Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Илекского района Оренбургской области

Приложение
к постановлению
администрации района
от 12.04.2016 N 275-п

Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Илекского района Оренбургской области

С изменениями и дополнениями от:

20 января 2020 г.

I. Общие положения

1. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Илекского района Оренбургской области (далее - порядок) устанавливает основные требования к организации работы администрации Илекского района с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2. Поступившие обращения граждан рассматриваются главой, первым заместителем главы администрации района, заместителями главы администрации района.

3. Специалист по делопроизводству организационно-правового отдела обеспечивает своевременную регистрацию устных и письменных обращений граждан, адресованных главе района, первому заместителю главы администрации Илекского района, заместителям главы администрации района (далее - должностные лица), осуществляет информационно-аналитическую работу по количеству и характеру вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

4. Объективное, всестороннее рассмотрение обращений граждан и своевременное принятие мер по ним является обязанностью должностных лиц и руководителей структурных подразделений органов местного самоуправления Илекского района Оренбургской области, которые несут персональную ответственность за организацию данной работы.

5. Все сотрудники, работающие с обращениями граждан, несут личную ответственность за сохранность документов, связанных с рассмотрением письменных и устных обращений граждан.

Сведения, содержащиеся в письмах, могут использоваться только в служебных целях.

6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, назначается служебное разбирательство, о результатах которого информируется заместитель главы администрации района - руководитель аппарата. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

7. Уходя в отпуск, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан и документы временно замещающему его работнику.

В связи с переводом на другую работу или освобождением от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан и документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

8. Специалист по делопроизводству организационно-правового отдела регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан; организует и проводит учебу работников сельсоветов и структурных подразделений, ответственных за работу с обращениями граждан; по поручению должностных лиц проводит служебное разбирательство; ведет учет и осуществляет контроль за своевременностью составления и отправки ответов на поступившие и рассмотренные обращения граждан.

II. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

9. Поступившие по почте в администрацию района письменные обращения граждан (в том числе телеграммы и обращения с личного приема граждан) и документы, связанные с их рассмотрением, проходят первичную обработку, регистрируются специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела и передаются главе района на рассмотрение.

Информация об изменениях:

Пункт 10 изменен. - Постановление администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области от 20 января 2020 г. N 29-П

См. предыдущую редакцию

10. Прием обращений от граждан осуществляется специалистом в чьи должностные обязанности входит ведение делопроизводства.

11. Обращения граждан с пометкой "Лично", поступившие на имя должностных лиц, проходят первичную обработку специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела, о чем делается отметка в рабочем журнале, и передаются должностным лицам.

Если обращения, поступившие с пометкой "Лично", не являются письмами личного характера, они передаются должностным лицам с отметкой в рабочем журнале.

12. Обращения и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие по факсу, принимаются секретарем руководителя администрации района и передаются специалисту по делопроизводству организационно-правового отдела для дальнейшей регистрации в журнале регистрации и контроля обращений граждан.

13. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, принимаются специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела администрации Илекского района Оренбургской области.

III. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан

14. Обращения в письменной форме или в форме электронного документа, поступившие на имя должностных лиц, регистрируются специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела.

15. Специалист по делопроизводству организационно-правового отдела:

своевременно изучает их содержание и составляет аннотации;

осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям заявителя;

производит регистрацию с использованием автоматизированной системы "СМ - обращения граждан" (Lotus Notes).

16. Компьютерная регистрация производится в регистрационно-контрольной карточке с указанием:

- фамилии и инициалов заявителя;

- адреса заявителя;

- даты поступления;

- адресата;

- вида обращения (письмо, телеграмма, электронная почта, факс);

- краткого содержания обращения;

- шифра темы обращения в соответствии с действующим классификатором;

- категории обратившегося;

- отметки, свидетельствующей о направлении письма на рассмотрение с контролем или без него;

- фамилии должностного лица, в компетенции которого находится рассмотрение вопроса заявителя согласно распределению обязанностей;

- места поступления (непосредственно от заявителя; из Правительства Оренбургской области; от министерств Оренбургской области; из Администрации Президента Российской Федерации; Аппарата Правительства Российской Федерации; министерств Российской Федерации; редакций газет и журналов; от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области; руководителей общественных приемных Губернатора Оренбургской области и других).

Каждому обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из первой буквы фамилии автора письма и порядкового номера обращения (А-1, Д-24 и т.д.). Штамп с регистрационным номером и датой проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

17. Регистрационно-контрольная карточка и письменное обращение с приложениями направляются для наложения резолюции должностному лицу в папке.

