Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Раздел 9. Особенности оформления отдельных видов документов
9.1. Бланки РЭК Омской области (распоряжение, приказ) разработаны на основе продольного расположения реквизитов (реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля) (приложения N 1, N 2 к настоящей инструкции).
9.1.1. При подготовке и оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.
9.1.2. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер, адресат, текст, визы, подпись, печать, исполнитель и другие служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением; визы должны датироваться и подписываться.
9.1.3. Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
9.1.4. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать требованиям настоящей Инструкции.
9.2. Приказы (распоряжения) председателя РЭК Омской области являются нормативно-правовыми актами (далее - акты), печатаются на бланках, имеют следующие реквизиты: наименование органа, наименование вида документа, дата, номер и место принятия документа, заголовок, подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие акты, оттиск печати: (на копиях решений).
9.2.1. Текст приказа (распоряжения) документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей. В приказах и распоряжениях обязательно согласование юридического и бухгалтерского отделов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
9.2.2. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается.
9.2.3. В констатирующую часть не включаются положения нормативного характера. Преамбула в проектах приказов (распоряжений) завершается, как правило, словом "приказываю". Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру (для бланков с продольным расположением реквизитов). Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений, в этом случае текст проекта приказа начинается со слова "Приказываю".
9.2.4. Постановляющая часть документов может подразделяться на пункты, подпункты. Пункты должны предусматривать конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением.
В приказах не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на листе согласования (визирования).
9.2.5. В приложениях к нормативному правовому акту помещаются планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта.
9.2.6. Если в тексте акта написано "утвердить прилагаемое Положение или иной документ нормативного характера", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф утверждения.
9.2.7. Наименования упоминаемых в акте органов, организаций, предприятий приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
9.2.8. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты нормативных правовых актов не допускается. Нормативные правовые акты (приказы, распоряжения) после их подписания направляются в кадровое обеспечение для регистрации и дальнейшего хранения.
9.2.9. Копии нормативных правовых актов направляются в адрес лиц или организаций, указанных в них, в течение 2-х дней с момента регистрации.
9.3. Распоряжение по личному составу.
9.3.1. Распоряжение является правовым актом, издаваемым председателем РЭК Омской области, связанным с трудовой деятельностью сотрудников РЭК Омской области. Проекты распоряжений согласовываются с руководителем заинтересованного структурного подразделения, юристами.
9.3.2. Проекты распоряжений по личному составу готовятся отделом организационной и кадровой работы.
9.4. Протокол.
9.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. с указанием лиц, участвовавших в их обсуждении, и принятые по ним решения (приложения N 3, N 4 к инструкции). Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.
9.4.2. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату проведения заседания (совещания), номер, список присутствовавших с указанием фамилий участников и их должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.
9.4.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствующих на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание. Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количестве, например:
Присутствовали: 33 человека (список прилагается).
9.4.4. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О", "Об",
9.4.5. Основная часть протокола подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с порядком рассмотренных вопросов. Заголовки разделов, пронумерованные римскими цифрами, подчеркиваются, под чертой в скобках указываются фамилии участников обсуждения, далее формулируются решения, принятые по этим вопросам.
9.4.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Особое мнение, высказанное участниками, записывается в протоколе после соответствующего решения. Протоколы регистрируются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы оформляют структурные подразделения РЭК Омской области, ответственные за проведение заседаний.
9.4.7. В отдельных случаях протокол строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
9.5. Инструкция.
9.5.1. Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности РЭК Омской области. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.
9.5.2. Инструкция утверждается распоряжением, приказом об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
9.6. Телефонограмма (факсограмма).
9.6.1. Телефонограммы (факсограммы) применимы в пределах действия местной телефонной связи. Текст телефонограммы передается по телефону путем ее диктовки и записи, текст не должен превышать 30 слов (8 печатных строк), не употреблять труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов, передавать только срочную информацию. Время приема и отправки телефонограммы должно учитываться. Телефонограмма, подлежащая передаче, печатается в одном экземпляре и подписывается руководителями Комиссии или его структурных подразделений, оформление и учет фиксируется в отдельном журнале на бумажном носителе.
9.6.2. Факсограммы объемом передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210x297) черным цветом, не должны превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
9.6.3. В телефонограмме (факсограмме), кроме адресата, даты и номера, указываются должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, а также фамилии и номера телефонов сотрудников, передавшего и принявшего телефонограмму (приложения N 5, N 6 к инструкции).
При получении телефонограмма (факсограмма) немедленно передается руководству для ознакомления. Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются отделом организационной и кадровой работы в журнале в пределах календарного года, исполненные формируются и подлежат хранению, подлинники документов после передачи информации возвращаются в отдел организационной и кадровой работы с отметкой о дате и времени отправки.
