Раздел 12. Формирование дел в делопроизводстве

Раздел 12. Формирование дел в делопроизводстве

12.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

12.1.2. В структурных подразделениях исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

12.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- подшивать в дело только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- подшивать документы в дело по одному вопросу в хронологической последовательности вместе с приложениями;

- приложения большого объема могут составлять отдельные тома дела;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, а также личных дел сотрудников;

- группировать раздельно дела с постоянным и временным сроками хранения;

- подшивать в дело не более 250 листов при толщине дела не более 4 см, при большем количестве листов дело разделять на тома;

- запрещается подшивать лишние экземпляры и черновики.

12.2. Особенности группировки отдельных видов документов.

12.2.1. Распорядительные документы РЭК Омской области и вышестоящих органов группируются в дела по видам и номерам.

12.2.2. Распоряжение по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, распоряжения о командировках, отпусках подшиваются в отдельные дела.

12.2.3. Документы Правления РЭК Омской области группируются в два дела: протоколы и документы к заседаниям (записки, справки, заключения и т.п.).

12.2.4. Протоколы с приложениями к ним располагаются в деле по номерам в хронологическом порядке.

12.2.5. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Утвержденные в качестве самостоятельного документа группируются в самостоятельные дела по хронологии.

12.2.6. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела прошедшего года. Документ, зарегистрированный в конце года, но исполненный в новом году, подшивается в дело предыдущего года.

12.2.7. Лицевые счета на выдачу заработной платы сотрудникам РЭК Омской области формируются в дела в пределах года.

12.2.8. Переписка по обращениям граждан группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего дела.

12.2.9. При оформлении обложки дела указываются: наименование РЭК Омской области, структурного подразделения, индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой, даты начала и окончания дела или год его заведения, срок хранения. На корешке обложки указывается индекс дела и год его заведения.

12.2.10. Электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

12.2.11. Документы в структурных подразделениях должны храниться в запирающихся шкафах, на полках в вертикальном положении, корешками наружу. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой прикрепляется к дверце шкафа.

12.2.12. Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.