Раздел 8. Требования к оформлению документов

Раздел 8. Требования к оформлению документов

8.1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (письма, приказы, распоряжения). На бланках документов используются следующие реквизиты: герб субъекта РФ (герб Омской области), наименование РЭК Омской области, ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), ОГРН (основной государственный регистрационный номер) юридического лица, ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет), справочные данные о РЭК Омской области (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, сайта). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, а также внутренние документы (докладные записки, телефонограммы, факсограммы, заявления, справки, отчеты и др.) оформляются без бланка.

8.2. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

8.2.1. Наименование органа исполнительной власти

Реквизит должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующий законодательству. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается вверху по центру (продольное расположение реквизитов). Наименование РЭК Омской области указывается в соответствии с Положением о РЭК Омской области, утвержденным Постановлением Правительства Омской области от 02.11.2011 N 212-п;

8.2.2. Справочные данные об органе исполнительной власти

Реквизит содержит сведения для информационных контактов: почтовый адрес, номера телефонов, факс, электронный адрес и сайт организации. Обязателен для бланков, располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти";

8.2.3. Вид документа

Располагается ниже реквизита. "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, выделяется полужирным шрифтом и должно соответствовать видам документов по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). В письмах реквизит "наименование вида документа" не указывается.

8.2.4. Дата документа

8.2.4.1. Обязательный реквизит любого документа, проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма), дата утверждения (положение, отчет, план) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 20.10.2018. Также допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 20 октября 2018 года.

8.2.4.2. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов (планов, инструкций) датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда нормативных правовых документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

8.2.4.3. Датой документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией. При написании даты в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций (договора), а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2013 года), а в остальных случаях - цифровой. Для организационно-распорядительных документов (приказов) и внутренних справок, служебных записок, заявлений датой является дата подписания.

8.2.4.4. Датируются также все стадии оформления и обработки документа, по этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом.

8.2.5. Регистрационный номер документа

Реквизит на бумажном носителе и в электронном виде выглядит следующим образом: Р-19/1, где Р - вид документа (распоряжения по основной деятельности), 16 - год, 1 - порядковый номер; 1-Р/19 (распоряжения председателя по регулируемым видам деятельности), где 1 - порядковый номер, Р - распоряжение, 19 - год; 1-л/с - (распоряжения по личному составу), где - 1 - порядковый номер, л/с - по личному составу; 1-о - (распоряжения (кадры), где 1 - порядковый номер, о - отпуска; 1-к - (распоряжения (кадры), где 1 - порядковый номер, к - командировки; 1-П/19 - (приказы по основной деятельности (кадры), где 1 - порядковый номер, П - приказы, 19 - год; П-19/1/2 (приказы председателя по регулируемым видам деятельности), где П - приказы, 19 - год, 1 - порядковый номер, 2 - порядковый номер заседания правления; ВНУТР-19/РЭК-1 - (внутренние документы), где ВНУТР - вид документа, 19 - год, РЭК - организация, 1 - порядковый номер.

8.2.6. Адресат

8.2.6.1. Реквизит "Адресат" указывается на документах, отправляемых в другие организации (письма), структурные подразделения или частным лицам, а также документах, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки), располагается в верхней правой части документа, Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Например:

	Министру образования Омской области Дерновой Т.В.
или:
	Министру образования Омской области Дерновой Т.В.

8.2.6.2. При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Министерство юстиции РФ
или:
	Администрация Омской области
или:
	Управление юстиции

8.2.6.3. При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

	Министерство культуры Российской Федерации
или:
	Правительство Омской области Заместителю Председателя Правительства Омской области Ушакову Д.В.

8.2.6.4. При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю генерального директора ООО "Курсквинпром" Наумову А.И.

8.2.6.5. При написании адресата документа в несколько однородных организаций их названия следует указать обобщенно. Например:

	Главам муниципальных образований Омской области (по списку)
или:
	Главе Саргатского муниципального образования Омской области Хохлову В.В.

8.2.6.6. При написании адресата документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, затем полный почтовый адрес; улица, дом, квартира, город, индекс. Например:

	Егорову М.М. Октябрьская ул., д. 8, кв. 24, г. Омск, 644018
или:
	Лесной М.И. Садовая ул., д. 5, кв. 6, Кормиловский р-он, Омская область, 646900

8.2.6.7. Длина максимальной строки в адресате не должна превышать 910 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Города Москва и Санкт-Петербург пишутся без "г." - это 2 федеральных города.

