Раздел 11. Составление номенклатуры дел

Раздел 11. Составление номенклатуры дел

11.1. Номенклатура дел РЭК Омской области - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве РЭК Омской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236.

11.1.1. Номенклатура дел составляется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и определения сроков хранения, быстрого поиска и обеспечения сохранности документов.

11.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности РЭК Омской области.

11.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях РЭК Омской области, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлые годы.

11.1.4. При возникновении новых документируемых участков или новых дел они дополнительно включаются в номенклатуры дел по согласованию с ответственным за архив.

11.1.5. Номенклатура дел:

- составляется отделом организационной и кадровой работы на основе номенклатур дел структурных подразделений;

- номенклатура утверждается председателем РЭК Омской области после ее согласования с экспертной комиссией РЭК Омской области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

- номенклатура один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Омской области в области архивного дела (далее - ЭПК). В случае изменения функций и структуры РЭК Омской области номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Если в течение года возникают новые участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

11.2. Формирование дел и их хранение.

11.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел (в зависимости от сроков хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) и систематизацией документов внутри дела.

11.2.2. Наименованиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений РЭК Омской области (отделы).

Электронные документы по их исполнению подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.2.3. Дела формируются в структурных подразделениях РЭК Омской области. В каждом структурном подразделении имеются лица, ответственные за номенклатуру дел, сохранность документов и формирование их в дела.

11.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.

11.3.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в РЭК Омской области и цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

11.3.2. В графу 2 включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разное", "справочные материалы", "общая переписка", а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название РЭК Омской области или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

- указание на количество копий документов дела (если в деле подшиты копии) и др.

11.3.3. В графе 3 указывается количество дел или томов, заполняется по окончании календарного года.

11.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню.

11.3.5. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, переходящих делах и др.

Переходящими делами являются дела, в которые сформированы документы с вопросами, не решенными в течение одного года. Они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

По окончании календарного года составляется итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов) согласно приложению.

11.3.6. Ответственный за делопроизводство составляет сводную номенклатуру дел РЭК Омской области на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января, следующего календарного года (приложение N 12 к инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "приложение N 11"