18. Проекты поручений (резолюций, сопроводительных писем на переадресацию обращений и необходимые приложения) для рассмотрения и согласования готовит секретарь - главе района, первому заместителю главы администрации района, заместителям главы администрации района.

Максимальный срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение должностному лицу - 2 рабочих дня с момента поступления обращения специалисту по делопроизводству организационно-правового отдела.

19. Должностные лица в соответствии с компетенцией определяют:

относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц;

обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.

20. Должностное лицо в течение трех рабочих дней по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место.

21. Документы с резолюцией должностного лица возвращаются специалисту по делопроизводству организационно-правового отдела.

22. В соответствии с резолюцией специалист по делопроизводству организационно-правового отдела направляет материалы исполнителю.

23. Дата ответа и результат рассмотрения заносятся в регистрационно-контрольную карточку.

24. Отметка о снятии с контроля ставится после принятия должностным лицом решения о приобщении обращения в дело.

25. В случае, если письмо подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, общественной организации, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две фамилии. Такое обращение считается коллективным. Ответ на коллективное обращение дается одному из авторов обращения.

26. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Анонимное".

27. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования.

28. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Должностное лицо вправе обратиться в правоохранительные органы для защиты чести и достоинства, привлечения гражданина к уголовной или административной ответственности.

29. При невозможности прочтения письменного обращения ответ не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

30. В случае, если поступило несколько писем одного содержания от автора, то об этом в регистрационно-контрольной карточке делается отметка "В дополнение к имеющейся переписке", а срок контроля указывается с первоначального обращения. Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, то каждый документ регистрируется отдельно.

31. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение.

32. После составления аннотации специалист по делопроизводству организационно-правового отдела принимает решение о передаче документа на рассмотрение. Решение принимается исходя из содержания письма независимо от того, на чье имя оно адресовано.

33. В случае, если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в орган местного самоуправления.

34. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема граждан, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.

Информация об изменениях:

Пункт 35 изменен. - Постановление администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области от 20 января 2020 г. N 29-П

См. предыдущую редакцию

35. Письменные обращения с вопросами, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления, в течение семи дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в орган, компетентный их решать, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 26 настоящего Порядка. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и Губернатору Оренбургской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

36. В случае, если поручение должностным лицом дается нескольким исполнителям, то работа по сбору информации и подготовке окончательного ответа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. Все необходимые материалы представляются исполнителю, который указан в резолюции первым, не позднее семи дней до истечения срока исполнения.

37. Запрещается передавать обращения граждан из одного структурного подразделения в другое без согласования со специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела.

38. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение в органы местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

IV. Требования к оформлению ответа

39. Ответы в государственные органы власти об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан, а также ответы на обращения граждан подписываются должностными лицами и иными руководителями органов местного самоуправления Илекского района. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается данным должностным лицом.

40. Содержание ответа должно быть кратким и исчерпывающим. При подтверждении фактов, изложенных в письменном обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по данному обращению.

41. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

42. Ответы в государственные органы и заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

43. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

44. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник и все материалы передаются специалисту по делопроизводству организационно-правового отдела. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего Порядка, возвращаются исполнителю для доработки.

45. Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Ответ на обращение гражданина направляется с электронного адреса администрации Илекского района.

46. Все материалы, связанные с обращением гражданина, возвращаются специалисту по делопроизводству.

47. На регистрационно-контрольной карточке специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела указывается результат рассмотрения "Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано" и дата поступления ответа.

48. Ответ и документы, связанные с рассмотрением обращений, оформляются для доклада должностным лицам.

49. Ответы по рассмотрению обращений граждан на портале ССТУ РФ размещаются специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела.

50. Отчеты по рассмотрению обращений граждан (ежеквартальные, за полугодовые и годовые), подготавливаются специалистом по делопроизводству, подписываются главой и отправляются в отдел по обращению граждан аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области.

Так же подписанные отчеты передаются специалистом по делопроизводству, специалисту по защите информации для размещения на сайте администрации района (www.ilek56.net), в виде диаграмм в разделе "Обращения граждан".

V. Организация работы по приему граждан

51. Организацию личного приема граждан должностными лицами осуществляет секретарь руководителя. Организацию личного приема граждан иными руководителями органов местного самоуправления осуществляют органы местного самоуправления Илекского района.