9.6.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях РЭК Омской области, осуществляется руководителями этих подразделений.
9.7. Внутренние документы.
9.7.1. Внутренние документы: служебные, докладные записки, справки, заявления и др. оформляются на чистом листе бумаги (без бланка), регистрируются в электронном виде. Документы, представленные руководству РЭК Омской области, регистрируются отделом организационной и кадровой работы в электронном виде (приложение N 7 к инструкции).
9.7.2. Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного характера. Адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора документа. Содержит реквизиты: вид документа, дата. Адресат, текст, подпись автора.
9.8. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.
9.8.1. Во введении указывается основание составления акта и лица, составляющие акт. Начинается словом "Основание", после которого указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок и фамилии составителей акта.
9.8.2. В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.
9.8.3. В заключительной части содержатся выводы, рекомендации или констатация фактов. Содержатся реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата и место составления, текст, подписи, печать (приложение N 8 к инструкции).
9.9. Доверенность.
9.9.1. Оформляется на бланке организации и подтверждает полномочия перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени председателя РЭК Омской области.
9.9.2. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по тексту и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности. Доверенность оформляется в двух экземплярах. Оригинал выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя, второй - хранится в канцелярии, где регистрируется, имея единую валовую нумерацию в рамках каждого года. Содержит реквизиты: наименование должности доверенного лица, организация, в которой производятся действия по доверенности, вид действия, образец подписи лица. Получившего доверенность, заверение подписи (при необходимости), срок действия доверенности.
9.10. Письма.
9.10.1. Письма могут готовиться:
- как ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области и его заместителей;
- как ответы на обращения граждан;
- как ответы на запросы организаций;
- как сопроводительные письма.
9.10.2. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру (приложение N 9 к инструкции).
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными одинарными интервалами. И печатается шрифтом размером N 14 через 1,0 интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
9.10.3. Не допускается использование оборотной стороны листа. Не допускается перенос 1 - 2 строк текста письма с подписью руководителя на второй лист. Второй и последующие листы с текстом письма нумеруются.
9.10.4. Письма оформляются и направляются на регистрацию в ЕСЭДО, согласование осуществляется в электронном виде.
9.10.5. Сроки ответных писем устанавливаются резолюцией и должны соответствовать поручениям, содержащимся в них.
9.11. Работа с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц.
9.11.1. Порядок работы с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, устанавливается федеральным и областным законодательством. Рассмотрение обращений юридических лиц осуществляется в общем порядке исполнения документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в РЭК Омской области.
9.11.2. Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, регистрируются и оформляются в ЕСЭДО. Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, имеют виды поступлений:
- почтовый, нарочным, электронная почта (сайт РЭК Омской области), курьерская почта (обращения, поступившие из Управления по обращениям граждан Правительства Омской области, ДГ, телефон доверия), ГИС ЖКХ, СМЭВ и др. При вскрытии конвертов с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, проверяется наличие всех вложений, конверты обязательно сохраняются, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения документа и источником адреса отправителя.
9.11.3. Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, после регистрации передаются председателю РЭК Омской области и рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя РЭК Омской области в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Срок подготовки ответа 30 дней.
9.11.4. Если письменное обращение гражданина Российской Федерации, иностранного гражданина, лица без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, содержит вопросы, не относящиеся к компетенции РЭК Омской области, то оно по поручению председателя РЭК Омской области направляется в организацию, к компетенции которой относится решение поставленных в письме вопросов в течение 7 дней. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок пересылки ответа автору письма, а при необходимости - и в РЭК Омской области.
9.11.5. Если необходимо увеличить срок исполнения обращения гражданина Российской Федерации, иностранного гражданина, лица без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, то исполнитель должен направить служебную записку на имя председателя Комиссии с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения необходимо в обязательном порядке уведомить заявителя.
9.11.6. Обращения граждан Российской Федерации, иностранного гражданина, лица без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
9.11.7. Обращения граждан Российской Федерации, иностранного гражданина, лица без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, бессмысленные по содержанию, не содержащие просьб, а также обращения, в которых применяется неформальная лексика, могут быть списаны "В дело" председателем РЭК Омской области. Обращения граждан, в которых не указаны или неразборчиво написаны фамилия, данные о месте жительстве заявителя, нет личной подписи заявителя, могут быть признаны анонимными и также списаны "В дело" председателем РЭК Омской области.
9.12. Прием граждан.
9.12.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется председателем РЭК Омской области и его заместителями. Запись на прием к председателю осуществляет помощник председателя или секретарь.
9.12.2. Председатель РЭК Омской области осуществляет личный прием: 2-й и 4-й четверг каждого месяца с 15 до 17 часов, заместители, соответственно, 1-й и 3-й вторник каждого месяца с 15 до 17 час.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.