Приложение А (справочное). Руководство по применению настоящего стандарта

Приложение А
(справочное)

Руководство
по применению настоящего стандарта

А.1 Общие положения

Настоящее приложение носит справочный характер и может потребоваться не всем пользователям настоящего стандарта.

В каждом разделе данного приложения приведена ссылка на соответствующий раздел/подраздел в основной части настоящего стандарта.

А.2 Область применения (см. раздел 1)

Относительно события не может быть сделано заявление, что оно соответствует требованиям настоящего стандарта. Только система менеджмента, т.е. способ планирования и реализации события может соответствовать требованиям настоящего стандарта.

Организатор события или агентство могут принять решение, что только на часть (не на все) реализуемые события, будут распространяться требования настоящего стандарта. В этом случае организация не может заявить о соответствии системы менеджмента всех событий требованиям настоящего стандарта, а только о соответствии системы менеджмента части событий.

Поставщики определят, какая часть их продукции и услуг связаны с событием и включены в систему менеджмента. Только по отношению этим частям можно утверждать о соответствии требованиям настоящего стандарта.

А.3 Понимание особенностей организации и ее условий (см. 4.1)

Для понимания особенностей организации и ее условий необходимо проанализировать основную деятельность организации и ее экологические, социальные и экономические проблемы (дальнейшие рекомендации приведены в приложении С) и воздействие этих проблем. Примером внешних проблем может быть воздействие деятельности организации на окружающую среду, в то время как примером внутренней проблемы может быть подготовка кадров.

Следующие определения, взяты из Руководства ИСО 73:2009:

- внешние условия: внешняя среда, в которой организация стремится достичь своих целей.

Примечание - Внешние условия могут включать в себя:

- культурную, социальную, политическую, юридическую, регулирующую, финансовую, технологическую, экономическую, природную и конкурентную среды на международном, национальном, региональном или местном уровнях;

- ключевые силы и тенденции, оказывающие влияние на цели организации;

- отношения с внешними причастными сторонами, их восприятие и ценности.

- внутренние условия: внутренняя среда, в которой организация стремится достигнуть своих целей.

Примечание - Внутренние условия могут включать в себя:

- управление, организационную структуру, распределение функций ответственности;

- политику, цели, и стратегии их достижения;

- возможности с учетом ресурсов и знаний (например, капитал, время, люди, процессы, системы и технологии);

- информационные системы, потоки информации и процессы принятия решений (как формальные, так и неформальные);

- отношения с внутренними причастными сторонами, их восприятие и ценности;

- культуру организации;

- стандарты, руководства и модели, принятые организацией;

- форму и объем договорных отношений.

А.4 Идентификация и привлечение к работе заинтересованных сторон (см. 4.2)

Идентификацию и привлечение к работе заинтересованных сторон также называют "вовлечением причастных сторон".

Чтобы идентифицировать группу заинтересованных сторон, важно рассмотреть, кого затрагивает или вовлекает связанная с событием деятельность. Это могут быть посетители, участники, исполнители и артисты, местные жители, полиция, местные власти, поставщики и субподрядчики события.

После составления перечня заинтересованных сторон необходимо их известить о применении организацией настоящего стандарта и предоставить копию политики устойчивого развития с предоставлением обратной связи о том, как улучшить устойчивость события и/или каким образом на них будут влиять установленные цели. Обмен информацией с заинтересованными сторонами должен представлять собой непрерывный, а не разовый процесс.

Привлечение к работе заинтересованных сторон выполняют для улучшения понимания экономических, социальных и экологических воздействий деятельности, связанной с событием. Оно также включает в себя деятельность, связанную с полным жизненным циклом события и косвенные воздействия.

В силу уникального характера событий (частоты событий, типологии, и т.д.), привлечение к работе заинтересованных сторон должно соответствовать необходимому уровню сотрудничества. Перечень причастных сторон необходимо составлять для каждого события.

Ниже приведены примеры групп заинтересованных сторон, с которыми обычно проводят консультации:

Примечание - Некоторые заинтересованные стороны могут попасть в несколько различных категорий, например, пожарные и полиция могут быть помещены в цепочку поставок и/или в регулирующий орган.

a) организаторы события, например, менеджеры события, партнеры;

b) владельцы события, например, специальные уполномоченные, спонсоры, учредители и инвесторы;

c) рабочая сила, например, сотрудники, профсоюзы, персонал и волонтеры;

d) цепочка поставок, например, поставщики места проведения события, продукции и услуг (включая спонсоров); эта категория также может включать аварийные и пожарные службы, службу скорой помощи и т.д.;

e) участники, например, ведущие, исполнители, спортсмены, конкуренты и т.д.; эта категория может включать конечных пользователей (потребности конечных пользователей могут быть различны, особенно внимательно надо отнестись к пожилым людям и людям с ограниченными возможностями);

f) посетители, например, потребители, зрители, болельщики, наблюдатели, делегаты (включая конечных пользователей);

g) регулирующие органы, например, органы местного самоуправления и лицензирующие органы, полиция; эта категория может включать в себя правительство и официальных консультантов;

h) сообщество, например, местное сообщество и соседи, в том числе гражданское общество, коренные жители и меньшинства, неправительственные организации (НПО), СМИ, протестующие; эта категория может включать в себя организации сектора (отраслевые организации и ассоциации) и сети; потребительские группы и/или группы защитников окружающей среды, а также организации, представляющие людей с ограниченными возможностями; при рассмотрении проблем различных заинтересованных сторон должны быть учтены потребности людей с ограниченными возможностями.

Заинтересованные стороны могут также включать спонсоров, владельцев и учредителей.

Некоторые заинтересованные стороны могут не принадлежать к организованной группе. Многие заинтересованные стороны не могут быть организованы вообще и по этой причине могут быть не выявлены и забыты. Это может быть особенно важно в случае уязвимых групп и детей/подростков.

Возможные результаты привлечения к работе заинтересованных сторон могут быть получены с применением:

- встреч и собраний;

- опросов и анкетирования;

- социальных СМИ;

- заказов на поставку;

- контрактов;

- обратной связи с потребителем;

- "белой книги";

- меморандума;

- пресс-релиза, статьи;

- информационных бюллетеней;

- секции вопросов и ответов;

- обучения;

- посредничества;

- арбитража;

- социального диалога.

Более детальные рекомендации приведены в таблице А.1.

Таблица А.1 - Перечень заинтересованных сторон

Причастная сторона	Функция
Высшее руководство	Человек или субъект права, который несет заключительную ответственность за принятие решений
Организатор события	Человек или субъект права, который создает и/или управляет всеми или частью аспектов события
Владелец события	Человек или субъект права, который заказывает событие
Менеджер события	Человек или субъект права, который создает и/или управляет всеми аспектами события. Менеджер события не обязательно является владельцем события
Партнер и Спонсор	Организация или человек, который финансирует событие или предоставляет продукцию и услуги вместо финансирования
Учредитель и Инвестор	Организация или человек, который финансирует событие из-за приверженности в нем
Трудовые ресурсы	Группа людей, работающая на организацию или событие
Работник	Человек, которому заплатили, чтобы он выполнил работу, необходимую для реализации события (внештатный сотрудник)
Штатный сотрудник	Человек, который работает для поставки каждого события
Волонтер	Человек, который выполняет работу по собственному желанию без оплаты
Цепочка поставок	Последовательность деятельности или сторон, которые поставляют продукцию или услуги в организацию
Поставщик	Субъект права, который поставляет продукцию, услуги или оборудование для реализации события
Место проведения события	Место, где происходит событие
Аварийные службы	Службы, реагирующие на звонки о происшествиях во время события, то есть пожарные, скорая помощь и т.д.
Участник	Организация или человек, которые принимают активное участие в проведении события
Посетитель	Организация или человек, который принимает участие в событии с основной целью - получение содержания или услуги
Регулирующий орган	Организации, у которых есть полномочия регулировать область бизнеса и/или промышленности
Правительство	Правительство страны
Местный орган самоуправления (например, области, районы, города)	Орган государственной власти, ответственный за выполнение функций правительства в ограниченном районе
Сообщество	Группа организаций и/или людей, которые объединены единой религией, работой и т.д.
Местное сообщество	Проживающие рядом с местом проведения события
Организация, регулирующая сектор экономики (торговые/отраслевые органы)	Торговые/отраслевые органы, с которыми взаимодействует организация
Соответствующая неправительственная организация (например, группы защитников окружающей среды)	Неправительственная организация, некоммерческая организация, которая имеет отношение к цели события/организации
СМИ	Организация или человек, который предоставляет новости и информацию общественности

А.5 Определение области применения системы менеджмента (см. 4.3)

Для определения области применения системы менеджмента, необходимо решить, для какой части событий, серии событий и/или организации будет применен настоящий стандарт. Организатор события, который организует много различных событий, может принять решение о применении настоящего стандарта для единственного события, группы событий или просто использовать систему менеджмента для всех событий. Организация, которая работает поставщиком для организации события, может решить применить настоящий стандарт в той части деятельности, которая поддерживает эту отрасль. Заявление о соответствии частей деятельности настоящему стандарту можно делать в отношении только тех частей, которые разрабатывали в соответствии с настоящим стандартом.

А.6 Принципы устойчивого развития, цели и ценности (см. 4.5)

Организация должна сформулировать свою главную цель в области менеджмента событий. Например, является ли она организатором событий, проводящим множество различных событий каждый год, или поставщиком, предоставляющим инвентарь для организации событий? Организация также должна сформулировать свои корпоративные ценности в отношении устойчивого развития и описать суть своей работы в пределах организации событий. Для этого может быть приведена ссылка на руководство в таблице А.2, основываясь на принципах устойчивого развития по ИСО 26000. Например, организация может заявить, что одной из ее ценностей является "инклюзивность" (когда все услуги или события организации открыты для всех людей, без применения всех форм дискриминации).

Главные принципы устойчивого развития организации должны включать, как минимум, ответственное руководство, инклюзивность, соблюдение этических норм и прозрачность. Дальнейшее руководство по социальной ответственности приведено в ИСО 26000.

