Раздел 4. Регистрация поступающих документов

Раздел 4. Регистрация поступающих документов

4.1. Регистрация документов производится отделом организационной и кадровой работы.

4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

4.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.

4.4. Служебные документы, которые поступили, минуя отдел организационной и кадровой работы, должны быть сданы для регистрации в тот же день.

4.5. При приеме корреспонденции проверяется правильность написания адресата и целостность конвертов и упаковки. Конверты после вскрытия и проверки сохраняются и хранятся вместе с документом (арбитражный суд: кассационные и апелляционные жалобы, определения, заявления, иски; представления из прокуратуры). Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

4.6. При обнаружении повреждений конвертов (упаковки), недостачи документов либо приложений к ним, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, отсутствия подписи на документе или каких-либо неточностей, составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе организационной и кадровой работы, другой - отсылается с документами отправителю.

4.7. Поступающие документы проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела для хранения отделом организационной и кадровой работы. Все документы, поступившие в РЭК Омской области, распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 10 к инструкции. На документах с пометкой "Срочно" и "Весьма срочно", а также телеграммах, указывается время их поступления.

4.8. Документы регистрируются и учитываются отделом организационной и кадровой работы в ЕСЭДО путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных копий документов и заполнением следующих полей:

- входящий номер;

- дата регистрации;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа;

- заголовок (краткое содержание);

- вид документа;

- вид доставки;

- отметка срочности;

- пришло из;

- тематика (заполняется в разделе "Обращения граждан");

- кому (на рассмотрение);

- сопроводительная информация (примечание);

- вложения;

- текст документа;

- количество листов основного документа (заполняется в разделе "Обращения граждан");

- количество приложений (заполняется в разделе "Обращения граждан").

4.9. При создании РКК поступившего в РЭК Омской области документа в ЕСЭДО области осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

N ВХ-19/РЭК-4552 от 20.10.2019,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

19 - год;

РЭК - Региональная энергетическая комиссия Омской области;

4552 - порядковый номер;

20.10.2019 - дата регистрации.

На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления и регистрационный номер.

4.10. Все документы, поступающие в РЭК Омской области, регистрируются отделом организационной и кадровой работы как входящие документы. При поступлении документа по разным каналам связи регистрация производится один раз (присваивается один регистрационный номер).

4.11. Телеграммы и судебные повестки регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

4.12. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела организационной и кадровой работы подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их в ЕСЭДО.

4.13. Не вскрываются и передаются по назначению конверты с надписью "лично".

4.14. Порядок работы с документами "Для служебного пользования" определяется распоряжением РЭК Омской области.

4.15. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел организационной и кадровой работы, при этом документы вторично не регистрируются.