Распоряжение Правительства Ставропольского края от 30 апреля 2020 г. N 207-рп "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края, утвержденную распоряжением Правительства Ставропольского края от 26 декабря 2014 г. N 435-рп"

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края, утвержденную распоряжением Правительства Ставропольского края от 26 декабря 2014 г. N 435-рп "Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края" (с изменениями, внесенными распоряжениями Правительства Ставропольского края от 15 апреля 2015 г. N 108-рп, от 31 мая 2016 г. N 172-рп, от 29 июня 2018 г. N 257-рп, от 09 ноября 2018 г. N 467-рп и от 02 апреля 2019 г. N 124-рп).

2. Признать утратившим силу пункт 19 изменений, внесенных в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края, утвержденных распоряжением Правительства Ставропольского края от 31 мая 2016 г. N 172-рп.

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Ставропольского края, руководителя аппарата Правительства Ставропольского края Гладкова В.В.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор Ставропольского края

В.В. Владимиров

УТВЕРЖДЕНЫ

распоряжением Правительства

Ставропольского края

от 30 апреля 2020 г. N 207-рп

Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края

1. Пункт 7 изложить в следующей редакции:

"Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению. Передача работниками подразделения аппарата Правительства документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя данного подразделения.".

2. В пункте 13:

2.1. Подпункт "3" признать утратившим силу.

2.2. Дополнить подпунктом "3.1" следующего содержания:

"3 ¹) постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (далее - постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754);".

2.3. Дополнить подпунктом "3.2" следующего содержания:

"3 ²) постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";".

2.4. Подпункт "6" признать утратившим силу.

2.5. Дополнить подпунктом "7.1" следующего содержания:

"7 ¹) приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";".

2.6. Дополнить подпунктом "7.2" следующего содержания:

"7 ²) приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";".

3. В пункте 67:

3.1. В абзаце первом слово "личная" заменить словом "собственноручная".

3.2. В абзаце втором слово "личную" заменить словом "собственноручную".

4. В пункте 72:

4.1. В абзаце втором слово "личную" заменить словом "собственноручную".

4.2. В абзаце пятом слово "личная" исключить.

4.3. В абзаце шестом слово "личная" заменить словом "собственноручная".

5. В абзаце втором пункта 77 слово "личную" заменить словом "собственноручную".

6. В абзаце четвертом пункта 79 слово "личная" исключить.

7. В абзаце шестом пункта 140 слово "носите" заменить словом "носителе".

8. Пункт 254.1 изложить в следующей редакции:

"254 ¹. Подготовка, согласование и оформление государственных контрактов, предметом которых являются поставка товара, выполнение работ, оказание услуг (в том числе приобретение недвижимого имущества или аренда имущества) для обеспечения государственных нужд Ставропольского края, заказчиком по которым выступает Правительство, осуществляются в соответствии с разделом VI.1 "Порядок подготовки и оформления государственных контрактов, предметом которых являются поставка товара, выполнение работ, оказание услуг (в том числе приобретение недвижимого имущества или аренда имущества) для обеспечения государственных нужд Ставропольского края, заказчиком по которым выступает Правительство" Регламента аппарата Правительства.".

9. Пункт 256 после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:

"наличия электронных сообщений (электронных документов и электронных копий документов), направляемых уполномоченным лицом министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края с использованием СЭДД "ДЕЛО" в аппарат Правительства после их приема из федеральной системы межведомственного электронного документооборота (далее - федеральная система МЭДО) (порядок работы с электронными сообщениями, поступающими посредством федеральной системы МЭДО, предусмотрен разделом XII.2 "Особенности работы с электронными сообщениями, поступающими посредством федеральной системы МЭДО" настоящей Инструкции).".

10. Дополнить пунктом 256.1 следующего содержания:

"256 ¹. Доставка и отправка документов в аппарате Правительства осуществляются посредством: почтовой, федеральной фельдъегерской, курьерской, специальной, факсимильной, телеграфной связи, электронной почты, СЭДД "ДЕЛО", федеральной системы МЭДО, федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", государственной информационной системы Ставропольского края "Портал государственных и муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти Ставропольского края и органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края", а также через официальный информационный Интернет-портал органов государственной власти Ставропольского края, расположенный в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".".

11. Дополнить пунктом 256.2 следующего содержания:

"256 ². В документообороте в аппарате Правительства выделяются документопотоки: входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация таких документов ведется с использованием СЭДД "ДЕЛО" в пределах календарного года.".

12. Дополнить пунктом 257.1 следующего содержания:

"257 ¹. Документационное взаимодействие аппарата Правительства с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (за исключением органов государственной власти Ставропольского края), осуществляется посредством использования федеральной системы МЭДО в порядке, предусмотренном Регламентом СЭДД "ДЕЛО" и разделом XII.2 "Особенности работы с электронными сообщениями, поступающими посредством федеральной системы МЭДО" настоящей Инструкции.".

13. Пункт 258 признать утратившим силу.

14. В пункте 261:

14.1. После слова "фельдъегерской," дополнить словом "курьерской,".

14.2. Дополнить абзацем следующего содержания:

"Корреспонденция, поступившая в аппарат Правительства от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов посредством федеральной системы МЭДО, обрабатывается в порядке, предусмотренном подразделом "Порядок регистрации поступающих документов" и разделом XII.2 "Особенности работы с электронными сообщениями, поступающими посредством федеральной системы МЭДО" настоящей Инструкции.".

15. В пункте 263 слова ", комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве" исключить.

16. Пункт 264 изложить в следующей редакции:

"264. Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются (за исключением конвертов (бандеролей), указанных в абзаце втором настоящего пункта).

Конверты (бандероли), имеющие пометку "Лично", гриф ограничения доступа к документу, содержащему сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с пометкой "Лично" - в секретариат Губернатора, секретариаты первых заместителей (заместителей) председателя Правительства и подразделения аппарата Правительства для передачи их непосредственно адресату;

с грифом ограничения доступа к документу - в сектор секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи.

При вскрытии конвертов (бандеролей) проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, а также наличие указанных к ним приложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику управления делопроизводства.

При отсутствии в поступившем конверте (поступившей бандероли) какого-либо документа или приложения на документе делается соответствующая отметка - "Без приложений" или составляется акт в 2 экземплярах: первый - остается в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства, а второй - приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю. Возможно решение вопроса о досылке недостающего документа с помощью телефонного разговора с адресантом (корреспондентом, отправителем).".

17. Пункт 265 изложить в следующей редакции:

"265. Конверты сохраняются и прилагаются:

к судебным повесткам, обращениям граждан, организаций и иным документам без указания даты - в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датой подписания и получения документа;

к документам - в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа, дату отправки и получения документа.

В остальных случаях конверты после вскрытия и проверки наличия документов уничтожаются.".

18. В подразделе "Порядок регистрации поступающих документов":

18.1. Первое предложение абзаца второго пункта 273 после слов "поступившем документе" дополнить словами ", за исключением документа, поступившего в форме электронного документа,".

18.2. Первое предложение абзаца первого пункта 274 дополнить словами следующего содержания ", с обязательным прикреплением в области "Файлы" электронной копии документа (формат PDF)".

18.3. Дополнить пунктом 283.1 следующего содержания:

"283 ¹. Поступившие в аппарат Правительства документы с отметкой "Взамен ранее направленного" ("Взамен ранее разосланного") регистрируются в СЭДД "ДЕЛО" как новый документ. При этом в РК документа в СЭДД "ДЕЛО" в обязательном порядке устанавливается "связка" - ссылка на РК документа, поступившего ранее в аппарат Правительства, и в поле "Примечание" вносится информация следующего содержания: "Взамен ранее направленного".".

19. В пункте 295 слова ", комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве" и ", работниками аппарата Правительства, обеспечивающими деятельность комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве," исключить.

20. Пункт 308 дополнить абзацами следующего содержания:

"Решение о способе доставки документа адресату принимается руководителем соответствующего подразделения аппарата Правительства.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов).".

21. Пункт 317 дополнить словами ", если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией".

22. Абзац первый пункта 319 дополнить словами ", если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией".

23. В пункте 320 слова ", Общественной палатой Ставропольского края" исключить.

24. В пункте 321 слова "и обеспечения режима секретности (далее - сектор секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи)" исключить.

25. В пункте 326 слова ", комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве" исключить.

26. В пункте 331 слова "системы электронного взаимодействия между Администрацией Президента Российской Федерации (МЭДО)" заменить словами "федеральной системы МЭДО между Администрацией Президента Российской Федерации".

27. В подпункте "3" пункта 335 слово "личную" заменить словом "собственноручную".

28. В пункте 349 слова "системы электронного взаимодействия между Администрацией Президента Российской Федерации (МЭДО)" заменить словами "федеральной системы МЭДО между Администрацией Президента Российской Федерации".

29. Пункт 352 изложить в следующей редакции:

"352. Документы на иностранных языках, поступившие в аппарат Правительства, после их регистрации в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства передаются с сопроводительным письмом за подписью заместителя руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) в орган исполнительной власти, ответственный за международные и внешнеэкономические связи, для их перевода.

Текст заверенного перевода такого документа прикрепляется к оригиналу документа и возвращается в сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства для последующей передачи в секретариат Губернатора.".

30. Пункт 355 после абзаца первого дополнить абзацами следующего содержания:

"За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа).

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.".

31. В пункте 360:

31.1. Абзац второй дополнить словами ", если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией".

31.2. В абзаце третьем слово "личная" заменить словом "собственноручная".

32. В разделе XII.1 "Особенности работы с электронными документами":

32.1. Пункт 374.18 дополнить абзацами следующего содержания:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Слова "дополнить абзацами" следует читать: "дополнить абзацем"

"Замена ранее отправленного с использованием СЭДД "ДЕЛО" электронного документа после его регистрации и рассмотрения адресатом (получателем) осуществляется по указанию лица, подписавшего электронный документ, путем направления нового электронного документа взамен ранее направленного. При этом корреспондентом (отправителем) в РК электронного документа в СЭДД "ДЕЛО" в обязательном порядке устанавливается "связка" - ссылка на РК электронного документа, направленного ранее, и в поле "Примечание" вносится информация следующего содержания: "Взамен ранее направленного".".

32.2. Абзац второй пункта 374.24 изложить в следующей редакции:

"Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел подразделения аппарата Правительства указывается, что электронное дело ведется в электронной форме, о чем в заголовке дела делается отметка "(Электронные документы)".".

32.3. Пункт 374.25 дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.".

32.4. Пункт 374.27 изложить в следующей редакции:

"374 ²⁷. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (далее - Правила делопроизводства), и Регламентом СЭДД "ДЕЛО".".

32.5. После подраздела "Формирование номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства с учетом обмена электронными документами" дополнить подразделом "Передача электронных документов на хранение в архив" следующего содержания:

"Передача электронных документов на хранение в архив

374 ^27.1. Подготовка электронных документов к передаче на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства осуществляется в порядке, предусмотренном Правилами делопроизводства и правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526.

374 ^27.2. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства работник, ответственный за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства, с использованием СЭДД "ДЕЛО" формирует опись электронных дел, документов, образец которой размещен на портале аппарата Правительства (далее - опись электронных дел, документов).

374 ^27.3. В описи электронных дел, документов указываются:

1) порядковый номер электронного дела по описи электронных дел, документов;

2) индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства;

3) заголовок электронного дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства;

4) крайние даты электронного дела;

5) объем электронного дела в мегабайтах;

6) примечание.

374 ^27.4. К описи электронных дел, документов прилагается реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются следующие сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело (далее - реестр электронных документов):

1) дата электронного документа;

2) регистрационный номер электронного документа;

3) наименование электронного документа (содержание);

4) объем электронного документа в мегабайтах;

5) примечание.

374 ^27.5. Опись электронных дел, документов подписывается руководителем подразделения аппарата Правительства и работником, ответственным за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства.