Чтобы избежать дискриминации, организация должна применять основной принцип универсальной доступности, установленный в Конвенции ООН о Правах инвалидов, Статья 3, Общие принципы.

Формирование цели и ценностей должно составлять основу деятельности организации в области устойчивого развития. Это должно помочь совместить основную цель организации с деятельностью по устойчивому развитию (в результате чего возрастает прозрачность управления).

Лидерство должно продвигать ценности, которые отражают деловые качества и способ выполнения работы, которые организация имеет или благодаря которым хочет стать известной.

Не должно быть никакого противоречия между принципами, целью и ценностями.

Таблица А.2 - Главные принципы устойчивого развития при проведении событий

Принципы	Вопросы
Инклюзивность	Как идентифицировать тех, кто может оказать влияние на решения и действия или ощутить на себе их влияние (заинтересованные стороны)? Как заинтересованные стороны сообщают о своей точке зрения, и могут ли они делать это регулярно? Как помочь заинтересованным сторонам понять причины решений организации и значения ее действий? Как убедиться, что никакие группы или люди не поставлены в невыгодное положение или не информированы? Существуют ли интересы за пределами непосредственных заинтересованных сторон, которые нужно рассмотреть? Как учесть права и интересы заинтересованных сторон?
Соблюдение этических норм	Как работать с другими сторонами? Как поощрять и развивать разнообразие? Как обеспечить отсутствие взяточничества, злоупотребления, притеснения, коррупции и соучастия в этом? Как продемонстрировать, что решения и действия непредвзяты, и что они соответствуют важным правам, юридическим обязательствам и нормативным документам? Как продемонстрировать внимание к осуществляемым действиям, которые соответствуют всем главным принципам? Как учесть этические нормы при принятии решений? Как обеспечить предотвращение насилия, связанного с употреблением алкоголя и наркотиков?
Ответственное руководство	Приведут ли организационные решения к существенным экологическим (включая биологическое разнообразие) или социальным изменениям или потерям? Если ответ положителен, были ли рассмотрены альтернативные решения? Будет ли использование ресурсов и его последовательное воздействие рассмотрено и подвергнуто мониторингу при выполнении деятельности? Каким образом развивают, передают, применяют и распознают навыки менеджмента устойчивого развития? Как объяснить решения и действия в ситуациях, когда законом не установлены минимальные экологические, социальные или экономические требования безопасности?
Прозрачность	Как обеспечить доступность важной и достоверной информации наиболее экономичным и удобным способом? Каким образом своевременно рассматривают и отвечают на обоснованные отзывы или запросы дополнительной информации? Каким образом документируют, передают и управляют информацией о важных интересах, воздействиях или выгодоприобретателях? Каким образом идентифицируют людей, принимающих решения, а также документируют и сообщают причины принятых решений? Как обеспечить точную передачу информации заинтересованным сторонам?

А.7 Лидерство (см. раздел 5)

Лидерство может быть продемонстрировано, например, с помощью мотивирования и наделения полномочиями людей для повышения результативности СМУС, решений, принимаемых в отношении проблем обмена информацией с временными работниками и партнерами.

А.8 Политика (см. 5.2)

Нижеприведенный перечень устанавливает элементы, которые должна включать политика устойчивого развития, в том числе

- проблемы устойчивого развития, имеющие отношение к области применения;

- обязательство решать проблемы устойчивого развития события;

- установление цели и ценностей;

- обязательство соблюдения всех норм закона, которые относятся к событию и/или организации, например, требования к обеспечению здоровья и безопасности, норм шума, норм выбросов, обязательства по предотвращению дискриминации;

- обязательство по постоянному улучшению и ежегодному улучшению функционирования организации или проведения каждого события.

Политика устойчивого развития должна быть подписана высшим руководством.

Организации могут иметь существующую документацию, разработанную для других стандартов, которые они могут использовать в качестве стартовой точки для своей политики устойчивого развития. Примеры и руководство по разработке элементов политики устойчивого развития приведены в ИСО 14001 и ИСО 26000.

Юридические и другие требования не должны быть ограничены требованиями, непосредственно применимыми к менеджменту событий. Например, организаторы/владельцы событий, собирают, передают и/или обрабатывают персональные данные и должны иметь обязательство по защите безопасности такой информации и конфиденциальности участников, временных работников и/или партнеров/поставщиков.

Организации, выполняющие работу в соответствии с настоящим стандартом, должны потребовать от своих поставщиков содействия улучшению СМУС. Политика устойчивого развития должна быть полезной в идентификации желательных требований (к продукции, средствам, поставщикам услуг, конкурсным условиям и условиям контракта).

Приверженность лидерству в пределах области управления устойчивостью событий должна соответствовать размеру и влиянию организации. Лидерство может включать в себя применение новых практик обеспечения устойчивости или поощрение устойчивого развития посредством соответствующего обмена информацией.

Вопросы наследия могут включать в себя средства, инфраструктуру, рабочую силу, знания, универсальную доступность, концепцию, дух события, использование земли после проведения события, изменения в сознании жителей и т.д.

А.9 Рассмотрение риска и благоприятных возможностей (см. 6.1)

Для рассмотрения риска и благоприятных возможностей необходимо рассмотреть внешние и внутренние вопросы, относящиеся к организации и ее заинтересованным сторонам, и идентифицировать возможные положительные или отрицательные последствия, которые могут возникнуть до, во время или после запланированной деятельности. Примеры включают в себя безопасность посетителей, загрязнение воды или воздействия на местную экономику (дальнейшее руководство приведено в приложении С).

А.10 Идентификация и оценка проблем (см. 6.1.2)

Для идентификации и оценки проблем должна быть выбрана методология по оценке значимости прямых и косвенных проблем.

Руководство, приведенное в ИСО 26000, может помочь определить проблемы, требующие рассмотрения и методы их оценки, например, может быть проведено собрание руководителей отделов для коллективного обсуждения главных воздействий события или части события.

Необходимо решить, насколько серьезны воздействия, и определить проблемы, которые должны быть рассмотрены. Выделенные проблемы и цели необходимо обсудить с заинтересованными сторонами. После определения проблем могут быть установлены цели и задачи для улучшения.

Например, может быть определено, что наибольшей проблемой является загрязнение воздуха выбросами углекислого газа, одноокиси, окисей азота и диоксида серы транспортными средствами посетителей события.

На этом этапе организация должна определить, что является положительными и отрицательными аспектами устойчивого развития.

Примечание - Дальнейшее руководство по идентификации проблем приведено в приложении С.

Так как у организации может быть много проблем устойчивого развития, она должна установить критерии и метод определения существенных проблем. Не существует единственного метода определения существенных проблем в области устойчивого развития. Однако, используемый метод должен обеспечивать непротиворечивые результаты, а также устанавливать и применять критерии оценки.

Организация должна выявить проблемы, которые она контролирует и проблемы, на которые она оказывает влияние. Оценка должна также идентифицировать проблемы, которые приведут к существенным последствиям, которыми организация не сможет управлять или влиять на них.

При идентификации и оценке существенных проблем в области устойчивого развития организация должна рассмотреть потребности сохранения информации в хронологических целях, а также ее использования при проектировании и внедрении СМУС.

А.11 Юридические и другие требования (см. 6.1.3)

Эти требования могут включать текущие и появляющиеся:

а) требования национального законодательства;

b) требования регионального законодательства (области/округа/района);

c) требования местного правительства.

Другими требованиями, имеющими отношение к организации, являются:

- соглашения с органами государственной власти;

- соглашения с потребителями;

- нерегулирующие руководства;

- добровольные принципы или своды правил;

- добровольная экологическая маркировка или обязательства ответственного руководства в отношении продукции;

- требования торговых ассоциаций;

- соглашения с общественными группами или неправительственными организациями;

- общественные обязательства организации или ее головной организации;

- корпоративные требования/требования компании;

- международные конвенции, соглашения и договора, например, международные соглашения, продвигаемые организациями, такими как Организация Объединенных Наций или Международная организация труда.

Определение взаимосвязи юридических и других требований с проблемами устойчивого развития организации, обычно выполняют при идентификации этих требований, поэтому для этого не обязательно вводить отдельную или дополнительную процедуру.

В случае, когда законом не установлены минимальные экологические, социальные или экономические требования безопасности, организация должна стремиться применять международный передовой опыт, не противоречащий национальному законодательству (см. ИСО 26000).

А.12 Цели устойчивости событий и их достижение (см. 6.2)

Необходимо рассмотреть соотношение целей и проблем устойчивого развития.

Для установления целей и целевых показателей необходимы консультации с заинтересованными сторонами.

Например, как отмечено в разделе А.10, самой большой проблемой может быть загрязнение воздуха транспортными средствами посетителей события. Цель может состоять в сокращении выбросов от средств доставки на 25 %, и выбросов, связанных с перемещением посетителей к месту события на 25 %. Чтобы это сделать, необходимо определить расстояние перемещения транспорта и рассмотреть использование грузовой компании, которая сможет использовать меньшее количество транспортных средств для доставки, предоставление общественного транспорта для посетителей, снижение цены билетов для групповых посещений и использование схем автомобильной кооперации.

С практической точки зрения усилия, необходимые для обработки проблем устойчивого развития, должны быть пропорциональны характеру и значимости идентифицированных проблем.

Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, обоснованными и иметь установленный срок достижения. При установлении целей необходимо рассмотреть все возможные методы обработки проблем. Необходимо рассмотреть возможность использования новых и/или инновационных технологий (например, локального компостирования пищевых отходов или использования новых сетевых инструментов совместно с заинтересованными сторонами). При планировании и строительстве новых мест проведения событий необходимо уделить внимание проблемам наследия, таким как воздействия на местные сообщества, универсальную доступность и глобальную среду, а так же потенциальному долгосрочному использованию новых объектов. Также должно быть уделено внимание повышению осведомленности пользователей о проблемах устойчивого развития.

Следует установить стимулирующие целевые показатели работы, особенно когда существуют большие возможности достижения целей. Целевые показатели должны быть по возможности измеримыми, и учитывать технологические, финансовые, операционные и деловые требования и особенности организации и наследие события.

