Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июня 2020 г. N СЭД-07-01-06-8 "Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края" (с изменениями и дополнениями) (документ не действует)

Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июня 2020 г. N СЭД-07-01-06-8
"Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края"

С изменениями и дополнениями от:

29 июня 2020 г., 1 июля 2021 г.

В соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293, пунктом 5.4.6 Положения об Агентстве по делам архивов Пермского края, утвержденного Постановлением Правительства Пермского края от 24 сентября 2012 года N 901-п, в целях совершенствования организации работы экспертного органа Агентства по делам Архивов Пермского края (далее - Агентство) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

1.1. Положение об экспертно-проверочной комиссии Агентства;

1.2. Регламент работы экспертно-проверочной комиссии Агентства;

2. Признать утратившим силу Приказ Агентства от 16.03.2016 N СЭД-07-01-11-12 "Об утверждении Положения и Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края".

3. Гребеневу А.А., ведущему консультанту Агентства разместить на официальном сайте Агентства в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

В.В. Никольская

Положение
об экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края
(утв. приказом Агентства по делам архивов Пермского края)

С изменениями и дополнениями от:

29 июня 2020 г., 1 июля 2021 г.

I. Общие положения

1. Положение об экспертно-проверочной комиссии Агентства (далее - Положение) разработано в соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) Агентства создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Пермского края, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

3. ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа руководителя Агентства. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Положения. Положение об ЭПК утверждается руководителем Агентства.

Решения ЭПК оформляются протоколом (в т.ч. посредством Единой архивной информационной системы ПК "Архивы Прикамья" - далее ЕАИС ПК "Архивы Прикамья") и вступают в силу после его утверждения руководителем Агентства.

4. Персональный состав ЭПК утверждается приказом руководителя Агентства.

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа государственных гражданских служащих Агентства и сотрудников государственных архивов. При необходимости в состав комиссии могут входить сотрудники государственных архивов и иные лица.

5. Председателем ЭПК приказом руководителя Агентства назначается заместитель руководителя Агентства.

6. ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее - ЦЭК (ЭК) источников комплектования, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Рос архиве).

Информация об изменениях:

Пункт 7 изменен с 30 июня 2020 г. - Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 29 июня 2020 г. N СЭД-07-01-06-18

См. предыдущую редакцию

7. В своей работе ЭПК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), Законом Пермского края от 10 апреля 2018 г. N 210-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", Положением об Агентстве по делам архивов Пермского края, утвержденным Постановлением Правительства Пермского края от 24 сентября 2012 г., N 901-п "Об утверждении Положения об Агентстве по делам архивов Пермского края", Приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 года N 24 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

II. Функции ЭПК

8. ЭПК осуществляет следующие функции:

8.1. Рассматривает и принимает решение об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных Архивом на документы, предложенные гражданами к приобретению Архивом;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в Архиве на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов:

ж) переработанных описей дел, документов;

з) описей дел, документов, созданных государственными и муниципальными архивами Пермского края в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

и) актов переработки описей в государственных и муниципальных архивах Пермского края;

к) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, подготовленных государственными и муниципальными архивами Пермского края.

8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, изменений и дополнений к ним;

в) утратил силу с 2 июля 2021 г. - Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июля 2021 г. N СЭД-07-01-06-96

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

г) утратил силу с 2 июля 2021 г. - Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июля 2021 г. N СЭД-07-01-06-96

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

д) утратил силу с 2 июля 2021 г. - Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июля 2021 г. N СЭД-07-01-06-96

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

е) утратил силу с 2 июля 2021 г. - Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июля 2021 г. N СЭД-07-01-06-96

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

ж) утратил силу с 2 июля 2021 г. - Приказ Агентства по делам архивов Пермского края от 1 июля 2021 г. N СЭД-07-01-06-96

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

з) актов описания архивных документов в государственных и муниципальных архивах Пермского края;

и) актов переработки описей в государственных и муниципальных архивах Пермского края;

к) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, подготовленных государственными и муниципальными архивами Пермского края;

л) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование.

8.3. ЭПК рассматривает:

а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Пермского края;

в) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

г) предложения организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Пермского края о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов,

9. Полномочия по утверждению документов, указанных в подпунктах "д" и "е" пункта 8.1 по согласованию документов, указанных в подпунктах "в", "г", "д", "е", "ж" пункта 8.2, могут быть переданы государственном или муниципальным архивам Пермского края.

