Приложение

Приложение
к распоряжению администрации Сургутского района
от 23 декабря 2016 г. N 881-р

Положение
об организации контроля за исполнением документов в администрации Сургутского района

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации Сургутского района (далее - Положение) разработано в целях повышения эффективности реализации полномочий администрации района как органа исполнительной власти, ответственности должностных лиц и определения порядка организации в администрации Сургутского района контроля за выполнением документов и поручений органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов администрации Сургутского района, поручений главы района (лица, исполняющего его полномочия), писем государственных органов Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

1.2. Настоящее Положение обязательно для исполнения должностными лицами администрации Сургутского района, отраслевыми (функциональными) органами администрации Сургутского района.

1.3. При установлении размера ежемесячного денежного поощрения, должностные лица администрации Сургутского района, руководители отраслевых (функциональных) органов должны учитывать результаты исполнительской дисциплины по выполнению контрольных документов отраслевыми (функциональными) органами администрации Сургутского района.

1.4. Отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района:

1.4.1. Осуществляет контроль за соблюдением требований настоящего Положения.

1.4.2. В установленном настоящим Положением порядке проводит анализ и обобщение исполнительской дисциплины отраслевых (функциональных) органов, должностных лиц администрации Сургутского района:

1.4.2.1 информирует должностное лицо и (или) руководителя отраслевого (функционального) органа, путём направления ему служебной записки о случаях ненадлежащего исполнения документов и поручений, заключающегося в несвоевременном предоставлении и некачественной подготовке информации. Должностное лицо и (или) руководитель отраслевого (функционального) органа принимает меры к устранению фактов, послуживших основанием для направления служебной записки, и информирует отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района о принятых мерах;

1.4.2.2 информирует главу Сургутского района о случаях ненадлежащего исполнения настоящего Положения.

1.5. Контроль за соблюдением требований настоящего Положения муниципальными учреждениями и муниципальными предприятиями Сургутского района осуществляют отраслевые (функциональные) органы администрации, осуществляющие функции и полномочия учредителя указанных учреждений и предприятий.

2. Общий порядок постановки на контроль документов
и обеспечения их исполнения в администрации Сургутского района

2.1. В администрации района контролю подлежат следующие документы, требующие исполнения к определённому сроку (наличие контрольных сроков исполнения в самом документе, рекомендации Губернатора и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о проведении тех или иных мероприятий, прямое указание главы района (лица, исполняющего его полномочия), об установлении над документом контроля до определённого срока):

- поручения, постановления и распоряжения Правительства и Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- постановления и распоряжения администрации района, главы района;

- поручения главы района (лица, исполняющего его полномочия);

- письма государственных органов Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

2.2. Решение о постановке на контроль поручений главы района (лица, исполняющего его полномочия), поручений, постановлений и распоряжений Правительства и Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры; писем государственных органов Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, принимает глава района (лицо, исполняющее его полномочия).

2.3. Решение о необходимости осуществления контроля за исполнением муниципальных правовых актов администрации района, принимается на стадии согласования проектов муниципальных правовых актов ответственными исполнителями отраслевых (функциональных) органов.

2.4. Отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации при постановке на контроль документов, указанных в пункте 2.1., должен руководствоваться следующими критериями:

2.4.1. Поручения главы района (лица, исполняющего его полномочия) ставятся на контроль на основании поступившего в отдел делопроизводства и контроля протокола, где установлены сроки исполнения и чётко сформулированы поручения главы района (лица, исполняющего его полномочия).

2.4.2. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах совещаний, организуется руководителем отраслевого (функционального) органа администрации района, которому адресованы поручения, заместителем главы администрации района, управляющим делами администрации Сургутского района.

2.4.3. Для отдела делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации основанием для организации контроля за вышеперечисленными документами является наличие в визе главы района или в тексте самого документа прямого указания об установлении контроля за исполнением документа: "на контроль до...", "представить информацию в срок до...", "проконтролировать и представить результаты исполнения...", "подготовить план, разработать график и направить в...до.....". На контроль может быть поставлен, как весь документ, так и его часть (пункт). В случае постановки на контроль конкретного пункта муниципального правового акта, в контрольной карте ставится соответствующая отметка.

