Приложение 1. Правила обработки персональных данных в департаменте по регулированию контрактной системы Краснодарского края

Приложение 1

Утверждены
приказом департамента по регулированию
контрактной системы Краснодарского края
от 13.05.2020 N 41

Правила обработки персональных данных в департаменте по регулированию контрактной системы Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила обработки персональных данных в департаменте по регулированию контрактной системы Краснодарского края (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных оснований, предусмотренных законодательством РФ.

1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом Российской Федерации от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О системе государственной службы Российской Федерации");

Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации");

Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных");

Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

Федеральным законом Российской Федерации от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции");

Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Указ N 609);

Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (далее - Указ N 112);

постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (далее - Постановление Правительства Российской Федерации N 687);

постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" (далее - Постановление Правительства Российской Федерации N 211);

постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (далее - Постановление Правительства Российской Федерации N 1119);

законом Краснодарского края от 31 мая 2005 г. N 870-КЗ "О государственной гражданской службе Краснодарского края";

постановление главы администрации (губернатор) Краснодарского края от 4 декабря 2013 г. N 1418 "Об утверждении Порядка предоставления в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края государственным гражданским служащим Краснодарского края единовременной субсидии на приобретение жилого помещения";

приказом департамента по регулированию контрактной системы Краснодарского края от 14 декабря 2015 г. N 165 "Об утверждении положения о Почетной грамоте департамента по регулированию контрактной системы Краснодарского края";

Термины и определения в настоящих правилах используются в значениях, указанных в Федеральном законе "О персональных данных".

2. Принципы обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных в департаменте по регулированию контрактной системы Краснодарского края (далее - Департамент) осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также настоящими Правилами.

2.2. Лицо, уполномоченное осуществлять обработку персональных данных, обязано:

знать и выполнять требования законодательства Российской Федерации в области персональных данных;

соблюдать требования настоящих Правил;

хранить в тайне известные ему персональные данные, информировать лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Департаменте, о фактах нарушения порядка обращения с персональными данными, о попытках несанкционированного доступа к ним;

соблюдать порядок учета и хранения персональных данных, исключать доступ к ним посторонних лиц;

обрабатывать только те персональные данные, к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей;

прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей в случае расторжения с ним служебного контракта.

2.3. Лицу, уполномоченному на обработку персональных данных, запрещается:

использовать сведения, содержащие персональные данные, в неслужебных целях, а также в служебных целях - при ведении переговоров по телефонной сети, в открытой переписке, статьях и выступлениях;

передавать персональные данные по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта) без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации;

выполнять на дому работы, связанные с использованием персональных данных, выносить документы и другие носители информации, содержащие персональные данные, за пределы места (помещения) их хранения;

нарушать режим защиты персональных данных.

2.4. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется как с использованием средств автоматизации (в информационных системах), так и без использования таких средств и включает: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление и изменение, связанные с необходимостью их актуализации), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.5. Обработка (сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение)) персональных данных осуществляется лицом, уполномоченным на обработку персональных данных, путем:

получения оригиналов необходимых документов;

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на материальных и электронных носителях);

внесения персональных данных в установленном порядке в информационные системы, используемые в Департаменте.

2.6. Трансграничная передача персональных данных в Департаменте не осуществляется.

2.7. Принятие решений, порождающих юридические последствия в отношении субъектов персональных данных или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных, не осуществляется.

2.8. Перечень информационных систем, в которых осуществляется обработка персональных данных, представлен в приложении 1.

2.9. Субъектами персональных данных, чьи персональные данные обрабатываются в Департаменте являются:

государственные гражданские служащие Краснодарского края;

граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы в Департаменте Краснодарского края;

граждане, обратившиеся в Департамент в порядке, предусмотренном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

граждане, заключающие государственные контракты;

руководитель государственного казенного учреждения Краснодарского края "Дирекция государственных закупок";

лиц, состоящих в кадровом резерве государственной гражданской службы Краснодарского края;

граждане, претендующие на должность руководителя государственного казенного учреждения Краснодарского края "Дирекция государственных закупок";

лица, представляемые к награждению, чьи наградные материалы предоставляются в Департамент;

лица, состоящие в родстве с государственными служащими Департамента.

3. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

3.1. Персональные данные лиц, замещающих в Департаменте должности государственной гражданской службы Краснодарского края (далее - государственные гражданские служащие), лиц, претендующих на замещение в Департаменте должностей государственной гражданской службы Краснодарского края, лиц, состоящих в кадровом резерве государственной гражданской службы Краснодарского края, лиц замещающих или претендующих на должность руководителя государственного казенного учреждения Краснодарского края "Дирекция государственных закупок" обрабатываются в целях:

обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении государственной гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы;

формирования кадрового резерва государственной гражданской службы;

обучения и должностного роста;

учета результатов исполнения государственным гражданским служащим должностных обязанностей;

обеспечения личной безопасности государственного гражданского служащего и членов его семьи;

обеспечения сохранности принадлежащего государственному гражданскому служащему имущества;

обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций;

в целях противодействия коррупции.

обеспечения кадровой работы, в отношении руководителя государственного казенного учреждения Краснодарского края "Дирекция государственных закупок";

формирования кадрового резерва на должность руководителя государственного казенного учреждения Краснодарского края "Дирекция государственных закупок";

Организации мероприятий, направленных на предоставление в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края государственным гражданским служащим Краснодарского края единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;

Организации мероприятий, на предоставление Почетной грамоты департамента по регулированию контрактной системы Краснодарского края.