52. Должностные лица в соответствии с установленным графиком еженедельно проводят прием граждан по личным вопросам (кроме выходных и праздничных дней).

График приема размещен на сайте администрации района в сети Интернет (www.ilek56.net)

График приема граждан заместителей главы администрации района также размещен на сайте администрации района (www.ilek56.net).

53. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан устно консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса.

54. Во время приема сотрудник вправе направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации района, органы местного самоуправления.

55. Секретарь руководителя осуществляет запись граждан на личный прием к должностным лицам.

Обращение проверяется на повторность. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся у специалиста по делопроизводству организационно-правового отдела материалов по предыдущим обращениям заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

На каждого гражданина, записавшегося на личный прием, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль".

Секретарь руководителя поручает исполнителям подготовку предварительной информации по вопросам граждан, записавшихся на прием.

Запись на повторный прием к должностным лицам осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее письменное или устное обращение.

56. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

57. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

58. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению или разъясняет, в чьей компетенции находится рассмотрение его вопроса.

59. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает специалист по делопроизводству организационно-правового отдела.

60. После завершения личного приема должностными лицами и согласно поручениям, специалист по делопроизводству организационно-правового отдела отдает исполнителю документ, а исполнитель расписывается в журнале учета приема посетителей за его получение.

61. При поступлении ответа на обращение по личному приему специалист по делопроизводству организационно-правового отдела на карточке проставляет результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано") и дату.

62. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным должностными лицами во время личного приема, направляется специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела должностному лицу, осуществлявшему прием.

63. Должностные лица проводят выездные приемы граждан в дни информации, в селах района в соответствии с графиком, утвержденным главой Илекского района.

Карточки учета приема посетителей с резолюцией руководителя, проводившего прием, и относящиеся к ним материалы возвращаются специалисту по делопроизводству организационно-правового отдела.

64. Контроль за своевременным исполнением поручений должностных лиц по приему граждан осуществляет специалист по делопроизводству организационно-правового отдела с последующим информированием руководителя о принятых мерах.

65. Должностные лица принимают решение о снятии документа с контроля или о продлении срока контроля. В случае продления срока контроля подлинник резолюции с указанием срока контроля направляется исполнителю.

66. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

VI. Сроки рассмотрения обращений граждан

67. Все поступающие на имя должностных лиц обращения регистрируются в течении двух рабочих дней с момента поступления обращения специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела.

68. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию администрации Илекского района Оренбургской области, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

69. Срок рассмотрения обращений с сопроводительным письмом (из Правительства Оренбургской области; от министерств Оренбургской области; из Администрации Президента Российской Федерации; Аппарата Правительства Российской Федерации; министерств Российской Федерации; редакций газет и журналов; от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области; руководителей общественных приемных Губернатора Оренбургской области и других), устанавливается 15 дней.

70. В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, могут использоваться пометки "Срочно" и "Весьма срочно".

VII. Контроль за рассмотрением обращений граждан

71. На письменном обращении, взятом на контроль должностным лицом, проставляется штамп "Контроль".

72. Контроль за исполнением поручений должностных лиц осуществляется специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела.

Информация об изменениях:

Пункт 73 изменен. - Постановление администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области от 20 января 2020 г. N 29-П

См. предыдущую редакцию

73. В исключительных случаях исполнитель обращается с мотивированной просьбой о продлении срока рассмотрения обращения на имя руководителя, подписавшего поручение.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя должностными лицами, давшими поручение. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен государственным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

74. Специалист по делопроизводству организационно-правового отдела анализирует ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращениях граждан вопросов, и оформляет документы, связанные с рассмотрением обращений, для доклада должностным лицам.

75. Должностные лица принимают решение о снятии документа с контроля или продлении срока контроля.

76. Письменные обращения, копии документов, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

77. При рассмотрении письменного обращения, не взятого на контроль должностным лицом, в структурном подразделении администрации района на ответе заявителю указывается исходящий номер, который был присвоен обращению при регистрации специалистом по делопроизводству организационно-правового отдела. При рассмотрении обращения в других организациях на ответе заявителю указывается исходящий номер согласно инструкции по делопроизводству. Все материалы, связанные с их рассмотрением, хранятся у специалиста по делопроизводству организационно-правового отдела.

VIII. Ответственность должностных лиц за нарушение правил по рассмотрению обращений граждан

78. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений, принятие заведомо необоснованного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни граждан, носящих конфиденциальный характер, без их согласия, утрата письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, влекут за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством.