Приложение 3. Положение об отделе учета и хранения документов управления записи актов гражданского состояния администрации города

Приложение 3 к распоряжению
администрации города
от 31.05.2019 N 676-р

Положение
об отделе учета и хранения документов управления записи актов гражданского состояния администрации города

I. Общие положения

1.1. Отдел учета и хранения документов является структурным подразделением управления записи актов гражданского состояния администрации города (далее - Управление).

1.2. Отдел учета и хранения документов Управления (далее - отдел) в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и иными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Нижневартовска, иными муниципальными правовыми актами города Нижневартовска, Положением об Управлении, настоящим Положением.

1.3. Деятельность отдела координирует и контролирует начальник Управления.

1.4. Местонахождение отдела: 628616, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Нижневартовск, проспект Победы, 18.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

- формирование архивного фонда актов гражданского состояния, обеспечение эффективного ведения архивного дела в установленном законодательством порядке;

- создание надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из записей актов гражданского состояния, иных документов постоянного и временного сроков хранения, образующихся в деятельности Управления;

- обеспечение установленного порядка, повышение качества и доступности результатов предоставления государственной услуги по истребованию личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств;

- внесение исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния с составлением заключения о внесении исправлений, изменений в записи актов гражданского состояния.

III. Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- формирование, обработка и учет книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, иных документов постоянного и временного сроков хранения, образующихся в деятельности Управления, создание надлежащих условий их хранения;

- своевременная передача в Управление записи актов гражданского состояния Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры книг, собранных из записей актов гражданского состояния, метрических книг в целях проведения сверки и дальнейшей передачи их в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;

- выдача повторных свидетельств (справок), иных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния;

- выдача извещений об отсутствии записей актов гражданского состояния;

- составление и передача в установленном порядке статистической отчетности о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- подготовка и передача сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях и порядке, установленных федеральным законодательством;

- осуществление приема граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

- рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, принятие по ним решений в пределах своей компетенции и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

- предоставление государственной услуги по истребованию личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств;

- ведение записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронных документов;

- прием заявлений о предоставлении государственной услуги по компетенции отдела, в том числе в электронной форме с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

- перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг);

- осуществление иных функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска.

IV. Права отдела

В соответствии с возложенными на отдел задачами и для осуществления своих функций отдел имеет право:

4.1. Готовить в пределах своей компетенции проекты распоряжений и постановлений администрации города, распоряжений и приказов Управления.

4.2. Вносить предложения по вопросам совершенствования деятельности отдела для рассмотрения начальником Управления.

4.3. Формировать планы и отчеты о работе отдела в соответствии с установленным порядком.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Штатное расписание отдела, Положение об отделе утверждаются распоряжением администрации города. Должностные инструкции работников отдела утверждаются главой города.

5.2. Отдел возглавляет начальник отдела, права и обязанности которого определяются должностной инструкцией, утвержденной главой города.

5.3. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой города по представлению начальника Управления и по согласованию с управляющим делами администрации города.

5.4. Начальник отдела:

- непосредственно подчиняется начальнику Управления и заместителю начальника Управления;

- руководит деятельностью отдела;

- систематически контролирует, анализирует и оценивает результаты деятельности работников отдела, принимает меры к устранению имеющихся недостатков;

- осуществляет планирование работы отдела, организует выполнение запланированных мероприятий, подготовку отчетов о результатах деятельности отдела;

- несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска и должностной инструкцией.

VI. Ответственность отдела

Всю полноту ответственности за осуществление деятельности отдела, предусмотренной настоящим Положением и другими правовыми актами, несет начальник отдела. Работники отдела несут персональную ответственность в соответствии со своими должностными инструкциями и действующим законодательством.