3.2. В вышеуказанных целях, обрабатываются следующие персональные данные:

3.2.1 замещающих в Департаменте должности государственной гражданской службы Краснодарского края (далее - государственные гражданские служащие), лиц, претендующих на замещение в Департаменте должностей государственной гражданской службы, лиц, состоящих в кадровом резерве гражданских государственных служащих Департамента:

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство;

прежние фамилия, имя, отчество, дата, место и причина изменения (в случае изменения);

владение иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

образование (наименование и год окончания образовательного учреждения, номер диплома, направление подготовки (специальность) по диплому, квалификация по диплому);

послевузовское профессиональное образование (наименование и год окончания образовательного (научного) учреждения), ученая степень, ученое звание (дата присвоения, а также номер диплома, аттестата);

выполняемая работа с начала трудовой (служебной) деятельности (включая военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и тому подобное);

классный чин федеральной государственной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, муниципальной службы, дипломатический ранг, воинское, специальное звание, классный чин правоохранительной службы (кем и когда присвоены);

государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда);

степень родства, фамилия, имя, отчество, дата рождения близких родственников (отец, мать, брат, сестра, ребенок), а также супруга (супруги);

место рождения, место работы (службы) и домашний адрес близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также супруга (супруги), в том числе бывших;

пребывание за границей (когда, где, с какой целью);

близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также супруг (супруга), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени проживают за границей);

адрес регистрации и фактического проживания;

дата регистрации по месту жительства;

паспорт (серия, номер, кем и когда выдан);

паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (серия, номер, кем и когда выдан);

номер телефона (домашний, мобильный);

отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

страховой номер индивидуального лицевого счета;

наличие (отсутствие) судимости;

допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);

сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, а также о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера его супруга (супруги) и несовершеннолетних детей.

сведения о социальном статусе (согласно пунктов 2, 4 части 1 статьи 16 Федерального закона "О государственной гражданской службе в Российской Федерации").

3.2.2 Организации мероприятий, направленных на предоставление в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края государственным гражданским служащим Краснодарского края единовременной субсидии на приобретение жилого помещения:

фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения;

серия, номер паспорт (свидетельство о рождении), дата его выдачи и орган, выдавший паспорт (свидетельство о рождении) государственного гражданского служащего и членов его семьи;

адрес регистрации и фактического проживания;

информация о наличии в собственности или в социальном найме недвижимого имущества на дату подачи заявления, а также об отчуждённом имуществе за последние 3 года;

иные персональные данные, ставшие известными в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии в соответствии с постановлением главы администрации (губернатор) Краснодарского края от 4 декабря 2013 г. N 1418 "Об утверждении Порядка предоставления в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края государственным гражданским служащим Краснодарского края единовременной субсидии на приобретение жилого помещения".

3.2.3 Организации мероприятий, на предоставление Почетной грамоты департамента по регулированию контрактной системы Краснодарского края:

фамилия, имя, отчество;

должность, место работы;

дата рождения;

общий стаж работы;

стаж работы в отрасли;

стаж работы в коллективе;

государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда).

3.3. Персональные данные государственных гражданских служащих Департамента, замещающих должности (сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера), указанных в пунктах 1.1 -3.2 части 1 статьи 8 Федерального закона "О противодействии коррупции" подлежат обязательному раскрытию и распространению в сети Интернет (опубликованию).

3.4. Предоставление персональных данных государственных гражданских служащих Департамента может осуществляться без письменного согласия субъекта персональных данных в соответствии со статьёй 88 Трудового кодекса Российской Федерации в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.5. Распространение персональных данных государственных гражданских служащих Департамента (такие как фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных), осуществляется только с согласия субъекта персональных данных с целью формирования телефонных справочников.

3.6. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудового кодекса Российской Федерации, осуществляется без согласия субъектов персональных данных.

3.7. Обработка специальных категорий персональных данных государственных гражданских служащих и граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и пунктов 2, 4 части 1 статьи 16 Федерального закона "О государственной гражданской службе в Российской Федерации", осуществляется без согласия субъектов персональных данных.

3.8. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, осуществляется при условии получения согласия указанных субъектов персональных данных для передачи персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона "О государственной гражданской службе в Российской Федерации" и Федерального закона "О противодействии коррупции". Согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме.

3.9. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих и граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, замещение должности (резерв) руководителя государственного казенного учреждения Краснодарского края "Дирекция государственных закупок", обработка персональных данных на предоставление единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, а также на предоставление почетной грамоты осуществляется отделом государственной службы, кадров, бюджетного учета и делопроизводства Департамента.

3.10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем:

непосредственного получения оригиналов либо нотариально заверенных копий в том числе заверенных кадровой службой по месту работы (с целью их копирования и последующего возврата субъекту персональных данных) необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в отдел государственной службы, кадров, бюджетного учета и делопроизводства;

внесения сведений в учётные формы (на бумажных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы; внесения персональных данных в информационные системы, оператором которых является Департамент.

3.11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

3.12. При сборе персональных данных сотрудник отдела государственной службы, кадров, бюджетного учета и делопроизводства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих и граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Департамента, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа в предоставлении своих персональных данных, в случае если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и настоящими Правилами.

3.14. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственн