Раздел 6. Работа исполнителей с документами

Раздел 6. Работа исполнителей с документами

6.1. Исполнение документов предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству РЭК Омской области или структурного подразделения, подготовку к отправке документа адресату.

6.2 Проекты документов создаются в ЕСЭДО. При создании проектов документов в ЕСЭДО исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:

- участники согласования и подписант документа;

- наименование типа электронного документа (письмо, служебная записка и т.д.);

- заголовок с заглавной буквы (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- поле "Версия" (содержит файл документа);

- приложения указываются в разделе "Связи", файлы, прикрепленные в разделе "Связи", и отличающиеся от типа "Приложения" не предназначены для отправки корреспондентам;

- все необходимые связи с зарегистрированными в ЕСЭДО документами указываются на вкладке "Связи";

- поле "Текст документа" (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему);

- отметка "Документ Контрольного управления" (по документам Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области);

- отметка срочности (в отношении всех документов, относящихся к компетенции Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области, по остальным документам - при необходимости).

6.3. Необходимость наличия проекта документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида документа и его адресата.

Проекты электронных документов направляются руководителю для подписания ЭП в ЕСЭДО.

Проекты ответов на обращения гражданам после завершения процесса согласования предоставляются на подпись руководителю или заместителям руководителя на бумажном носителе в двух экземплярах.

6.4. Исполнитель, перед представлением проектов документов на подпись руководству структурного подразделения, обязан проверить: соответствие копий подлиннику, правильность написания адресата, наличие всех документов, послуживших основанием для составления документа, приложений к нему и правильность их оформления, наличие листа согласования, а также номер и дату документа, на который дается ответ.

6.5. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

6.6. Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений руководства РЭК Омской области, представляются на подпись не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.

6.7. Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа и осуществляют исполнение документа (поручения). При наличии ответственного исполнителя, указанного в поручении первым, соисполнители обязаны в установленные сроки представить ему необходимые материалы. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки предоставления соисполнителями необходимых документов и материалов.

6.8. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и полное исполнение документа (поручения). Они имеют право:

- докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению ответственного исполнителя;

- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.

6.9. Документы, подготовленные с нарушением требований настоящей Инструкции, возвращаются исполнителям для доработки и исправления.