Приложение. 10-й Международный форум о программе проставления электронных апостилей (e-APP)

Приложение

10-й Международный форум о программе проставления электронных апостилей (e-APP)

Заключения и рекомендации

Первого ноября 2016 г. более 180 экспертов более чем из 65 государств (являющихся Договаривающимися сторонами Конвенции и не являющихся ее Договаривающимися сторонами), а также иные приглашенные наблюдатели собрались в Гааге, Нидерланды, для участия в 10-м Международном форуме по программе проставления электронных апостилей (e-APP), что является самым большим числом участников за всю историю реализации программы e-APP.

Форум был организован Постоянным Бюро и приурочен к заседанию SC по практическому применению Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Конвенция об апостиле или Конвенция).

Участники подчеркнули, что интерес к Конвенции об апостиле и программе проставления электронных апостилей продолжает расти, ожидается присоединение к Конвенции многих стран и рассматривается вопрос о дальнейшей реализации программы e-APP.

Учитывая, что это 10-й подобный форум и признавая ценность предыдущих форумов, участники приняли решение отметить событие путем объединения многочисленных Заключений и рекомендаций (C&R) предыдущих форумов в дополнение к принятым новым Заключениям в целях создания следующего официального сборника Заключений и рекомендаций форума о программе e-APP, который был единогласно согласован:

Программа проставления электронных апостилей (e-APP) в целом

1. Участники с большим удовлетворением отметили, что более 200 компетентных органов из 29 Договаривающихся сторон на сегодняшний день имплементировали один или оба компонента программы e-APP. В частности, они приветствовали юрисдикции, которые присоединились к программе e-APP после проведения в 2014 г. Гонконгского форума, а именно Австралию, Австрию, Бразилию, Чили, Румынию, Таджикистан и один регион Мексики (Южная Нижняя Калифорния). Кроме того, участники поздравили те Договаривающиеся стороны, которые находятся в процессе имплементации одного или обоих компонентов программы e-APP. Участники с удовлетворением отметили, что высокий процент вновь вступивших Договаривающихся сторон присоединяется и к программе e-APP.

2. Участники вновь подчеркнули, что программа e-APP обеспечивает Конвенции об апостиле возможность постоянно совершенствоваться. Они напомнили о ценности программы e-APP как инструмента содействия более широкому безопасному и эффективному действию Конвенции. Кроме того, участники отметили продолжающийся рост проставления электронных апостилей, постоянно повышающийся на них спрос, а также увеличение количества проверок апостилей с помощью электронных реестров.

3. Участники вновь подчеркнули, что дух и буква Конвенции об апостиле не может служить препятствием в использовании современной технологии, и ее применение и действие может быть улучшено в дальнейшем посредством использования указанной технологии.

4. Участники настоятельно рекомендовали действующим и будущим компетентным органам рассмотреть возможность имплементации обоих компонентов программы e-APP. В этом направлении участники отметили возрастающую легкость имплементации указанных компонентов, главным образом благодаря растущему количеству Договаривающихся сторон, которые имеют необходимый имплементационный опыт. Указанные Договаривающиеся стороны доступны для проведения консультаций и оказания помощи новым Договаривающимся сторонам, особенно в том, что касается решения вопросов конфиденциальности, безопасности, технологических и иных вопросов. Таким образом, участники подтверждают, что эффективное сотрудничество между компетентными органами в отношении имплементации программы e-APP будет способствовать развитию надлежащей практики, а также будет повышать осведомленность среди органов различных действующих систем e-APP.

5. Участники вновь подтвердили надлежащую практику информирования Постоянного Бюро Гаагской конференции в случаях, если Договаривающиеся стороны начинают проставлять электронные апостили или вести электронные реестры. В прошлом некоторые Договаривающиеся стороны также уведомляли об этом депозитарий (например, Министерство внутренних дел Королевства Нидерландов).

6. Участники с заинтересованностью отметили опубликованную информацию об изменениях и обновленную информацию, представленную экспертами из числа приглашенных лиц от Договаривающихся сторон и от приглашенных наблюдателей. В частности, форум с большим интересом отметил инициативы Ассоциации управления цифровыми объектами (DONA) и международного научно-исследовательского проекта InterPARES, признавая практическую ценность использования обширных возможностей таких технологий, как Система управления, хранение документов в Облаке и блокчейн. Участники были приглашены продолжить изучение актуальности указанных и иных технологий программы e-APP.

Электронные апостили

7. Участники отметили, что в настоящий момент между Договаривающимися сторонами Конвенции используются две разные системы, касающиеся проставления электронных апостилей: динамическая система и статическая система, первая из которых используется большинством Договаривающихся сторон, которые имплементировали компонент "электронный апостиль", а вторая - одной Договаривающейся Стороной. В соответствии с динамической системой электронный файл, содержащий электронный апостиль и электронный официальный документ, передается в электронной форме от "государства происхождения" в "государство назначения"*(6). После этого электронный апостиль должен быть проверен в электронном реестре компетентного органа. В соответствии со статической системой электронный файл, содержащий электронный апостиль и электронный официальный документ, содержится в хранилище данных компетентного органа (обычно в его электронном реестре) и не передается. В дальнейшем файл может быть просмотрен заявителем и/или получателем путем получения доступа к хранилищу данных компетентного органа.

8. Участники отметили, что несмотря на различия между системами, касающимся проставления электронных апостилей, обе системы хорошо зарекомендовали себя на практике. Несколько Договаривающихся сторон сообщили о полученных положительных отзывах, касающихся проставления ими электронных апостилей.

9. Участники отметили увеличение количества электронных официальных документов, выданных в разных странах мира, а также отметили, что электронные апостили являются единственным решением для апостилирования электронных официальных документов в их первоначальном формате. Участники отметили, что некоторые Договаривающиеся стороны, которые не имплементировали компонент "электронный апостиль", в настоящее время проставляют письменные апостили для электронных официальных документов. Это осуществляется путем прикрепления апостиля, оформленного на бумажном носителе, к распечатке электронного официального документа, что, как представляется, может подорвать цель и практическую ценность электронных официальных документов. На практике электронные апостили являются единственным решением для апостилирования электронных официальных документов, сохраняя тем самым преимущества указанных документов в отношении безопасности, оперативности и легкости передачи.

10. Участники также отметили, что компетентные органы все чаще проставляют электронные апостили для письменных официальных документов, которые впоследствии сканируются или оцифровываются. Законодательством проставляющей апостиль стороны определяется, каким образом и кем письменные официальные документы должны быть отсканированы или оцифрованы. Участники отметили различные практики и вновь подтвердили основную функцию компетентных органов по проверке аутентичности официальных документов и необходимость принятия практик, которые позволяют оценивать подлинный характер всех документов, представленных в качестве официальных документов для проставления апостиля.

11. Участники отметили, что некоторые компетентные органы начали проставлять исключительно электронные апостили и для электронных официальных документов, и для письменных официальных документов, которые впоследствии сканируются и оцифровываются. В указанных юрисдикциях апостили на бумажном носителе больше не проставляются, и исключительно электронные апостили подлежат проставлению на официальных документах.

12. Участники признали преимущества использования современных технологий при оказании услуг по проставлению апостиля (в том числе сокращение общего срока проставления апостиля) и отметили, что как минимум одна Договаривающаяся сторона (Колумбия) внедрила онлайн-услугу проставления электронного апостиля, которая доступна 24 часа в сутки семь дней в неделю. Кроме того, использование современных технологий способствует реализации одностадийного процесса (например, отсутствует необходимость предварительной аутентификации в пределах "государства происхождения" до того, как официальный документ может быть представлен компетентному органу для апостилирования).

13. Участники отметили, что некоторые юрисдикции, применяющие программу e-APP, приняли законодательные или регламентарные положения, специально предназначенные для обеспечения своим компетентным органам возможности проставления электронных апостилей, тогда как другие юрисдикции не увидели необходимости в принятии указанных мер. Законодательством проставляющей апостиль стороны определяется необходимость применения указанных мер (см. также Заключения и рекомендации N 18).

14. Участники также напомнили, что апостили в электронной или письменной форме должны быть скреплены с соответствующим официальным документом (Статья 4 Конвенции об апостиле).

Принятие электронных апостилей

15. Участники вновь подчеркнули основной принцип Конвенции, в соответствии с которым апостиль, проставленный в установленном порядке одной Договаривающейся стороной, должен быть принят другими договаривающимися сторонами; участники форума подчеркнули, что указанный принцип в равной мере применяется к электронным апостилям, проставленным в соответствии с национальным законодательством проставляющей апостиль стороны. Нераспространение указанного основного принципа на электронные апостили наделило бы принимающие стороны более широкими полномочиями в электронной среде, чем они имеют в условиях проставления письменных апостилей. Такой двойной стандарт был бы нежелательным и неудовлетворительным, так как использование электронных апостилей предлагает более высокий стандарт безопасности, чем письменные апостили, потому что письменные апостили могут быть легче сфальсифицированы или подделаны, чем электронные апостили. Указанное принятие иностранных апостилей также опирается на тот факт, что большинство Договаривающихся сторон приняло законодательство о том, что электронные подписи являются функциональным аналогом рукописных (живых) подписей. Наконец, участники форума подчеркнули огромное преимущество параллельного использования электронных реестров в тех случаях, если и когда компетентные органы проставляют электронные апостили; возможность также проверить происхождение электронного апостиля в соответствующем электронном реестре должна обеспечить получателей электронных апостилей всеми необходимыми гарантиями.

16. Участники отметили, что "государство назначения" не может отказать в принятии электронных апостилей на том основании, что "государство происхождения" или "государство назначения" не имеют законодательства, касающегося электронных апостилей. Кроме того, участники напомнили, что апостили, независимо от того, проставлены они в письменной или в электронной форме, не влияют на приемлемость, допустимость или доказательственную силу основного официального документа.

17. Были рассмотрены типовые законодательные акты, обнародованные ЮНСИТРАЛом, касающиеся вопросов регулирования электронной торговли и электронных подписей. Участники были приглашены провести работу со своими компетентными органами в целях обеспечения в допустимых случаях того, чтобы национальное законодательство отвечало требованиям получения основных официальных документов в электронной форме для сокращения, насколько это возможно, риска отказа в принятии основных официальных документов в "государстве назначения".

18. Участники отметили, что электронные апостили получают широкое признание и представляют большой интерес для пользователей. В случаях если имели место факты отказов на том основании, что основной официальный документ должен быть представлен в письменной форме в соответствии с национальным законодательством "страны назначения", компетентные органы предприняли ряд действий, таких как обращение в дипломатическую миссию "государства назначения" и вступление в диалог, в целях более подробного разъяснения процесса проставления апостилей с целью устранения проблем, касающихся безопасности, и решения иных вопросов. В результате указанного диалога некоторые компетентные органы проставляют письменный апостиль для удовлетворения (зачастую не терпящих отлагательства) запросов заявителей.

Внешний вид и оформление

19. Участники также отметили, что внешний вид и оформление апостилей (в письменной и в электронной форме) должно соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. В целях облегчения оборота официальных документов участники напомнили о полезности как можно более точного соответствия указанному образцу, а также о значимости двуязычных и трехъязычных апостилированных свидетельств и включения дополнительного текста за пределами рамки, содержащей 10 стандартных информационных полей.

Электронные подписи и цифровые сертификаты

20. Участники отметили, что большинство Договаривающихся Сторон приняли законодательные акты, признающие, что электронные подписи являются функциональным эквивалентом собственноручных подписей.

21. Участники Форума вновь подтвердили надлежащую практику применения высоких стандартов для выдачи цифровых удостоверений и их контроля для использования при проставлении цифровых подписей на электронных апостилях. Настоящее положение включает в себя выбор сертифицирующего органа, который хорошо зарекомендовал себя в сфере предоставления цифровых сертификатов, доступных во всех основных поисковых системах и совместимых с форматом документов, выбранным компетентным органом.

22. Участники подтвердили надлежащую практику предоставления информации о том, каким образом признавать действительными подписи на электронных апостилях, и в применимых случаях практику обеспечения того, что все проставленные электронные апостили подлежат включению в электронный реестр.

Неограниченное действие апостиля

23. Участники также напомнили, что апостили не имеют даты истечения срока действия, электронные апостили сохраняют юридическую силу даже после истечения срока действия цифрового сертификата лица, подписывающего электронный апостиль, при условии, что указанный сертификат был действителен на момент проставления апостиля. Участники пригласили компетентные органы принимать указанную ситуацию во внимание при выборе и использовании цифровых сертификатов для проставления апостилей, отмечая доступность долгосрочных подписей, которые сохраняют юридическую силу по истечении срока действия цифрового удостоверения, таких как "Квалифицированные электронные подписи" для PDF (PAdES) и HML (XAdES-T).

Электронные реестры

24. Участники вновь подтвердили, что электронный реестр является бесценным инструментом для облегчения и повышения качества использования реестров апостилей для проверки происхождения апостилей, обеспечивающим эффективные способы проверки и как следствие дополнительные гарантии для пользователей.

25. Участники также отметили доказанные выгоды электронных реестров при организации проверки апостилей, проставленных в письменной и в электронной форме, но также отметили и тот факт, что невозможность аннулирования электронного апостиля, в частности, значительно повышается при параллельном использовании электронных реестров.

26. Участники подчеркнули, что частые и более систематические проверки апостилей имеют принципиальное значение при борьбе с мошенничеством. В целях содействия этому участники рекомендовали Договаривающимся сторонам рассмотреть вопрос о внедрении электронных реестров, которые позволяют вводить поисковые запросы на английском и французском языках с простыми удобными в использовании интерфейсами.