10. ЭПК имеет право:

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции государственным и муниципальным архивам Пермского края, организациям, выступающим источниками комплектования государственных и муниципальных архивов по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов государственных и муниципальных архивов Пермского края, представителей органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Пермского края, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Организация работы ЭПК

11. Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава;

12. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПМК.

13. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

14. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

15. Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

16. Ведение делопроизводства ЭПК возлагается на секретаря комиссии

17. Формирование повесток и протоколов заседания осуществляется в т.ч. посредством ЕАИС ПК "Архивы Прикамья".

Регламент
работы экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края
(утв. приказом Агентства по делам архивов Пермского края)

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Экспертно-проверочная комиссия Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании положения об ЭПК, утвержденного приказом Агентства по делам архивов Пермского края (далее - Агентство).

1.1. Документы на рассмотрение ЭПК поступают в Агентство от государственных краевых бюджетных учреждений Пермского края, подведомственных Агентству (далее - государственные архивы), и муниципальных архивов и структурных подразделений администраций муниципальных районов и городских округов Пермского края, уполномоченных в области архивного дела (далее - муниципальные архивы), с сопроводительным письмом, подписанным руководителем или его заместителем.

1.2. При предоставлении документов на рассмотрение ЭПК, полномочия по рассмотрению которых и принятию решения делегированы в соответствии с приказом Агентства государственным архивам, документы в трехдневный срок направляются в соответствующий государственный архив.

1.3. Направляемые на рассмотрение ЭПК документы должны иметь требуемое количество экземпляров с обязательным приложением необходимых для обсуждения документов (в зависимости от вида предоставляемого документа), перечень которых установлен согласно приложению к настоящему Регламенту (далее - Перечень документов).

Все документы, предоставляемые на рассмотрение ЭПК, подписываются уполномоченным должностным лицом.

Документы, предоставленные без необходимых приложений, установленных Перечнем документов, и подписанные неуполномоченным лицом, подлежат возврату. Документы принимаются в отпечатанном, электронном виде - посредством ЕАИС ПК "Архивы Прикамья", в разделе "Комплектование" ("Источники комплектования").

В целях уменьшения финансовых расходов на пересылку документов государственные и муниципальные архивы предоставляют описи дел постоянного хранения в одном полном экземпляре с приложением трех последних листов для проставления штампа ЭПК.

1.4. Документы, поступившие на ЭПК до 16.00, регистрируются в тот же день секретарем ЭПК (далее - Секретарь), документы, поступившие после 16.00, регистрируются на следующий день.

1.5. Секретарь проверяет комплектность и правильность оформления документов, регистрирует документ в программе посредством ЕАИС ПК Архивы Прикамья" и направляет на рецензирование членам ЭПК.

1.6. На рассмотрение на очередном заседании ЭПК выносятся документы, поступившие не менее чем за 8 календарных дней до заседания ЭПК. Организация подготовки вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляется Секретарем.

1.7. Поступившие на ЭПК документы передаются Секретарем членам ЭПК не позднее чем за 7 календарных дней до заседания ЭПК.

Члены ЭПК проверяют соответствие предоставленных документов нормативным требованиям, по результатам рассмотрения готовят на рецензируемый документ заключение с мотивированными обоснованиями предложений, в том числе посредством "ЕАИС ПК Архивы Прикамья". Члены ЭПК несут ответственность за качество и обоснованность заключений.

1.8. Предоставленные документы могут быть направлены на рецензирование сторонним экспертам, в том числе и не являющимся работниками государственных и муниципальных архивов.

1.9. Члены ЭПК предоставляют Секретарю свои заключения в день заседания ЭПК.

При наличии замечаний к документу члены ЭПК прилагают аргументированное заключение со ссылками на нормативные правовые акты и методические документы.

2. Подготовка и проведение заседаний ЭПК.

2.1. Заседания ЭПК созываются председателем ЭПК (далее - Председатель) не реже одного раза в 2 месяца, как правило, в последнюю среду месяца.

2.2. Секретарь информирует докладчиков по включенным в повестку заседания ЭПК вопросам не позднее чем за 3 календарных дня до его проведения. Вопросы на рассмотрение ЭПК, требующие доклада заявителя, могут определяться Председателем. Доклады осуществляются заявителем лично, посредством телефонной или видеосвязи.

2.3. Секретарь формирует повестку очередного заседания ЭПК. Повестка заседания ЭПК и документы к заседанию ЭПК передаются Председателю не позднее чем за 2 рабочих дня до заседания ЭПК.

2.4. Заседание ЭПК считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава, который назначается приказом Агентства. Решения принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК.

2.5. Если решение ЭПК подлежит дальнейшему рассмотрению ЦЭК при Рос архиве, то направляемые документы готовятся в соответствии с регламентом работы ЦЭПК при Росархиве.

2.6. Заседания ЭПК протоколируются Секретарем, Протокол оформляется Секретарем не позднее 7 рабочих дней со дня проведения заседания. Протокол подписывается Председателем и Секретарем, размещается на официальном сайте Агентства в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Перечень
документов, предоставляемых на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края

N п/п	Виды документов и наименования вопросов	Кол-во экземпляров	Необходимые приложения к основному документу (предоставляются одновременно)
1	Проекты списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Списки физических лиц, документы которых подлежат приему в государственные и муниципальные архивы	1	Докладная записка государственного или муниципального архива о составе источников комплектования и изменениях, прошедших с момента последнего согласования списков (перечень включенных и исключенных организаций и физических лиц со ссылкой на даты и номера протоколов ЭПК. перечень переименований организаций с момента последнего согласования списка)
2	Предложения архивных учреждений по уточнению списков организаций источников комплектования (вопросы включения и исключения организаций)	1	Справка (экспертное заключение) государственного или муниципального архива, в которую включаются сведения: при включении организации: полное и сокращенное наименование организации, организационно-правовая форма (по учредительным документам); место нахождения организации и почтовый адрес по месту государственной регистрации; для общественного объединения указывается место нахождения постоянно действующего органа; название, дата, номер правового акта об образовании организации; является ли она правопреемником другой организации (название и подчиненность организации-предшественника); подчиненность (подведомственность) организации; учредители; наличие филиалов, представительств; юридический статус, наличие самостоятельного баланса, расчетного счета, штатного расписания, печати; форма собственности (при наличии - доля государственной, муниципальной собственности в организации); функционально-целевое назначение организации (профиль деятельности), структура организации, место в ведомстве (при его наличии) и в экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни региона, масштаб деятельности; виды (группы) документов, образующиеся в деятельности организации (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, документы по личному составу); полнота состава документов; виды документов, дублирующихся в других организациях (вышестоящих органах, органах исполнительной власти, других организациях); состояние делопроизводства и архивного дела в организации; вывод о целесообразности включения организации в список организаций - источников комплектования с указанием рекомендуемой формы приема (полная или выборочная). К справке (экспертному заключению) прилагаются копии уставных, учредительных документов организации. К справке (экспертному заключению) о включении организации, общественного объединения в списки организаций - источников комплектования прилагается копия договора о сотрудничестве; при исключении: указание на правовой акт (дата, номер, автор) о ликвидации, реорганизации организации (при необходимости прикладываются копии); сведения о местонахождении образованных в деятельности организации архивных документов постоянного хранения и по личному составу (о поступлении документов в полном объеме в государственный или муниципальный архив по актам приема-передачи); письмо организации об отказе от сотрудничества (в т.ч. и после передачи на постоянное хранение документов государственной организации - предшественника, включенных к состав Архивного фонда РФ), договор или гарантийное письмо об обеспечении сохранности документов по личному составу организации-предшественника; копии документов об образовании, реорганизации или ликвидации организации, копии учредительных или организационных документов (устав или положение)
3	Предложения архивных учреждений по уточнению списков физических лиц, документы которых подлежат приему в государственные и муниципальные архивы	1	Справка (экспертное заключение) государственного или муниципального архива, в которую включаются сведения: - биографические сведения, характеристика деятельности фондообразователя: даты и этапы жизни и творчества, вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности, его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества, родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность, основные научные труды и т.п.; - характеристика передаваемых документов (содержание, полнота, художественная и историческая ценность, уникальность или типичность архивных документов для эпохи (документы рядовых граждан), опубликованность#, состав и содержание собранных гражданином архивных документов); - от кого и на каких условиях поступают документы; - вопросы фондирования (предполагаемое название личного или семейного фонда, коллекции или к какому архивному фонду предлагается присоединить документы). Сдаточная опись на архивные документы
