Приложение. Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации Сургутского района

Информация об изменениях:

Приложение изменено. - Распоряжение Администрации Сургутского района от 1 апреля 2020 г. N 176-р

См. предыдущую редакцию

Приложение
к распоряжению администрации Сургутского района
от 7 апреля 2014 г. N 173-р

Положение
об организации контроля за исполнением документов в администрации Сургутского района

С изменениями и дополнениями от:

2 июня 2015 г., 23 декабря 2016 г., 9 июля 2019 г., 1 апреля 2020 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение об организации контроля за исполнением документов в администрации Сургутского района (далее - Положение) разработано в целях повышения эффективности реализации полномочий администрации Сургутского района как органа исполнительной власти, ответственности должностных лиц и определения порядка организации в администрации Сургутского района контроля за выполнением документов и поручений органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов администрации Сургутского района, поручений главы Сургутского района (лица, исполняющего его полномочия), приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".

1.2. Настоящее Положение обязательно для исполнения должностными лицами администрации Сургутского района, отраслевыми (функциональными) органами администрации Сургутского района (далее - органы администрации района).

1.3. При установлении размера ежемесячного денежного поощрения, должностные лица администрации Сургутского района, руководители органов администрации района должны учитывать результаты исполнительской дисциплины по выполнению контрольных документов.

1.4. Управление по организации деятельности администрации Сургутского района (далее - Управление), осуществляет контроль за соблюдением требований настоящего Положения.

1.5. Контроль за соблюдением требований настоящего Положения муниципальными учреждениями и муниципальными предприятиями Сургутского района осуществляют органы администрации Сургутского района, осуществляющие функции и полномочия учредителя указанных учреждений и предприятий.

2. Общий порядок постановки на контроль документов
и обеспечение их исполнения в администрации Сургутского района

2.1. В администрации Сургутского района контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

2.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведётся:

- исполнения документов (поручений) по существу - руководителями органов администрации района;

- сроков исполнения документов (поручений) - органами администрации района, ответственными за исполнение документов (поручений).

2.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

2.4. Решение о необходимости осуществления контроля за исполнением муниципальных правовых актов администрации Сургутского района, принимается на стадии согласования проектов муниципальных правовых актов ответственными исполнителями органов администрации района.

2.5. Управление при постановке на контроль документов, указанных в пункте 2.1., руководствуется следующими критериями:

2.5.1. Поручения главы Сургутского района (лица, исполняющего его полномочия) ставятся на контроль на основании поступившего в Управление протокола, с визой главы Сургутского района об утверждении поручений, содержащихся в нём, где установлены сроки исполнения и чётко сформулированы поручения главы Сургутского района (лица, исполняющего его полномочия).

2.5.2. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах совещаний, организуется руководителем органа администрации Сургутского района, которому адресованы поручения, заместителями главы Сургутского района.

2.5.3. Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

2.6. Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело"), электронного протокола "Поручения главы Сургутского района", утверждённого распоряжением администрации Сургутского района от 28.02.2019 N 121-р "Об утверждении положения "О работе электронного протокола "Поручения главы Сургутского района".

2.7. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

- постановку документов (поручений) на контроль;

- проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

- снятие с контроля документов (поручений);

- учёт, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

- информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

2.8. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

2.9. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

2.10. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

2.11. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

2.12. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

- установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

-"весьма срочно" - в течение одного - двух рабочих дней;

-"срочно" - в течение 3-х рабочих дней;

-"оперативно" - в 10-дневный срок;

- остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

2.13. Для отслеживания сроков исполнения документов (поручений) дата их исполнения фиксируется в СЭД "Дело" или электронном протоколе "Поручения главы Сургутского района".

2.14. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

2.15. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД "Дело" или в электронном протоколе "Поручения главы Сургутского района".

2.16. В случае отсутствия главы Сургутского района, поручения даются лицом, исполняющим его полномочия.

2.17. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, координационных и совещательных органов при главе района, а также отдельных поручений главы Сургутского района, организуется заместителями главы Сургутского района, руководителями органов администрации района, которым адресованы поручения.

2.18. В поручении, состоящем из отдельных пунктов с разными сроками исполнения, основной исполнитель определяется из числа заместителей главы района, руководителей органов администрации района по каждому пункту, в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утверждёнными полномочиями.

2.19. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, используя согласительные мероприятия.

2.20. В целях исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации основной исполнитель при необходимости разрабатывает план мероприятий по их реализации, который подлежит утверждению распоряжением администрации района в случаях:

- долгосрочности мероприятий (год и более);

- необходимости разработки и принятия правовых актов администрации района.

План мероприятий должен содержать:

- конкретные мероприятия, направленные на исполнение поручения, указания Президента Российской Федерации;

- непосредственных исполнителей каждого мероприятия плана.

План мероприятий утверждается не позднее 15 дней со дня поступления поручения, указания Аппарата Губернатора автономного округа.

2.21. Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, исчисляется в календарных днях со дня вступления этих актов в силу.

2.22. Если срок исполнения документа, с контрольными сроками превышает 3 календарных месяца, основной исполнитель до истечения половины срока представляет промежуточную информацию о ходе исполнения должностному лицу, давшему поручение (лицу, его замещающему).