8.2.6.8. В документе не должно содержаться более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется список на рассылку. Рассылаются подлинники или копии с обозначением слова "копия" вверху справа. Каждый экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке (или копия), подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр документа, подчеркнут.

Допускается указание в листе рассылки групп получателей, созданных в иных информационных системах.

8.2.6.9. В документах, направляемых в высшие органы государственной власти РФ, федеральный органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам, почтовый адрес не указывается. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах.

8.2.7. Заголовок к тексту

Реквизит "Заголовок к тексту" формируется после составления текста документа. Заголовок является обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4 независимо от вида, содержания и назначения документа.

8.2.7.1. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?"), начинается с предлога "о", "об". Например: "о выделении", "о закрытии", "об отказе". Заголовок к тексту обязателен, точка после него не ставится.

Заголовок к тексту документа, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту документа пишется с заглавной буквы.

Заголовок к тексту не должен превышать 28 печатных знаков (2 - 3 строки), если знаков больше, то допускается печатать до края правого поля, по всей ширине текста. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

8.2.7.2. В таких документах, как: протоколы, инструкции, акты, правила - заголовок отвечает на вопрос "кого?" ("чего?"), например: "Должностная инструкция специалиста"; "Протокол заседания комиссии", центрируется посередине строки.

8.2.7.3. Заголовок к тексту составляется исполнителем и размещается в левом верхнем углу документа перед текстом. Без заголовка разрешается составлять телеграммы, факсограммы;

8.2.8. Текст документа

8.2.8.1. Текст излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание документа должно быть кратким, точным, логичным. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

8.2.8.2. Текст может содержать только заключительную часть - например, письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

8.2.8.3. Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или соединения этих форм. Текст нельзя начинать с указания даты, с повторного наименования организации (так как уже есть в бланке), использовать предложения больше 12 слов, активно использовать местоимения (наше, ваше, нам, вы). Печатается текст от 3-го л. мн. числа.

Например:

"Обращаемся с просьбой...";

"Просим", "Доводим до сведения...";

"Информируем", "Ставим в известность";

"В соответствии с договоренностью..."

Рекомендуется не использовать в тексте "потому что...", а верно: "Так как...";

"Семинар состоится...", а не "Семинар, который состоится...".

В тексте допустимы следующие формы изложения:

1. От первого лица единственного числа ("прошу предоставить...", "считаю необходимым...").

2. От первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...".

3. От третьего лица единственного числа ("РЭК Омской области не возражает...").

Если текст документа содержит ссылку на нормативно-правовой акт, то указываются его дата, номер и название.

8.2.8.4. Текст может содержать фрагменты таблиц или анкеты. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки (имя существительное в именительном падеже). Если таблица размещена более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Если таблицы большие и форматом, и количеством, то следует оформлять таблицы как приложение к этому документу.

8.2.8.5. При написании чисел используются словесный (например: пять метров), цифровой (например: 3000, 89000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 20 млн.) способы. При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 18-процентный, 100-летие). Существительное после дробного числа ставится в родительном падеже единственного числа: 28,2 процента, 58,6 квадратных метра, но 17,5 тысячи метров или 16 процентов.

8.2.8.6. При подготовке нормативно-правовых актов (приказы, распоряжения) используется шрифт "Times New Roman" кегль 14 или иной шрифт, использование которого не противоречит действующему законодательству; для подготовки иных документов (в том числе ответов на обращения граждан) допускается использование размера шрифта как 14, так и 12, 13. Поля: левое - 3 см, правое - 1,25 см, верхнее и нижнее - 2 см, межстрочный интервал одинарный. Абзацный отступ (красная строка) - 1,25 см; размер шрифта N 14 и N 12 для оформления табличных материалов.

8.2.8.7. В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Вносить дополнения в текст документа после подписания недопустимо.

8.2.8.8. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы (нумеруются римскими цифрами), а подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами и буквами. Например: I II I IY главы, п. 1.1, п. 1.2.3, а), б), в).

8.2.8.9. В организационно-распорядительных документах (распоряжение, приказ) изложение текста идет от первого лица единственного числа ("приказываю"). В документах коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил").