4	Вопросы приобретения документов личного происхождения	2	Справка (экспертное заключение) государственного или муниципального архива, в которую включаются сведения, указанные в пункте 3. Сдаточная опись архивных документов или проект оценочной описи на архивные документы, предложенные к приобретению. Проект договора дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда, подписанный собственником архивных документов
5	Перечни проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение	1	Выписка из протокола заседания ЦЭК, ЭК организации и предисловие к перечню с указанием применяемых критериев отбора НТД на постоянное хранение, в т.ч. принцип историзма и уникальности научно-технических разработок, общего объема архивных документов, подвергшихся экспертизе ценности (процент отбора). Заключение государственного или муниципального архива на перечень
6	Годовой раздел описи дел постоянного хранения организации	4	Научно-справочный аппарат: историческая справка (по истории фондообразователя) или дополнение к исторической справке, титульный лист, предисловие к описи (годовому разделу) или дополнение к предисловию, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка форм статистической отчетности и т.п. Справка о причинах отсутствия в описи дел и принятых мерах по их розыску или восстановлению, подписанная руководителем организации. Заключение государственного или муниципального архива. Предоставленные описи дел постоянного хранения (годовые разделы сводных описей) должны иметь оформленный в установленном порядке гриф согласования ЦЭК, ЭК организации
7	Описи дел постоянного хранения, составленные в архиве (в результате проведения описания архивных документов или переработки описей)	3	Акт описания архивных документов, переработки описей. При переработке описей: - акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акт возврата архивных документов собственнику; - иные акты, подтверждающие изменение количества дел (акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов, акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов). Научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие к описи (годовому разделу) или дополнение к предисловию, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка форм статистической отчетности и т.п.
8	Годовой раздел описи дел по личному составу организации	3	Заключение государственного или муниципального архива. Предоставленные описи дел по личному составу (годовые разделы сводных описей) должны иметь оформленный в установленном порядке гриф согласования ЦЭК, ЭК организации
9	Описи дел по личному составу, составленные в архивах (в результате проведения описания архивных документов или переработки описей)	3	Акт описания архивных документов, переработки описей. Заключение государственного или муниципального архива
10	Разрешение о снятии с учета архивных документов, пути розыска которых исчерпаны	1	Справка государственного или муниципального архива, организации о проведении розыска, в которую включаются следующие сведения: - подробная информация о проведении розыска, в т.ч. и по учетным документам; - о выявленной (предполагаемой) причине отсутствия дел; - в каких документах фонда и других архивных фондов содержится информация, которая частично может восполнить содержание необнаруженных дел. При необходимости - справка организации-фондообразователя об отсутствии дел
11	Разрешение о признании архивного документа неисправимо поврежденным	1	Справка государственного или муниципального архива, организации, в которую включаются сведения: - о причинах и характере повреждения дел; - в каких документах фонда содержится информация, которая частично может восполнить содержание поврежденных дел. Экспертное заключение комиссии (экспертов, реставраторов) о невозможности восстановления и использования поврежденных дел по результатам полистного изучения документов
12	Акты об утрате (недостаче) архивных документов организаций (выявленной при подготовке дел к передаче на постоянное хранение)	3	Справка за подписью руководителя организации, в которую включаются сведения: - о проведенном розыске дел; - о выявлении причин отсутствия дел и лиц, виновных в утрате; - о мерах по усилению контроля за обеспечением сохранности дел в организации. Копия приказа руководителя организации о мерах по обеспечению сохранности дел
13	Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов	3	Инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий архивных документов, не предусмотренных действующими перечнями. Выписка из протокола заседания ЦЭК, ЭК, ЭПК архивного учреждения по данному вопросу
14	Индивидуальные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об ЭК и архивах организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, положения об ЭК государственных архивных учреждений	3	Заключение государственного или муниципального архива
15	Листы учета и описания уникальных документов, акты об изменениях и дополнениях листов учета и описания уникальных документов	3	Экспертное заключение с обоснованными выводами о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Российской Федерации или Пермского края
16	Информация о спорных вопросах фондирования, экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов	1	Справки государственного или муниципального архива с изложением существа спора и предложениями по решению вопроса
17	Предложения о продлении сроков временного хранения документов архивного фонда Пермского края	1	Письмо организации с мотивированным обоснованием (со ссылкой на нормативные правовые акты) о необходимости или целесообразности продления и с указанием на создание условий безопасности. Справки государственного архива о создании в организации нормативных условий хранения и возможности продления