Приложение 1. Положение об организации проектной деятельности в органах местного самоуправления муниципального образования - Клепиковский муниципальный район

Приложение 1
к постановлению
администрации
муниципального образования -
Клепиковский муниципальный район
от 13.11.2017 г. N 917

Положение
об организации проектной деятельности в органах местного самоуправления муниципального образования - Клепиковский муниципальный район

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в органах местного самоуправления муниципального образования - Клепиковский муниципальный район (далее - Положение).

1.2 Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты органов местного самоуправления, которые соответствуют следующим условиям:

результаты проекта невозможно достичь в ходе текущей деятельности;

работы по проекту имеют сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации, либо необходимость межведомственного взаимодействия;

наличие высоких рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения работ проекта;

ограниченность временных, материальных и других ресурсов, обеспечивающих реализацию проекта;

реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономия ресурсов, повышение результативности работ и другое);

получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов;

отсутствие опыта реализации аналогичных проектов.

1.3 Термины, используемые в настоящем Положении:

гибкая методология - серия подходов к реализации проекта, ориентированных на использование итеративной (пошаговой) разработки, динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри самоорганизующихся рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля;

инициатор проекта - орган местного самоуправления, общественное объединение, организация или физическое лицо, направивший(ее) в проектный офис предложение по проекту по заданной форме;

исполнители проекта - исполнительные органы местного самоуправления (подведомственные муниципальные учреждения Клепиковского района), территориальные органы федеральных органов исполнительной власти (по согласованию), участвующие в реализации мероприятий проекта;

итоговый отчет о реализации проекта - документ, составляемый после выполнения всех работ по проекту, содержащий информацию о фактическом достижении цели, результатов и показателей проекта, исполнении сроков и бюджета проекта и другую информацию по проекту;

куратор проекта - должностное лицо, отвечающее за разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта, и осуществляющее общий надзор за проектом;

паспорт проекта - документ, содержащий основные параметры проекта, в том числе: наименование проекта, информацию о кураторе проекта, руководителе проекта, функциональном заказчике и исполнителях проекта, цель, ожидаемые результаты и показатели проекта, источники и объем финансирования (бюджет проекта), ключевые риски, сроки проекта (с выделением сроков завершения этапов проекта, сроков достижения контрольных точек результата/показателя), взаимосвязь с другими проектами и программами;

приоритетный проект - ключевой проект, направленный на достижение целей социально-экономического развития Клепиковского района, определенных в документах стратегического планирования Клепиковского района, находящийся под непосредственным контролем главы администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район;

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, планированием, реализацией, завершением проектов, формированием и контролем портфелей проектов;

проектные документы - предложение по проекту, паспорт проекта, рабочий план проекта, ведомость изменений проекта, итоговый отчет о реализации проекта и другие документы, используемые для планирования и контроля работ по проекту;

проектный комитет - коллегиальный совещательный орган при исполнительном органе местного самоуправления под председательством его руководителя, принимающий управленческие решения по проектам;

рабочая группа проекта (проектная команда) - участники проекта, объединенные для работы над проектом;

рабочий план проекта - документ, содержащий календарный план-график работ, управление рисками проекта, план финансового обеспечения проекта, состав рабочей группы проекта (проектной команды), а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта;

проектный офис - структурное подразделение исполнительного органа местного самоуправления, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в исполнительных органах местного самоуправления;

руководитель проекта - должностное лицо, осуществляющее общее управление проектом, ответственное за разработку проектных документов, реализацию проекта в соответствии с проектными документами, достижение результатов проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту;

участник проекта - должностное лицо, участвующее в реализации мероприятий проекта в соответствии с проектными документами;

функциональный заказчик - исполнительный орган местного самоуправления, наиболее заинтересованный в реализации проекта.

2. Участники проектной деятельности органов местного самоуправления муниципального образования - Клепиковский муниципальный район

Организационная структура участников проектной деятельности органов местного самоуправления муниципального образования - Клепиковский муниципальный район включает в себя:

Проектный комитет.

Проектный офис.

Куратор проекта.

Руководитель проекта.

Рабочая группа проекта (проектная команда).

Оформление документов, предусмотренных настоящим Положением, осуществляется по формам, определяемым проектным офисом, актуальная версия которых размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район.

3. Управление проектами органов местного самоуправления Клепиковского района

3.1. Управление проектами органов местного самоуправления Клепиковского района состоит из следующих этапов:

инициирование проекта;

планирование проекта;

реализация проекта;

завершение проекта.

3.2. Этап инициирования проекта.

3.2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором предложения по проекту в проектный офис.