2.5. Контроль исполнения документов включает в себя:

2.5.1. Постановку на контроль.

2.5.2. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения.

2.5.3. Снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

2.5.4. Учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

2.5.5. Информирование руководителей отраслевых (функциональных) органов о случаях нарушения сроков предоставления информации, в целях дальнейшего своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

2.6. Контроль за исполнением документов в администрации района осуществляется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота Сургутского района.

2.7. Доведение поручений до исполнителей обеспечивает отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района в трёхдневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее, чем в течение 12 часов с момента их подписания. Ответственность за качество и соблюдение сроков исполнения возлагается на исполнителей документов.

2.8. Сроки исполнения документов, поступивших в администрацию района, указываются в самом документе или сопроводительной визе главы района (лица, исполняющего его полномочия). В сопроводительной визе (поручении) устанавливается срок (календарная дата) его исполнения, а если срок исполнения поручения превышает 1 месяц, соответственно увеличиваются сроки представления докладов о ходе его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

В случае указания в качестве срока исполнения календарного месяца, полугодия, года сроком исполнения считается последний день месяца, полугодия, года. В случае указания в качестве срока исполнения квартала, сроком исполнения считать 5 число, следующего за отчётным кварталом месяца.

В случае, если в тексте сопроводительной визы, поручении вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, поручение подлежит исполнению в трёхдневный срок. Указание "оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения.

Отсутствие конкретного срока исполнения означает, что исполнение документа предусмотрено в течение месяца со дня регистрации документа.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

2.9. В случае, если по объективным причинам исполнение контрольного документа в установленный срок невозможно, соответствующие руководители отраслевых (функциональных) органов администрации района не позднее двух дней до окончания установленного срока исполнения поручения представляют главе района аргументированную служебную записку с просьбой о продлении сроков исполнения, в которой указываются конкретные причины невозможности исполнения документа, принятые меры по обеспечению его исполнения и планируемая дата исполнения. В представляемой информации указывается дата, номер и название документа (для писем - входящий регистрационный номер администрации района и дата).

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

2.10. Если исполнитель не может исполнить решение вышестоящих органов в указанный срок, ему необходимо поставить об этом в известность вышестоящий орган и с его согласия (по телефону или в письменной форме) перенести срок исполнения.

2.11. Контроль за исполнением распорядительного документа может быть возложен на одного или нескольких должностных лиц администрации района. В случае, если исполнение возложено на нескольких должностных лиц, итоговую информацию в целом по исполнению распорядительного документа (обобщение информации соисполнителей) готовит то должностное лицо, которое в резолюции указано первым (если нет других указаний). Соисполнители, не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа, предоставляют ответственному исполнителю информации для обобщения либо сообщают свое мнение по рассматриваемому в документе вопросу в другой форме. Ответственному исполнителю даётся право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение распорядительного документа.

В случае наличия нескольких должностных лиц в перечне мероприятий по выполнению муниципальных правовых актов администрации района и отсутствии конкретного должностного лица ответственного за контроль по исполнению документа в целом, контроль осуществляется отделом делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района.

2.12. Информация о ходе и результатах исполнения документа адресуется на имя главы района отдельно на каждый документ стоящий на контроле, подготовка ответа и (или) издание муниципального правового акта не является основанием для снятия с контроля документа. Информация представляется на бланке отраслевого (функционального) органа администрации района с указанием исходящего номера и даты.

Форма информации по выполнению контрольного документа указана в приложении к настоящему Положению.

2.13. Лица, ответственные за исполнение поручений главы района (распоряжений, постановлений, совещаний), своевременно готовят информации об исполнении и направляют их в отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района для обобщения.

2.14. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение 3 рабочих дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет главе района объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

2.15. Сроки исполнения постановлений и распоряжений администрации района, главы района, могут изменяться постановлением или распоряжением администрации района, главы района, визой главы района.