27. Участники отметили, что так же, как и письменные реестры, электронные реестры должны соответствовать требованиям, установленным в Статье 7 Конвенции об апостиле. Соответственно электронный реестр должен содержать как минимум следующие сведения: (i) номер и дату апостиля и (ii) имя лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, или, в отношении неподписанных документов, наименование органа, который проставил печать или штамп. Электронный реестр также должен обеспечить получателю апостиля (будь то письменный апостиль или электронный апостиль) возможность проверить каждое из перечисленных сведений.

28. Участники отметили, что основные электронные реестры (Категория 1 электронных реестров, которые просто подтверждают, был ли проставлен апостиль, совпадающий по номеру и дате, введенными пользователем) не позволяют компетентным органам выполнять свои обязательства в соответствии со Статьей 7 Конвенции об апостиле, а также не обеспечивают получателя возможностью проверить имя лица, которое подписало официальный документ, и качество, в котором указанное лицо выступало, или, в отношении неподписанных документов, наименование органа, который проставил печать или штамп. Кроме того, категория 1 электронных реестров не предусматривает гарантии того, что соответствующий апостиль действительно быль проставлен на основном официальном документе, для которого он был изначально проставлен. В связи с этим компетентным органам рекомендуется вести электронные реестры, которые предусматривают как минимум основное описание и/или изображение апостиля и/или основного официального документа (Категория 2 электронных реестров) или которые также предусматривают цифровую проверку апостиля и/или основного официального документа (Категория 3 электронных реестров). Далее Участники напомнили, что полное представление данных апостиля и/или основного официального документа подпадает под сферу действия законодательства о защите данных юрисдикции, осуществляющей ведение электронных апостилей.

29. Участники подчеркнули значимость предотвращения необоснованных проверок (например, попытки пользователей электронными реестрами собрать информацию об апостилях, которые они не получали) при использовании электронных реестров и предложили вводить уникальную информацию, касающуюся полученных апостилей; наиболее эффективным средством достижения указанной цели является непоследовательная (или в ином произвольном порядке) нумерация апостилей компетентными органами и запрос электронного реестра к получателю о введении указанного уникального идентификатора в электронный реестр вместе с датой проставления апостиля. Если апостили нумеруются последовательно, то рекомендуется указывать код на апостиле (по возможности буквенно-цифровой и сгенерированный в электронной форме) за рамкой, содержащей 10 стандартных информационных полей апостиля, и запрашивать у получателя введение указанного кода вместе с номером и датой проставления апостиля для получения доступа в электронный реестр.

30. С целью обеспечения комплексной системы проверки всех проставленных апостилей участники рекомендовали Договаривающимся сторонам ввести в действие, если это возможно, централизованный электронный реестр, соединяющий компетентные органы указанной Договаривающейся стороны.

31. Участники снова подтвердили ценность и значимость четко отображенных инструкций для получения доступа к электронному реестру за информацией об апостилированном сертификате, сопровождающихся сообщением о том, что происхождение апостиля может быть проверено онлайн с помощью электронного реестра. В связи с этим участники с удовлетворением отметили различные практики Договаривающихся сторон, начиная от предоставления простого URL-адреса с уникальным идентификатором и заканчивая предоставлением кода быстрого реагирования (QR). В частности, участники отметили, что электронные реестры постоянно предлагают пользователям ввести случайно генерируемое слово и/или число для того, чтобы удостовериться в том, что пользователем является физическое лицо, а не компьютер. Данная практика рекомендована к применению, поскольку способствует предотвращению распространения спама. Участники отметили, что соответствующая технология развивается и что иные методы и средства могут привести к тем же результатам.

32. В интересах безопасности соответствующего веб-сайта участники рекомендовали Договаривающимся сторонам использовать SSL-Сертификаты аналогичной технологии (часто обозначаются зеленым цветом в строке URL веб-браузера), которые обеспечивают доказательства проверки независимой третьей стороной, что веб-сайт принадлежит органу, лицу или компании, которой, как предполагается, он принадлежит. Таким образом, посетителям веб-сайта (например, в данном случае тем, кто заинтересован в проверке апостиля) представляются доказательства идентичности и уверенности в надежности и безопасности онлайн-коммуникаций.

33. В соответствии с национальными правовыми и практическими требованиями проставляющим апостиль компетентным органам рекомендуется хранить записи электронных реестров, доступными онлайн как можно дольше, для того, чтобы обеспечить постоянную онлайн-проверку апостилей.