Предложения по проекту направляются в электронном виде на адреса электронной почты проектного офиса, указанные на официальном сайте администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район.

В случае отсутствия технической возможности обмена документами в электронной форме допускается представление документов на бумажном носителе.

3.2.2. Проектный офис регистрирует поступившее предложение по проекту и направляет его для рассмотрения в орган местного самоуправления - потенциальному функциональному заказчику проекта не позднее следующего рабочего дня с момента получения предложения по проекту.

В случае некорректно оформленного предложения по проекту (не соответствует установленной форме, условиям открытия проекта, не ясна цель и смысл проекта) проектный офис может отказать в его регистрации, о чем сообщается инициатору.

3.2.3. Орган местного самоуправления рассматривает поступившее предложение по проекту и принимает одно из следующих решений:

- о нецелесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту;

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту, в рамках процессной (текущей) деятельности;

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту, в формате приоритетного проекта.

При нецелесообразности реализации предложения по проекту орган местного самоуправления в течение 10 рабочих дней с момента регистрации предложения по проекту направляет инициатору обоснованный отказ в открытии проекта и уведомляет об этом проектный офис.

В случае принятия решения о целесообразности реализации предложения по проекту в рамках процессной (текущей) деятельности орган местного самоуправления действует аналогичным образом.

3.2.4. В случае принятия решения о целесообразности реализации предложения в формате проекта орган местного самоуправления определяет куратора проекта и руководителя проекта, исполнителей проекта, осуществляет согласование предлагаемого проекта с исполнителями проекта и проектным офисом.

Согласованию подлежат цель, ожидаемые результаты и показатели проекта, источники и объем финансирования, ключевые риски, сроки проекта (с выделением сроков завершения этапов проекта, сроков достижения контрольных точек результата/показателя). Допускается согласование в формате паспорта проекта.

3.2.5. Руководитель проекта представляет проект на заседание Проектного комитета. На заседание Проектного комитета приглашаются куратор проекта, инициатор и исполнители проекта.

По проекту Проектный комитет принимает решение об открытии проекта или его отклонении. Положительное решение (одобрение) Проектного комитета принимается при отсутствии неурегулированных разногласий и является основанием для утверждения паспорта проекта.

3.2.6. Этап инициирования завершается утверждением паспорта проекта председателем Проектного комитета, принявшего решение об открытии проекта, и куратором проекта.

После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

3.3. Этап планирования проекта.

3.3.1. Началом этапа планирования проекта является момент утверждения паспорта проекта.

3.3.2. Руководитель проекта назначается распорядительным документом (приказ, распоряжение) органа местного самоуправления, представителем которого он является. За руководителем проекта закрепляется персональная ответственность за достижение результатов проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

3.3.3. Руководитель проекта определяет специалистов (исполнителей), участие которых необходимо для реализации проекта.

Руководитель проекта за подписью руководителя органа местного самоуправления, представителем которого он является, направляет запросы в соответствующие органы местного самоуправления (подведомственные муниципальные учреждения Клепиковского района), территориальные органы федеральных органов исполнительной власти на привлечение специалистов для работы над проектом. В запросе указываются работы, которые планируется закрепить за конкретным исполнителем, его предполагаемую загрузку и время участия в проекте.

3.3.4. Назначение специалистов участниками рабочей группы проекта (проектной команды) производится распорядительными документами (приказ, распоряжение) органов местного самоуправления (подведомственных муниципальных учреждений Клепиковского района), территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представителями которых они являются.

3.3.5. Руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта (проектной командой) в срок, не превышающий двух месяцев с момента регистрации предложения по проекту, разрабатывает рабочий план проекта.

Если руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта (проектной командой) принимают решение о прохождении отдельного этапа проекта или выполнении блока работ при помощи гибкой методологии, то в календарном плане-графике напротив указанного этапа проекта/блока работ вводится информация о способе гибкой разработки, при этом детальное планирование мероприятий не производится. Оперативные планы гибкой разработки собираются в документы проекта.

3.3.6. Этап планирования проекта завершается утверждением рабочего плана проекта куратором проекта и руководителем проекта.

Финансирование работ осуществляется при наличии утвержденного паспорта проекта и рабочего плана проекта.

3.4. Этап реализации проекта.

3.4.1. Началом этапа реализации проекта является момент утверждения рабочего плана проекта.

3.4.2. Рабочая группа проекта (проектная команда) под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно календарному плану-графику, предусмотренному в рабочем плане проекта (при использовании гибкой методологии - в соответствии с планами гибкой разработки), документально фиксирует результаты выполненных