2.16. В отраслевых (функциональных) органах администрации района соответствующим приказом назначается работник, ответственный за подготовку информации о ходе исполнения документов, на которого возлагаются следующие функции:

2.16.1. Регистрация документов, оформление "контрольного дела", его ведение и пополнение, подготовка промежуточной и итоговой информации.

2.16.2. Организация контроля за исполнением документов внутри отраслевого (функционального) органа, получение сведений от исполнителей о ходе исполнения документов.

2.16.3. Своевременное информирование руководителя отраслевого (функционального) органа о ходе и результатах исполнения контролируемых документов.

2.16.4. Своевременное представление информации о ходе исполнения контролируемых документов в отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района посредством использования автоматизированной системы электронного документооборота Сургутского района.

2.17. Отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации:

2.17.1. Обобщает информацию о результатах исполнения контролируемых документов и представляет их главе района.

2.17.2. По мере необходимости направляет исполнителям напоминание о сроках исполнения определённого документа и предоставления информации (при необходимости оперативная форма направляется повторно). На документы со сроками исполнения менее одной недели письменные напоминания не рассылаются, но лица, ответственные за контроль в отраслевых (функциональных) органах администрации района, обязаны своевременно представлять информацию об их исполнении в отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района.

2.18. Основанием для снятия распорядительного документа с контроля является:

2.18.1. Его выполнение по всем пунктам.

2.18.2. Принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего.

2.18.3. Принятие нового распорядительного документа, признающего утратившим силу документ, стоящий на контроле (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, иных нормативных документов и т.п.).

2.19. Снятие с контроля поручений главы района, писем и документов вышестоящих организаций осуществляет глава Сургутского района путём наложения визы на каждое контрольное дело, которое формируется и представляется на рассмотрение главе района отделом делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района. Снятие с контроля исполнения муниципальных правовых актов производится распоряжением администрации района, визой главы района.

2.20. Снятие документа с контроля не означает прекращение действия правовых норм, установленных им.

2.21. На документе, снятом с контроля ставится об этом отметка, указывается дата и номер документа, на основании которого оно снято. Документы помещаются в дела законченные делопроизводством и хранятся в течение следующего календарного года в отделе делопроизводства и контроля управления по организации деятельности.

3. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее выполнение возложенных обязанностей по контролю, нарушение установленных сроков представления информации о выполнении документов и поручений органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов администрации Сургутского района, поручений главы района (лица, исполняющего его полномочия), писем государственных органов Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры работники администрации района, могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.

Приложение
к Положению

Форма информации
по выполнению контрольного документа

Главе Сургутского района

Информация
о выполнении (ходе выполнения) контрольного документа

1. Вводная часть (указываются полные реквизиты контрольного документа - дата, номер, полное название).

Вводная часть может быть оформлена в следующих формулировках:

В целях исполнения постановления, распоряжения администрации района от "___" ______ 20.... года N ___ "название".

Информация о выполнении (о ходе выполнения) поручения главы района, постановления, распоряжения администрации района от "___" ______ 20.... года N ___ "полное название документа".

2. Основная часть (содержание проделанной работы).

В основной части информационной справки отражается содержание проделанной работы всеми исполнителями конкретно по каждому пункту контрольного документа в формулировках:

"проведено ...", "организовано ...", "создано ..." и т.д.

Представленная информация может содержать ссылки на конкретные документы: протоколы заседаний комиссий, планы проверок, акты приёмки-передачи, приказы отраслевых (функциональных) органов, справки от исполнителей с указанием реквизитов. В качестве приложения к информационной справке представляется ряд документов в виде копий (приказы, распоряжения, справки, акты и т.д.).

3. Заключительная часть (выводы о степени исполнения документа).

В заключении содержатся предложения о снятии документа с контроля или продлении срока установленного контроля с обоснованием веских и объективных причин необходимости переноса и указанием окончательного срока исполнения контрольного документа.

Руководитель отраслевого (функционального) органа

_______________________________________________

                     (подпись Ф.И.О.)

Согласование заместителя главы администрации,

осуществляющего общее руководство

соответствующими органами администрации

Должность________________________

Подпись___________________ (Ф.И.О.)

Дата__________________

Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон (городской и внутренний).