.05	Посещение _______________________ (наименование объекта) Информация о формате участия Губернатора области (открытие мероприятия, осмотр, беседа, участие в церемонии награждения, проч.) Информация о переходах (переездах) от объекта к объекту (с указанием номеров корпусов, этажей, отделов и залов размещения объектов) - при необходимости Кратко: информация о дающих комментарии лицах Ф.И.О. - должность
00.45	Отъезд Губернатора области

Приложение 3
к Порядку

Форма

ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ
_________________________________________
(название мероприятия)

Дата Время		Место проведения
	Открытие заседания Вступительное слово Губернатора области
00.00	Рассмотрение вопросов повестки дня (при участии в заседании консультативного, координационного органа): 1. Тема выступления Докладчик: Ф.И.О. - должность 2. Тема выступления Докладчик: Ф.И.О. - должность 3. Представление информации об исполнении поручений (при необходимости) - Тема выступления Докладчик: Ф.И.О. - должность - Тема выступления Докладчик: Ф.И.О. - должность
00.50	Принятие решения по представленным вопросам Заключительное слово Губернатора области

Приложение 4
к Порядку

Форма

СПИСОК
участников ______________________
(название мероприятия)

Дата Время			Место проведения
От Правительства области:
1.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество (последнее - при наличии)	должность
2.
3.
Приглашенные:
4.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество (последнее - при наличии)	должность
5.
6.
Протокол совещания ведет:
7.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество (последнее - при наличии)	должность

Приложение 5
к Порядку

Форма

ИНФОРМАЦИЯ
_____________________________
(тема информационной справки, доклада, выступления, рассматриваемого вопроса)

Докладчик: Ф.И.О. - должность

Текст объемом не более двух страниц.

Шрифт Times New Roman, размер 14.