Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области (далее - РЭК Омской области) устанавливает единые требования к созданию и организации работы с документами на основе специфики своей деятельности.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области), Регламентом взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденным приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года N 13.

1.3. Организация работы с документами в делопроизводстве РЭК Омской области представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью автоматизированной информационной системы "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - ЕСЭДО) и иных информационных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.5. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документации в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Ведение делопроизводства и документооборота в РЭК Омской области осуществляется отделом организационной и кадровой работы, а также иными структурными подразделениями в пределах своей компетенции. Ответственный по делопроизводству в РЭК Омской области осуществляет контроль за соблюдением единой системы организации делопроизводства в структурных подразделениях РЭК Омской области, методическое руководство работой с документами, обучение сотрудников основам делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях РЭК Омской области возлагается на их непосредственных руководителей.

1.8. Руководители структурных подразделений определяют сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, подготовку и передачу их на архивное хранение, а также ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. Сотрудники РЭК Омской области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы.

1.10. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, взаимодействие со средствами массовой информации, а также передача им какой-либо служебной информации допускается с разрешения председателя РЭК Омской области.

Об утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить руководителю структурного подразделения и сообщить в отдел организационной и кадровой работы.