Реестры электронных документов подписываются работником, ответственным за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства.

Опись электронных дел, документов и реестры электронных документов печатаются в 2 экземплярах. Один экземпляр таких описи и реестров передается в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства, а второй - хранится в подразделении аппарата Правительства.

374 ^27.6. Электронные документы, включенные в описи электронных дел, документов, хранятся в СЭДД "ДЕЛО".

Оператор СЭДД "ДЕЛО" определяет порядок передачи электронных дел, документов на хранение в архив (с использованием СЭДД "ДЕЛО" или на физически обособленных материальных носителях) в соответствии с Правилами делопроизводства и правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526.".

33. Дополнить разделом XII.2 "Особенности работы с электронными сообщениями, поступающими посредством федеральной системы МЭДО" следующего содержания:

"XII ². Особенности работы с электронными сообщениями, поступающими посредством федеральной системы МЭДО

Общие положения

374 ³¹. Понятие "электронное сообщение" в настоящей Инструкции используется в значении, определенном постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, и включает в себя обмен электронными документами и электронными копиями документов посредством федеральной системы МЭДО.

374 ³². Порядок обмена электронными сообщениями с участниками федеральной системы МЭДО определен:

постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;

постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";

разделом XII "Организация отправки и получения электронных документов и электронных сообщений, отправляемых и поступающих с использованием федеральной системы от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов" Регламента СЭДД "ДЕЛО";

настоящим разделом.

Обработка входящих электронных документов и электронных копии документов

374 ³³. Обработка электронных документов и электронных копий документов, поступающих посредством федеральной системы МЭДО в адрес Губернатора и Правительства, осуществляется:

сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства - в части работы с документами, содержащими общедоступную информацию;

сектором учета и контроля обращений граждан управления по работе с обращениями граждан - в части работы с обращениями граждан;

сектором защиты информации отдела специальной документальной связи - в части работы с документами, содержащими информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники подразделений аппарата Правительства, указанных в абзацах втором - четвертом настоящего пункта, обязаны осуществлять с использованием СЭДД "ДЕЛО" своевременный мониторинг поступления электронных документов и электронных копий документов посредством федеральной системы МЭДО.

374 ³⁴. При поступлении в аппарат Правительства электронные документы и электронные копии документов посредством федеральной системы МЭДО обязательно перерегистрируются с использованием СЭДД "ДЕЛО" и им присваиваются входящие регистрационные номера с учетом общей (единой) регистрации входящей корреспонденции в аппарате Правительства в пределах календарного года.

При регистрации таких документов в поле "Примечание" РК документа в обязательном порядке вносится информация следующего содержания: "МЭДО (электронный документ)" или "МЭДО (электронная копия документа)".

374 ³⁵. Дальнейшая работа с электронными документами и электронными копиями документов, поступившими посредством федеральной системы МЭДО, - их рассмотрение, подготовка резолюций (поручений), подписание резолюций (поручений), доведение до исполнителей, подготовка ответов, введение отчетов об исполнении, списание в дело - осуществляется с использованием СЭДД "ДЕЛО".

Регистрация и отправка электронных документов и электронных копий документов

374 ³⁶. Регистрация и подготовка электронных документов и электронных копий документов к отправке посредством федеральной системы МЭДО осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства.

374 ³⁷. При регистрации исходящего электронного документа или электронной копии документа для его отправки посредством федеральной системы МЭДО работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, в поле "Примечание" РК такого документа в обязательном порядке вносится информация следующего содержания: "МЭДО (электронный документ)" или "МЭДО (электронная копия документа)".

374 ³⁸. Отправка электронных документов и электронных копий документов посредством федеральной системы МЭДО осуществляется подразделениями аппарата Правительства самостоятельно путем направления РК электронного документа и электронной копии документа уполномоченному лицу министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края для дальнейшей ее отправки адресату.

Отправка электронного документа или электронной копии документа участникам федеральной системы МЭДО осуществляется без последующего направления копии такого документа на бумажном носителе.

