Приложение

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 30 ноября 2018 г. N 2188

Раздел IV. Организация документооборота и исполнения документов

1. Организация документооборота.

1.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образуют документооборот.

1.2. Порядок прохождения документов и операции регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями их работников.

2. Электронный документооборот (далее - СЭД).

2.1. Электронный документооборот между структурными подразделениями Администрации города, Администрацией города и Думой города, Контрольно-счетной палатой города, муниципальными казенными учреждениями осуществляется посредством обмена электронными регистрационными карточками, зарегистрированными в СЭД.

2.2. Электронный документооборот между Администрацией города и органами государственной власти автономного округа осуществляется с использованием сервера электронного взаимодействия (далее - СЭВ).

2.3. Во внутреннем документообороте между участниками СЭД создаются и используются электронные документы, подписанные электронной подписью.

2.4. При регистрации документов, поступивших от корреспондентов, не являющихся участниками СЭД, а также направляемых адресатам, которые не являются участниками СЭД, создаются и используются электронные образы документов, полученные в результате сканирования оригиналов документов, подписанных на бумажном носителе.

2.5. Электронный документ, подписанный электронной подписью, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

2.6. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД.

2.7. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

для электронных документов - Open Document, PDF/A-1;

для электронных образов документов - PDF, а также иные форматы, предварительно согласованные участниками СЭД.

2.8. В состав электронных документов, созданных в СЭД, могут быть включены документы, имеющие, в основном, временный срок хранения.

2.9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и с пометкой "Для служебного пользования" в СЭД не регистрируются и не создаются.

2.10. Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью, а также документы, имеющие приложения, превышающие формат листа бумаги А4 или объем более 200 листов или файлы документов размером 15 мегабайт.

3. Организация доставки документов.

Доставка документов в Администрацию города и ее структурные подразделения осуществляется средствами почтовой, курьерской (в том числе фельдъегерской) и электронной связи, посредством приема документов от граждан, посредством СЭД, СЭВ.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

4. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

4.1. Документы, поступающие в Администрацию города проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства.

При приемке и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных приложений к документам, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю, почтовому оператору.

Конверты, в которых поступили документы, не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или повреждение документов, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

Полученный документ регистрируется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, в СЭД. В карточку для регистрации вновь поступившего документа вносятся все необходимые реквизиты документа, обязательными из которых являются: индекс номенклатуры дел, отправитель, адресат, краткое содержание документа, исходящий номер и дата документа. После регистрации документа к нему распечатывается этикетка с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, наименованием организации, регистрационным номером и датой регистрации документа и наклеивается в соответствии с пунктом 2.10 раздела II настоящей Инструкции. Затем производится сканирование документа и помещение его электронной копии в хранилище текстово-графической информации.

Приложения к документу отдельно не регистрируются. При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу в электронной регистрационной карточке первичного документа заполняется закладка "Повтор", в регистрационном номере автоматически добавляется порядковая цифра в скобках. При получении ответов на первичный документ заполняется закладка "Ответ", к регистрационному номеру автоматически добавляется через дефис порядковая цифра.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной карточке делается соответствующая ссылка.

Документы подлежат регистрации в день получения ежедневно в часы работы Администрации города кроме выходных, праздничных и нерабочих дней. Документы, полученные после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем поступления документа.

4.2. Документы в электронном виде, поступающие в Администрацию города и ее структурные подразделения посредством электронной почты, проходят прием, перевод на бумажный носитель, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и отправляются исполнителям в соответствии с пунктом 4.1 настоящего раздела.

4.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.4. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.5. При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.6. Прием, регистрация, предварительное рассмотрение, передача на рассмотрение руководству и направление исполнителям обращений граждан осуществляются специалистами, ответственными за организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города, в порядке, установленном муниципальным правовым актом.

4.7. Документы, полученные работниками Администрации города от должностных лиц других организаций в адрес Главы города, высших должностных лиц Администрации города, подлежат обязательной передаче для регистрации специалистам, ответственными за ведение делопроизводства.

4.8. Документы, адресатом в которых значится Администрация города без указания конкретного лица или структурного подразделения, направляются на рассмотрение Главе города или лицу, исполняющему обязанности главы Администрации города, после предварительного рассмотрения в управлении документационного и информационного обеспечения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

4.9. Рассмотренные документы возвращаются специалистам, ответственным за ведение делопроизводства, которыми в регистрационную карточку вносится содержание резолюции, осуществляется сканирование листа документа с резолюцией для помещения его в хранилище текстово-графической информации, затем документ по СЭД отправляется на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель.

5. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

5.1. Перед подписанием исходящий документ проверяется специалистами, ответственными за делопроизводство, на предмет соответствия правилам и нормам делопроизводства. Документ, не соответствующий указанным требованиям, а также правилам и нормам русского языка, не подлежит регистрации.

5.2. Исходящий документ Администрации города регистрируется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, в СЭД. В карточку для регистрации документа вносятся все необходимые реквизиты документа. После регистрации документа к нему распечатывается этикетка с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, наименованием организации, регистрационным номером и датой регистрации документа и наклеивается на бланк под реквизит "Справочные данные об организации". Затем производится сканирование документа и помещение его электронной копии в хранилище текстово-графической информации.

5.3. Документы подлежат регистрации в день подписания или утверждения.

5.4. Документы, отправляемые Администрацией города, передаются почтовой, электрической и курьерской связью, а также посредством СЭД.

5.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.6. Документы, предназначенные для отправки почтовой связью, принимаются специалистами, ответственными за отправку, полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Конверты, уведомления оформляются структурными подразделениями. При отправке свыше 5-и документов составляется реестр.

5.7. Отправка документов по электронной почте и факсу осуществляется специалистами структурных подразделений Администрации города - исполнителями с обязательным отчетом о доставке письма адресату.

5.8. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя управления документационного и информационного обеспечения.

5.9. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несет исполнитель документа.

6. Порядок прохождения внутренних документов

6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения - поступающих документов.

6.2. Проекты распорядительных документов после подготовки регистрируются в документообороте Lotus, согласовываются с заинтересованными лицами и передаются в отдел по подготовке и оформлению распорядительных документов управления документационного и информационного обеспечения, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

6.3. Рассылка копий подписанных муниципальных правовых актов, содержащих персональные данные, и (или) доступ к которым ограничен, копий экземпляров для граждан осуществляется посредством ЭИС "Lotus Notes" и передачи дублирующей копии на бумажном носителе в структурные подразделения Администрации города в соответствии с перечнем рассылки, указанным в проекте документа (с обязательным визированием в реестре рассылки подписью лица, получившего документ).

Рассылка муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию или размещению на официальном портале Администрации города, а также рассылке во все структурные подразделения Администрации города, осуществляется в электронном виде (без дополнительных экземпляров копий документов на бумажном носителе) посредством СЭД.

Рассылка в электронном виде копий распорядительных документов посредством СЭД является подтверждением о надлежащем ознакомлении с распорядительным документом.

6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется по СЭД, а также через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в электронной регистрационной карточке и журнале рассылки документов.

7. Работа исполнителей с документами.

7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Администрации города или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование лицам, ответственным за ведение делопроизводства. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

- о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю);

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

- о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.