Приложение N 1. Положение об организации работы с персональными данными муниципальных служащих и ведении их личных дел

Приложение N 1
к постановлению
Администрации
Ялуторовского района
N 187-п от 13 марта 2020 года

Положение
об организации работы с персональными данными муниципальных служащих и ведении их личных дел

1. Общие положения

1.1. Положением об организации работы с персональными данными муниципальных служащих и ведении их личных дел (далее - Положение) определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных муниципальных служащих (далее - муниципальный служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

1.2. В настоящем Положении в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" используются следующие основные понятия:

персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных;

обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;

распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц, либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

1.3. Представитель нанимателя в лице начальника отдела кадровой политики и муниципальной службы, ответственного за ведение кадрового делопроизводства в администрации Ялуторовского района обеспечивает защиту персональных данных муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

1.4. Глава Ялуторовского района определяет лиц из числа сотрудников администрации, уполномоченных на обработку персональных данных муниципальных служащих (далее - операторы), обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями федеральных законов от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

2. Перечень документов и сведений, содержащих персональные данные муниципального служащего

2.1. Основным документом, содержащим персональные данные муниципального служащего, является его личное дело.

2.1.1. В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности администрации.

2.1.2. Личное дело муниципального служащего ведется начальником отдела кадровой политики и муниципальной службы администрации Ялуторовского района, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства.

2.1.3. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

2.1.4. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы администрации Ялуторовского района (далее - должность муниципальной службы);

- анкета установленной формы, собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации, с приложением фотографии;

- копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия акта государственного органа о назначении на должность муниципальной службы;

- экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

- копии актов государственного органа о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного органа об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

- аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

- копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина государственной муниципальной службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

- копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

- копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

2.1.5. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.1.6. К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.1.7. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.2. В соответствии со статьей 33 Федерального закона от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе Российской Федерации" на основе персональных данных муниципальных служащих в администрации Ялуторовского района формируется и ведется на электронных носителях реестр муниципальных служащих.

2.3. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" на основе персональных данных муниципального служащего формируется карточка формы Т-2ГС.

2.4. Персональные данные используются при формировании кадрового резерва Ялуторовского района.

3. Требования к мероприятиям по обработке персональных данных

При обработке персональных данных муниципального служащего операторы обязаны соблюдать следующие требования:

3.1. Обработка персональных данных муниципального служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия муниципальному служащему в прохождении государственной муниципальной службы Российской Федерации (далее - муниципальная служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности муниципального служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества управления, учета результатов исполнения им должностных обязанностей.

3.2. Персональные данные следует получать лично у муниципального служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных муниципального служащего у третьей стороны следует известить об этом муниципального служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить муниципальному служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

3.3. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего не установленные федеральными законами от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе Российской Федерации" и от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

3.4. При принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего, запрещается основываться на персональных данных муниципального служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

3.5. Защита персональных данных муниципального служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств администрации в порядке, установленном федеральными законами от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской федерации", от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.6. Передача персональных данных муниципального служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

3.7. Обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных.

3.8. В случае выявления недостоверных персональных данных муниципального служащего или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу муниципального служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему муниципальному служащему, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.

3.9. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных муниципального служащего оператор на основании документов, представленных муниципальным служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.

3.10. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, - также указанный орган.

3.11. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить муниципального служащего, являющегося субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

4. Права и обязанности муниципального служащего

4.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах муниципальных служащих, муниципальные служащие имеют право:

4.1.1. Получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной).

4.1.2. Осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные муниципального служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

4.1.3. Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона от 27.07.2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Муниципальный служащий при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме Первому заместителю Главы района, руководителю аппарата Главы Ялуторовского района о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера муниципальный служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

4.1.4. Требовать от Главы Ялуторовского района или Первого заместителя Главы района, руководителя аппарата Главы Ялуторовского района уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.

4.1.5. Обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если муниципальный служащий, являющийся субъектом персональных данных, считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" или иным образом нарушает его права и свободы.

4.2. Муниципальный служащий обязан:

4.2.1. Представлять достоверные, документированные персональные данные.

4.2.2. Своевременно сообщать об изменении своих персональных данных.

4.3. В случае представления муниципальным служащим заведомо ложных персональных сведений, на него может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до освобождения от должности.

5. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных муниципального служащего

5.1. Муниципальный служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого муниципального служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе Российской Федерации" и другими федеральными законами.

5.2. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного настоящим Положением.

6. Полномочия начальника отдела кадровой политики и муниципальной службы в части обработки персональных данных

6.1. Учетные данные муниципальных служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся в отделе кадровой политики и муниципальной службы администрации Ялуторовского района на электронных и бумажных носителях. Отдел кадровой политики и муниципальной службы обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

6.2. В обязанности начальника отдела кадровой политики и муниципальной службы, осуществляющего ведение личных дел муниципальных служащих, входит:

6.2.1. Приобщение документов, указанных в пункте 2.1 настоящего Положения, к личным делам муниципальных служащих.

6.2.2. Обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих.

6.2.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе Российской Федерации", другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением.

6.2.4. Ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.3. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности муниципальной службы.

6.4. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся в управлении делами со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится в отделе кадровой политики и муниципальной службы, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности муниципальной службы.

Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в отделе кадровой политики и муниципальной службы в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.