2.23. Проекты ответов, направленные исполнителю на доработку, корректируются в течение 2 рабочих дней.

2.24. В случае, если в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего), доклад с указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполнения.

2.25. Предложение об изменении основного исполнителя поручения вносится на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего).

Не допускается переадресация поручений, срок исполнения которых истёк.

2.26. Изменение или продление срока исполнения поручения производится при наличии объективных причин (отсутствие реальных условий выполнения, которые невозможно было предусмотреть при постановке документа на контроль; необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих расчётов и другой работы).

2.27. Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует специалиста, ответственного за соблюдение контроля исполнения данного документа (поручения).

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием специалиста, ответственного за соблюдение контроля исполнения данного документа (поручения).

2.28. Если по представленным по исполнению поручениям материалам главой района даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании новых поручений.

2.29. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех его пунктов (заданий), документального подтверждения его исполнения сообщения результатов заинтересованным и контролирующим органам в форме служебной записки или копии нормативного правового акта, принятого во исполнение поручения.

2.30. Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении поручения, поручение возвращается исполнителю для дальнейшего исполнения. Снятие с контроля в этом случае не происходит.

2.31. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

2.32. Решение о снятии документов (поручений) с контроля или продлении срока исполнения поручения принимает глава Сургутского района (лицо, исполняющее его полномочия).

2.33. К несвоевременному исполнению документа, с контрольными сроками исполнения поручения относится несоблюдение сроков его исполнения без объективной причины.

К ненадлежащему исполнению поручения относится отсутствие конкретных результатов или недостижение конечных результатов исполнения поручения, отсутствие подтверждающих сведений, необходимых для оценки полноты исполнения поручения.

2.34. В случае выявления фактов нарушения сроков исполнения поручений, размещённых в электронном протоколе "Поручения главы Сургутского района", их недостоверность, отсутствие обоснования продления сроков исполнения поручений, подтверждающих (материалов) управление ежемесячно, до 5-го числа, (по итогам работы за декабрь - до 20 декабря), готовит предложения о размере снижения денежного поощрения муниципальным служащим, ответственным за исполнение поручений главы Сургутского района, и направляет их на подпись заместителю главы, осуществляющему общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации района для дальнейшего направления в адрес главы Сургутского района.

2.35. Заместители главы Сургутского района несут персональную ответственность за своевременное исполнение документов с установленными контрольными сроками, поручениями, содержащимися в правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, главы и администрации Сургутского района, а также поручений и резолюций главы Сургутского района и обеспечивают контроль за их своевременным и надлежащим исполнением.

2.36. Контроль за исполнением поручения может быть возложен на одного или нескольких должностных лиц администрации Сургутского района. В случае, если исполнение возложено на нескольких должностных лиц, итоговую информацию в целом по исполнению распорядительного документа (обобщение информации соисполнителей) готовит то должностное лицо, которое в резолюции указано первым (если нет других указаний).

В случае, если соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения внесли в электронный протокол "Поручения главы Сургутского района" требующуюся, исходя из контекста поручения, информацию для обобщения, а ответственный исполнитель нарушил сроки внесения обобщающей информации по поручению, снижение денежного поощрения соисполнителей поручения не производится.

2.37. Информация о ходе и результатах исполнения поручения главы Сургутского вносится ответственным лицом в электронный протокол "Поручения главы Сургутского района". Подготовка ответа и (или) издание муниципального правового акта не является основанием для снятия с контроля документа. Решение о снятии с контроля документа принимает глава Сургутского района, определяя факт исполнения/неисполнения поручения визой "Исполнено", "Не исполнено" предусмотренными в системе электронного протокола.

2.38. Сроки исполнения постановлений и распоряжений администрации Сургутского района, главы Сургутского района, могут изменяться постановлением или распоряжением администрации Сургутского района, главы Сургутского района, визой главы Сургутского района.

2.39. В органах администрации района соответствующим приказом назначается работник, ответственный за подготовку информации о ходе исполнения документов, на которого возлагаются следующие функции:

2.39.1. Регистрация документов, оформление "контрольного дела", его ведение и пополнение, подготовка промежуточной и итоговой информации.

2.39.2. Организация контроля за исполнением документов внутри органа администрации района, получение сведений от исполнителей о ходе исполнения документов.

2.39.3. Своевременное информирование руководителя органа администрации района о ходе и результатах исполнения контролируемых документов.

2.40. Основанием для снятия документа с контроля является:

2.40.1. Его выполнение по всем пунктам.

2.40.2. Принятие (введение в действие) нового документа, отменяющего действие прежнего.

2.40.3. Принятие нового документа, признающего утратившим силу документ, стоящий на контроле (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, иных нормативных документов и т.п.).

2.41. Снятие документа с контроля не означает прекращение действия правовых норм, установленных им.

3. Ответственность

За невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных обязанностей по контролю, нарушение установленных сроков представления информации о выполнении документов и поручений органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов администрации Сургутского района, поручений главы Сургутского района (лица, исполняющего его полномочия), писем государственных органов Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры работники администрации Сургутского района могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.