8.2.8.10. При подготовке документов на двух и более страницах, начиная со второй и последующие, нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

8.2.8.11. При сдаче документов в канцелярию (входящие, исходящие) не допускается скрепление скобами (только скрепки);

8.2.9. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1. Положение о Комиссии на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о работе РЭК Омской области в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2 к приказу Региональной энергетической комиссии Омской области от 15.08.2015 N 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Региональной энергетической комиссии Омской области от 18.05.2015 N 67

8.2.10. Гриф согласования документа

8.2.10.1. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием. Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования документа", включающим в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации. Его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования документа. Гриф согласования документа оформляется ближе к нижнему полю документа следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Председатель Региональной энергетической комиссии Омской области Личная подпись В.В. Иванов 02.02.2018

8.2.10.2. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документов могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу, например:

Замечания прилагаются
Председатель Региональной энергетической комиссии Омской области
	Личная подпись В.В. Иванов
02.02.2018

На документе делается отметка "Лист согласования документа прилагается".

8.2.10.3. Если согласование документа осуществляется документом (письмо, протокол, решение и др.), гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания Региональной энергетической комиссии Омской области от 30.10.2012 N 10

8.2.11. Виды согласования документа

8.2.11.1. Внутреннее согласование (ознакомление) документов осуществляется в электронном виде в ЕСЭДО. Решение участника согласования с необходимыми замечаниями указывается в ЕСЭДО.

8.2.11.2. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Если в ходе визирования проекта документа вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

8.2.12. Гриф утверждения документа

8.2.12.1. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: документом - распоряжением, приказом, протоколом, или должностным лицом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

8.2.12.2. Гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Региональной энергетической комиссии Омской области личная подпись В.В. Иванов 02.02.2018

8.2.12.3. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения документа включает в себя слово Утверждено, название распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом председателя Региональной энергетической комиссии Омской области 00 00 0000 N 01

8.2.12.4. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек и согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Далее, в зависимости от вида утверждения, указывается должность, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

8.2.13. Гриф ограничения доступа к документу

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации ("секретно", "для служебного пользования", "конфиденциально" и др.) Гриф проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже Грифа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

8.2.14. Резолюция

8.2.14.1. Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Ставится резолюция под адресатом или в другом свободном месте. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилии исполнителя, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

8.2.14.2. По своему характеру резолюции могут быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, конкретное поручение, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата.

Например:

Петров И.О. Прошу подготовить проект распоряжения к 10.04.2013 Личная подпись. 02.04.2013

8.2.14.3. Резолюция является основанием постановки документа на контроль. Соответствующая запись заносится в ЕСЭДО. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

8.2.15. Нумерация страниц

Номера страниц проставляются в верхней части листа, в центре арабскими цифрами (без черточек и кавычек), начиная со второго листа. При составлении таблицы - графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, нумерация перенесена на остальные страницы.

8.2.16. Подпись документа

8.2.16.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись на документе ставится руководителем организации, в его отсутствие - заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документа. Не допускается подписание документа с предлогом, "за" или проставлением косой черты.

8.2.16.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель личная подпись	И.О. Петров
Главный бухгалтер личная подпись	Р.А. Беспалова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор ОАО "Омскшина" подпись _______ И.Б. Николаев 02.04.2019

Директор ОАО "Сибкриотехника" подпись _______ Е.О. Иванов 02.04.2019

8.2.16.3. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	личная подпись И.О. Петров
Члены комиссии:	личная подпись М.И. Иванов
	личная подпись Н.Н. Сидоров
	личная подпись О.П. Фомин

8.2.17. Печать

8.2.17.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, вытекающих из нормативных и правовых актов. Перечень документов, заверяемых печатью приведен в приложении N 18. На гарантийных письмах и справках печать обязательна, а также в письмах, содержащих сведения финансового характера.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "в приложении N 17"

8.2.17.2. Печать проставляется так, чтобы она не захватывала собственноручную подпись, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

8.2.17.3. Порядок пользования гербовой и другими печатями определяется решением руководства. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители подразделений, в ведении которых находятся печати.

8.2.18. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для удостоверения соответствия ее подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Копия верна"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Копия верна
Начальник отдела регулирования коммунальных услуг
	личная подпись И.О. Петров
12.03.2019 печать

8.2.19. Отметка об исполнителе

8.2.19.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номер его телефона и электронную почту. Отметку об исполнителе располагают в левом нижнем углу документа, таким образом, чтобы не перекрывать штамп ЭП, формируемый ЕСЭДО, например:

Петров Иван Иванович 22-32-02 Omsk.13petrov@mail.ru

8.2.19.2. Отметка об исполнителе может также дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

8.2.20. Отметка об исполнении документа

Реквизит состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такового, содержит краткие сведения об исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должным лицом, давшим поручение.