Формирование номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства с учетом обмена электронными документами и электронными копиями документов, поступившими посредством федеральной системы МЭДО

374 ³⁹. Особенности формирования номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства с учетом обмена электронными документами, поступившими (отправленными) посредством федеральной системы МЭДО, осуществляется в порядке, предусмотренном подразделом "Формирование номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства с учетом обмена электронными документами" настоящей Инструкции.

374 ⁴⁰. Законченные делопроизводством электронные копии документов, поступившие посредством федеральной системы МЭДО, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства.

В заголовке такого дела указывается, что дело содержит электронные копии документов, поступившие посредством федеральной системы МЭДО (например: "Переписка с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иными государственными органами по вопросам здравоохранения (в том числе электронные копии документов, поступившие посредством федеральной системы МЭДО)".

Электронные копии документов, поступившие посредством федеральной системы МЭДО, после их исполнения подлежат списанию в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства и хранению в установленном порядке в СЭДД "ДЕЛО" в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе, в порядке, предусмотренном Регламентом СЭДД "ДЕЛО".".

34. В подпункте "6" пункта 395 слово "личная" в соответствующем падеже заменить словом "собственноручная" в соответствующем падеже.

35. В разделе XVII "Документальный фонд Правительства Ставропольского края":

35.1. В наименовании раздела слова "Ставропольского края" исключить.

35.2. В подразделе "Составление номенклатуры дел Правительства":

35.2.1. Пункт 400 изложить в следующей редакции:

"400. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Правительства, образуют документальный фонд Правительства. Основой формирования документального фонда Правительства является номенклатура дел Правительства.

Номенклатура дел Правительства закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел Правительства является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел Правительства включается в СЭДД "ДЕЛО" в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭДД "ДЕЛО".".

35.2.2. В пункте 401:

35.2.2.1. Первое предложение абзаца первого дополнить словами ", включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, от граждан".

35.2.2.2. В подпункте "3" слова "Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558" заменить словами "Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236".

35.2.3. В пункте 403:

35.2.3.1. После абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"Особенности составления номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства с учетом обмена электронными копиями документов, поступившими посредством федеральной системы МЭДО, предусмотрены подразделом "Формирование номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства с учетом обмена электронными документами, электронными копиями документов, поступившими посредством федеральной системы МЭДО" настоящей Инструкции.".

35.2.3.2. Абзац пятый дополнить предложением следующего содержания: "Согласованная и утвержденная номенклатура дел вновь созданного подразделения аппарата Правительства присоединяется к сводной номенклатуре дел Правительства.".

35.2.4. Пункт 409 изложить в следующей редакции:

"409. Сводная номенклатура дел Правительства составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр сводной номенклатуры дел Правительства, как документ постоянного срока хранения, помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел управления делопроизводства, второй экземпляр - передается в Государственный архив Ставропольского края, источником комплектования которого является Правительство.

В качестве рабочего экземпляра в секторе по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства используется копия сводной номенклатуры дел Правительства.".

35.2.5. Пункт 410 дополнить словами "в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе".

35.2.6. Пункт 411 дополнить абзацем следующего содержания:

"Не включаются в сводную номенклатуру дел Правительства периодические издания, книги, брошюры.".

35.2.7. Пункт 413 изложить в следующей редакции:

"413. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел подразделений аппарата Правительства. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

Данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел соответствующих подразделений аппарата Правительства в течение года, передаются в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства.

Сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства на основе полученных от подразделений аппарата Правительства данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел подразделений аппарата Правительства, готовится дополнение к сводной номенклатуре дел Правительства, в котором последовательно в соответствии с разделами сводной номенклатуры дел Правительства указываются заголовки дел, не предусмотренные ранее утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел Правительства подписывается начальником управления делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в аппарате Правительства в течение года, приобщается к утвержденной сводной номенклатуре дел Правительства.".

35.2.8. Пункт 414 изложить в следующей редакции:

"414. По завершении календарного года в каждом подразделении аппарата Правительства оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Такая итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел Правительства сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства сведения вносятся на основании данных, полученных от подразделений аппарата Правительства.".

35.3. Подпункт "3" пункта 415 признать утратившим силу.

35.4. Пункт 422 дополнить абзацами следующего содержания:

"Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.".

35.5. Пункт 423 изложить в следующей редакции:

"423. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того календарного года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия планов.".

35.6. Дополнить пунктом 424.1 следующего содержания:

"424 ¹. Документы по исполнению федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации формируются в заведенное на эти акты дело.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в отдельное дело в хронологическом порядке по датам ответов.".

35.7. В подразделе "Передача дел в архив на хранение":

35.7.1. Пункт 442 дополнить абзацами следующего содержания:

"Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом начальником управления делопроизводства и руководителем подразделения аппарата Правительства в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в секторе по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства и подразделении аппарата Правительства; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства при передаче дел подразделения аппарата Правительства на архивное хранение. Одновременно с этим подразделением аппарата Правительства принимаются меры по замещению утраченного дела его копией.

О фактах утраты дел руководитель подразделения аппарата Правительства информирует руководителя аппарата Правительства.".

35.7.2. Пункт 443 после абзаца первого дополнить абзацем следующего содержания:

"Один экземпляр описи дел подразделения аппарата Правительства передается вместе с делами в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении аппарата Правительства. Также в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства передается опись дел подразделения аппарата Правительства в электронном виде.".

35.7.3. Дополнить пунктом 443.1 следующего содержания:

"443 ¹. Особенности подготовки и передачи электронных дел, документов на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства предусмотрены подразделом "Передача электронных документов на хранение в архив" настоящей Инструкции.".

35.8. Пункт 447 изложить в следующей редакции:

"447. При проведении экспертизы ценности документов Правительства осуществляются:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему оперативному хранению;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Правительства, правильность определения сроков хранения дел.".

35.9. Пункт 449 изложить в следующей редакции:

"449. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Ставропольского края, Перечня типовых управленческих архивных документов.".

35.10. Пункт 458 дополнить абзацем следующего содержания:

"Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности документов, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.".

35.11. Пункт 460 дополнить абзацем следующего содержания:

"Акты о выделении к уничтожению документов хранятся постоянно в деле фонда Правительства.".

35.12. Абзац восьмой пункта 468 признать утратившим силу.

35.13. После подраздела "Ответственность за формирование дел в аппарате Правительства и их сохранность" дополнить подразделом "Изъятие документов, находящихся на хранении в архиве" следующего содержания:

"Изъятие документов, находящихся на хранении в архиве

471 ¹. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Правительства, находящихся на хранении в секторе по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства или подразделении аппарата Правительства, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя аппарата Правительства.

Если производится изъятие (выемка) документов, находящихся на хранении в секторе по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства, в обязательном порядке об этом извещается руководитель подразделения аппарата Правительства, документы которого изымаются.

471 ². Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями аппарата Правительства и органа власти, на основании письменного распоряжения (постановления) которого осуществляется изъятие (выемка). К протоколу (акту) изъятия (выемки) документов прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

471 ³. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника документа, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.".

36. В абзаце втором пункта 474 слово "личная" в соответствующем падеже заменить словом "собственноручная" в соответствующем падеже.

37. В абзаце первом пункта 475 слово "личная" в соответствующем падеже заменить словом "собственноручная" в соответствующем падеже.

38. В приложении 26 к Инструкции слова "личная подпись" заменить словом "подпись".

39. В приложении 29 к Инструкции слова "Личная подпись" заменить словом "Подпись".

40. Абзац второй графы 4 пункта 22 приложения 61.1 к Инструкции изложить в следующей редакции:

"другая информация о документе (в аппарате Правительства Ставропольского края при работе с некоторыми документами в поле "Прим." вносится информация следующего содержания: "Электронный документ", "МЭДО (электронный документ)", "МЭДО (электронная копия документа)", "Взамен ранее направленного")".

41. В приложении 75 к Инструкции слова "Личная подпись" заменить словом "Подпись".

42. В приложении 76 к Инструкции слова "Личная подпись" заменить словом "Подпись".