Зачастую существует более одного подхода, который может быть осуществлен для предоставления решения. Эти подходы называют альтернативными планами. Заключительным планом является подход, который принят для реализации события.

Не все целевые показатели могут быть достигнуты. Следовательно, заключительный план может представлять собой оптимальный компромисс между диапазоном целей/целевых показателей. Например, одно место проведения событий может быть более подходящим с точки зрения удобства сооружений (например, для доступа людей с ограниченными возможностями), однако, у другого места могут быть лучшие транспортные пути, что предоставляет возможность снизить воздействия, связанные с транспортом. Решение, какое место проведения события использовать, может быть сделано на основе анализа нерешенных проблем за предыдущие годы.

Целевые показатели должны быть количественно определены по возможности вместе с ключевыми показателями эффективности. Организации следует идентифицировать показатели, которые должны помочь установить сравнительную и последовательную оценку событий. Вся информация должна быть записана в заключительном плане.

Примечание - Целевые показатели соответствуют минимальному приемлемому уровню выполнения.

Необходимо отметить, что требования по достижению одинакового уровня выполнения для каждой цели не существует.

Организация должна идентифицировать показатели, которые могут способствовать последовательной сравнительной оценке различных событий.

А.13 Ресурсы (см. 7.1),

Необходимо выделить ресурсы для успешного внедрения СМУС. На стадии планирования события надо оценить требования к ресурсам и документировать предоставление необходимых ресурсов.

При распределении ресурсов необходимо рассмотреть характер и масштаб деятельности, связанной с событием, а также частоту проведения и продолжительность события.

a) Укомплектование персоналом, экспертиза, обучение

Организация должна обеспечить необходимые навыки и знания для внедрения СМУС. Это может быть сделано посредством найма квалифицированного штата, обучения и повышения квалификации имеющегося штата, с помощью волонтеров, опытных и хорошо осведомленных поставщиков, или с помощью заключения контракта с опытными консультантами или советниками.

Необходимо выполнить оценку квалификации персонала, необходимой для достижения целей, а также соотношения выгод и затрат от использования квалифицированного штата, полученных знаний, в том числе о наследии события, цепочке поставок, сообществе и т.п.

b) Инфраструктура и технология

Необходимо провести оценку требований и распределения оборудования, материалов, продукции, поставок и услуг для успешного внедрения СМУС и достижения ее целей.

Уровень инвестиций в инфраструктуру и технологии должен быть оценен по отношению к выгоде достижения целей устойчивого развития. Инвестиции в инфраструктуру и технологии должны быть соразмерны с характером и масштабом события. Следует учитывать возможности наследия инфраструктуры и технологических ресурсов после события.

c) Финансы

Предоставление соответствующих ресурсов для внедрения СМУС зачастую оказывает воздействие на бюджет. Необходимо оценить финансовое воздействие обеспечения необходимыми ресурсами, провести анализ рентабельности и рассмотреть последствия для финансового планирования и движения денежной наличности от распределения ресурсов.

А.14 Компетентность (см. 7.2)

Руководство должно определить уровень опыта, компетентности и подготовки, необходимый для обеспечения способности персонала внедрить систему менеджмента устойчивости событий.

Следует идентифицировать осведомленность, знания и навыки, необходимые каждому сотруднику, наделенному ответственностью и полномочиями для выполнения задач, поставленных организацией. Они могут быть документированы в должностной инструкции, планах обучения или соглашении о предоставлении услуг. В документацию также может быть включена информация о риске для конкретного сотрудника и других людей, связанных с его работой.

Осведомленность, знание, понимание и компетентность могут быть получены или улучшены с помощью обучения или приобретения опыта работы.

Организация должна потребовать, чтобы подрядчики, работающие под ее руководством, были в состоянии продемонстрировать, что их работники имеют необходимую компетентность и/или подходящую подготовку.

Программы обучения и переподготовки могут периодически пересматриваться и обновляться для подтверждения того, что компетентность организации достаточна, а воздействия ее новой политики на заинтересованные стороны и связанные с этим потребности обучения идентифицированы и предоставлены.

Программа обучения может включать в себя освоение:

a) политики устойчивого развития, процессов и требований;

b) существенных проблем устойчивого развития, методов и желаемых результатов;

c) проблем юридического соответствия;

d) последствий несоответствия политике устойчивого развития процессам и требованиям;

e) практических и технических навыков для поставки устойчивого события;

f) подхода системы менеджмента.

А.15 Обмен информацией (см. 7.4)

Обмен информацией важен для обеспечения результативности работы СМУС. Методы внутреннего обмена информацией могут включать в себя регулярные встречи рабочей группы, информационные бюллетени, информационные табло и сайты внутренней сети, а также различные формы представления информации, например, с помощью шрифта Брайля, голосового сообщения и языка жестов.

Необходимо внедрить процедуру внешнего обмена информацией с поставщиками и другими заинтересованными сторонами. Эта процедура может включать в себя диалог с заинтересованными сторонами и рассмотрение их проблем. Организация должна учесть точки зрения и потребность в информации всех заинтересованных сторон.

Внешний обмен информацией может включать в себя использование соответствующих сертифицированных программ, продукции, услуг, стандартов и свидетельств или соответствие им.

При представлении отчетов внешним сторонам должен быть использован распространенный формат, позволяющий внешним сторонам сравнивать выполнение похожих событий. Распространенный формат может быть установлен законодательством, стандартами бухгалтерского учета и другими организациями.

Руководство по обмену информацией в области окружающей среды приведено в ИСО 14063.

Руководство по организации обмена информацией приведено в ИСО 26000.

А.16 Документация (см. 7.5)

Документацию следует регулярно пересматривать и обновлять.

Документация СМУС, а также записи проблем, возникающих в результате ее выполнения для события, важна для демонстрации прозрачности и ответственности, а так же предоставления возможностей проверки третьей стороне.

Документация должна быть пропорциональной и соответствующей СМУС и проблемам. Протоколы заседаний, электронные письма и другие менее формальные или менее сосредоточенные на системе менеджмента виды обмена информацией часто обеспечивают достаточную документацию.

Организации, собирающие данные о заинтересованных сторонах, могут подпадать под требования национального законодательства.

Подразделами настоящего стандарта, требующими документирования, являются:

a) Идентификация и привлечение к работе заинтересованных сторон (4.2).

b) Определение области применения СМУС (4.3).

c) Принципы устойчивого развития, цели и ценности (4.5).

d) Политика (5.2).

e) Функции, ответственность и полномочия (5.3).

f) Идентификация и оценка проблем (6.1.2).

g) Цели устойчивости событий и их достижение (6.2).

h) Управление цепочкой поставок (8.3).

i) Мониторинг, измерение, анализ и оценка (9.2).

j) Несоответствия и корректирующие действия (10.1).

Рекомендуется установить и документировать процедуры хранения, обработки, распределения и уничтожения всех документов, включая конфиденциальные записи для обеспечения безопасности такой информации и личных данных участников, сотрудников и/или партнеров/поставщиков.

Выражение "управление документацией" относится к записям, описанным в ИСО 9001.

Необходимо уделять внимание доступности документации (см. Руководство ИСО/МЭК 71).

А.17 Планирование и контроль (см. 8.1)

Для планирования и контроля деятельности, важно убедиться, что:

a) сотрудники знают свои функции и обязанности;

b) сотрудники обучены выполнению своих задач;

c) установлены правильные алгоритмы достижения целей;

d) заключены необходимые контракты с поставщиками, а управление поставками результативно;

е) обмен информацией с заинтересованными сторонами является открытым;

f) имеется документация, подтверждающая, что система работает результативно.

Необходимо оценить действия, связанные с идентифицированными существенными проблемами, и убедиться, что их выполнение допускает управление возможными воздействиями, неблагоприятными для выполнения политики устойчивого развития и целей организации, или способствует уменьшению этих воздействий. Оценка должна включать в себя все части действий, в том числе выполняемых по контракту или договору аутсорсинга.

Настоящий стандарт основан на процессном подходе. В соответствии с ИСО 9000:2005, 3.4, процесс - это "набор взаимосвязанных или взаимодействующих действий, преобразовывающих входы в выходы". В соответствии с ИСО 9000:2005, 3.4.5, процедура - "установленный способ выполнения деятельности или процесса". Процесс может включать в себя процедуры. Ни процессы, ни процедуры не нуждаются в документировании, за исключением случаев, когда отсутствие документации приводит к нерезультативному осуществлению системы менеджмента.

В некоторых ситуациях, формализованные процедуры и/или документированные процессы важны, поскольку их отсутствие может привести к отклонению от ценностей, политики устойчивого развития и целей организации.

Ценность документированной процедуры состоит в том, что она сохраняет необходимые знания и способствует обеспечению общего процесса поставки. Она обеспечивает одинаковое выполнение процедуры разными людьми. Чрезмерно жесткие процедуры могут ограничить творческое и новаторское мышление при управлении событиями.

Если возможно, систему менеджмента устойчивости событий, разработанную для одного события, можно адаптировать и усовершенствовать для применения к другим событиям, что позволит сэкономить усилия в начале цикла менеджмента событий.

По возможности, такие процедуры должны охватывать чрезвычайные ситуации и поставщиков. Необходимо установить, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры идентификации чрезвычайных ситуаций и несчастных случаев, которые могут воздействовать на устойчивость события, и определить меры реагирования на них. Следует периодически анализировать, и, при необходимости, пересматривать готовность к чрезвычайным ситуациям и процедуры реагирования при возникновении инцидентов и чрезвычайных ситуаций.

Выполнение действий по управлению риском и благоприятными возможностями требует определения навыков, компетентности и подготовки участников цепочки поставок (подрядчиков, консультантов и советников).

А.18 Управление цепочкой поставок (см. 8.3)

Дополнительные рекомендации по управлению цепочкой поставок приведены в приложении В.

А.19 Выполнение принципов устойчивого развития (см. 9.1)

При внедрении подхода оценки реального и целевого функционирования системы (на основе критериев достижения установленной цели и соблюдения ценностей) могут быть применены различные теоретические концепции и практические методы, например, использование матрицы зрелости (см. BS 8900:2006). В этом подходе, отдельные проблемы, идентифицированные в 6.1.2, категоризированы в соответствии с принципами устойчивого развития, относящимися к менеджменту событий.

Следует регулярно отслеживать и анализировать прогресс постоянного улучшения. Примером может служить матрица зрелости, которая является моделью, основанной на сопоставлении желаемого или достигнутого уровня функционирования с установленным (см. таблицу А.3).

Необходимо подготовить матрицу зрелости или применить аналогичный метод, основываясь на примере, приведенном в таблице А.3, и учесть принципы (см. руководство в таблице А.2) и методы, важные для организации.

Следует определить фактическое состояние в матрице зрелости, с помощью идентификации наиболее применимых критериев. Особое внимание следует уделить областям, которые были идентифицированы как слабые места или потенциальные области развития.

Матрица должна быть актуализируемой для отражения изменяющихся условий. Состояние организации, отображенное матрицей, должно быть использовано при анализе процесса и/или для демонстрации прогресса устойчивого развития заинтересованным сторонам.

Для обеспечения более легкого доступа к информации заинтересованным сторонам рекомендуется использовать компьютеры, интернет и другие прогрессивные технологии.

Какой бы стратегический подход оценки функционирования ни был принят, для сохранения соответствия настоящему стандарту необходимо, чтобы этот подход обеспечивал возможность демонстрации прогресса устойчивого развития.

Таблица А.3 - Пример матрицы зрелости: подход, принятый организацией для оценки устойчивости

Принцип	Минимальный	Улучшенный	Максимальный
Инклюзивность (вовлеченность) Уровень привлечения к работе заинтересованных сторон и способ идентификации и обработки проблем	Проводятся консультации с ограниченным количеством причастных сторон, с раскрытием ограниченного количества информации. Причастным сторонам предоставлено ограниченное количество вариантов их вовлечения в работу. Ограничено время и ресурсы, предоставляемые для идентификации проблем	Сформулирован полный перечень причастных сторон. Всем причастным сторонам дана возможность обратной связи. Рассмотрены ключевые проблемы. Опыт, полученный при рассмотрении ключевых проблем, передается соответствующим заинтересованным сторонам, включая использование полученных знаний, как часть маркетинга с целью создания конкурентного преимущества	Проводятся постоянные консультации с причастными сторонами, постоянное обучение причастных сторон. Проблемы анализируют структурированным способом. Приняты меры по обработке всех проблем. При обработке проблем проводят анализ обратной связи с причастными сторонами
Соблюдение этических норм	Краткосрочная выгода. Получение немедленной финансовой прибыли и преимуществ для репутации. Реагирование в ответ на давление акционеров/причастных сторон. Минимальная реакция на тенденции рынка	Рассмотрение влияния развития на репутацию организации или ее риск. Реакция в ответ на поведение других компаний в отношении устойчивости	Долгосрочное коммерческое развитие и прибыль. Внедрение устойчивости как стратегического процесса и преимущества. Применение широкой организационной стратегии, включая концепцию развития бизнеса, миссию и цели
Уровень открытости, честности и прозрачности	Применение стандартов только когда это потребует закон. Применение инициатив в области устойчивости только когда этого требует закон	Применение стандартов, которые могут влиять на репутацию организации. Применение стандартов, которые относятся к концепции развития бизнеса и миссии организации. Применение инициатив устойчивости под давлением акционеров (например, программы привлечения к работе сообщества)	Применение всех новых отраслевых стандартов. Понятно написанная и доведенная до сведения персонала политика в области устойчивого развития. Сотрудники, поставщики, причастные стороны осведомлены, понимают и действуют в соответствии с политикой устойчивого развития
Ответственное руководство	Соблюдение только требований закона. Устойчивости не уделено особого внимания	Устойчивость в области связей с общественностью/маркетинга. Существует базовая внутренняя программа устойчивости, вовлекающая ограниченное количество сотрудников	Все сотрудники хорошо подготовлены и способны изменить способы работы и увеличить устойчивость с использованием схем награждения/поощрения. Полученным опытом делятся с соответствующими внешними сторонами
Подход к работе с поставщиками, причастными сторонами, внутренними командами	Предоставление минимальной подготовки. Специализированное обучение в области устойчивости не проводится	Новые сотрудники проходят обучение в области устойчивости. Доступен ограниченный план обучения	Все сотрудники хорошо подготовлены и способны изменить способы работы и увеличить устойчивость с использованием схем награждения/поощрения. Полученным опытом делятся с соответствующими внешними сторонами
	Поставщиков выбирают только по критерию цены. Оплата поставщику максимально отсрочена	Оплату работ поставщика осуществляют в пределах установленного периода времени. Рассматривают некоторые факторы устойчивости, включая местоположение поставщика и типы используемых материалов	Оплату работ поставщика производят немедленно. Существует стратегия приобретения устойчивости. Поставщиков просят раскрыть свою стратегию устойчивого развития и продемонстрировать приверженность устойчивости. Для поставщиков рассматривают все факторы, включая местоположение, используемый транспорт, используемые материалы, стоимость, трудоустройство при равных возможностях, занятость людей с ограниченными возможностями и распоряжение материалами после срока службы. Помощь и поддержка в образовании, предоставляемая малым поставщикам, или поставщикам, плохо знакомым с устойчивостью
	Оценку не проводят. Нехватка знаний для выполнения оценки в области экологии	Применяют базовые экологические политики и стандарты. Проводят базовое внутреннее обучение в области экологической оценки	Рассматривают потенциальные риски и воздействия на окружающую среду, решения принимают исходя из результатов рассмотрения
Прозрачность. Уровень ясности подхода	Нет реакции на обратную связь и она не рассматривается в качестве опыта, который следует учитывать в будущем	Обратную связь рассматривает только руководство среднего звена. Принимают ограниченные меры реагирования	Полученный опыт учитывают на всех уровнях компании. Осуществляют действия, исходя из этого опыта
Влияние на будущее	Влияние не рассматривают, никто не предоставляет отчеты по устойчивости	Рассматривают некоторые элементы	Рассматривают все элементы. Составляют отчеты и представляют их причастным сторонам

А.20 Мониторинг и измерение (см. 9.2)

На данном этапе важно убедиться, что внедрена процедура измерений, позволяющая оценить достижение установленных целей, и обеспечивающая предупреждение в случае возникновения высокого риска недостижения цели. Также важно проверить, как работает система менеджмента по применению полученного опыта при подготовке следующего события с целью улучшения его выполнения. Мониторинг соответствия не должен быть обременительным процессом. Корректирующие действия, например, при поставке неподходящего оборудования или слишком высокой громкости звука, обычно выполняют незамедлительно без высокой формализации. Однако, для выполнения некоторых требований и целей может понадобиться график мониторинга, выполняемого компетентными операторами, и/или выполнение корректирующего действия, которое должно быть назначено путем консультаций с участием нескольких специалистов.

Должны быть установлены количественные измеримые цели или индикаторы выполнения для отслеживания прогресса в области постоянного улучшения. Индикаторы выполнения должны учитывать масштаб, значение, область применения и особенности связанных с событием действий, например, количество отходов, или уровень участия в событии людей с ограниченными возможностями.

Если это применимо и целесообразно, должны быть установлены базовые измерения для каждого индикатора выполнения с целью обеспечения возможности демонстрации постоянного улучшения. В случае, когда установлены цели, требующие применения оборудования для мониторинга ключевых показателей эффективности (например, для измерения объема отходов), оборудование необходимо сохранять и обслуживать для получения точных данных.

Если для поставщиков установлены требования, относящиеся к устойчивости развития, организация должна включать эти требования в область применения системы менеджмента.

А.21 Внутренний аудит (см. 9.3)

Аудит системы менеджмента необходимо проводить в соответствии с требованиями системы менеджмента устойчивости событий. Внутренний аудит системы менеджмента в соответствии с требованиями настоящего стандарта, может быть выполнен персоналом организации или внешними сторонами, выбранными организацией. В любом случае персонал, выполняющий аудит, должен быть компетентным, беспристрастным и объективным. В небольших организациях независимость аудитора может быть обеспечена отсутствием у него ответственности за выполнение проверяемой деятельности.

А.22 Анализ менеджмента со стороны руководства (см. 9.4)

Важно обеспечить выполнение анализа менеджмента со стороны руководства действующей СМУС. Это необходимо для проверки того, что система продолжает работать результативно в режиме постоянного улучшения. В процессе анализа необходимо оценить достижения в выполнении главных принципов устойчивого развития. Для этого можно использовать различные методы измерений, и матрицу зрелости. По результатам анализа должны быть разработаны рекомендации по улучшению и проверено выполнение целей и задач.

Анализ менеджмента со стороны руководства должен охватывать область применения СМУС, но не обязательно все элементы должны быть проанализированы, а процесс анализа может происходить в течение некоторого периода времени. Для выполнения анализа не обязательно ждать пока событие будет реализовано.

А.23 Несоответствия и корректирующие действия (см. 10.1)

Несоответствия возникают вследствие невыполнения требований и должны быть оценены с точки зрения их серьезности и возможных последствий. Организация должна идентифицировать источники проблемы и устранить причины несоответствий.

Существует много способов определения причин несоответствия. Инвестиции в корректирующие действия должны быть адекватны воздействию рассматриваемой проблемы. Организация должна убедиться, что сотрудники, вовлеченные в исследование и устранение несоответствий, компетентны, опытны и хорошо осведомлены. Результативное выполнение корректирующих действий должно предотвратить повторное возникновение несоответствий.

А.24 Заявление о соответствии

После внедрения системы менеджмента используют несколько способов заявления о соответствии:

a) заявление о соответствии требованиям настоящего стандарта;

b) заявление о соответствии по результатам аудита, проведенного второй стороной, т.е. одним из поставщиков или заинтересованных сторон;

c) сертификация системы с привлечением третьей стороны за счет средств организации.