Приложение 20. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу

Приложение 20
к Инструкции по
делопроизводству в органах
исполнительной государственной
власти специальной компетенции
Орловской области

Порядок
составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу

1. В органах исполнительной власти в каждом структурном подразделении при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются на архивное хранение.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу; электронные дела. На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются.

2. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, по которой дела сдаются на архивное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной Инструкцией форме и представляются в орган исполнительной власти не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2) индекс дела (тома, части);

3) заголовок дела (тома, части);

4) крайние даты дела (тома, части);

5) срок хранения дела (для описей дел временных сроков хранения);

6) количество листов в деле (томе, части).

Опись имеет справочный аппарат, в который входят: титульный лист; предисловие; оглавление, список сокращений, указатели (при необходимости). Состав справочного аппарата к описи зависит от сроков хранения включенных в нее дел, документов и их видов.

К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие, при необходимости - оглавление, список сокращений, указатели.

На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного архива (если орган исполнительной власти является источником его комплектования); последнее полное наименование органа исполнительной власти, соответствующее названию его архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись дел. Если наименование органа исполнительной власти изменялось, на титульном листе (в случае необходимости - на дополнительном листе) под последним наименованием органа исполнительной власти указываются все его переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам дел, включенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования органа исполнительной власти в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам дел, включенных в опись; приводятся сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти в хронологических рамках дат дел, включенных в опись; дается краткая характеристика содержания и полноты дел, приводятся сведения об особенностях формирования и оформления дел, включенных в опись; излагаются основные принципы составления справочного аппарата к описи и порядок его использования.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

3) порядок нумерации дел в описи - валовый;

4) порядок присвоения номеров описям структурных подразделений соответствует номенклатуре дел;

5) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

6) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками все заголовки дел указываются полностью, не допускается применение формулировки "То же" (при автоматизированном ведении описи дел поиск по таким заголовкам невозможен);

7) многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, применение формулировки "То же" не допускается. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий, в том числе электронных копий дел, и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

4. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив органа исполнительной власти также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем и подготовки сводных описей дел, документов (годовых разделов).

5. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

6. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив органа исполнительной власти, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19 - 4.30 Правил хранения документов.

7. Подготовка электронных документов к передаче в архив органа исполнительной власти осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения документов структурным подразделением органа исполнительной власти - пользователем соответствующей информационной системы совместно со службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

8. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив органа исполнительной власти, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в информационной системе органа исполнительной власти контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование в информационной системе органа исполнительной власти электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив органа исполнительной власти не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).