Раздел 14. Подготовка документов для передачи в архив

Раздел 14. Подготовка документов для передачи в архив

14.1. Порядок передачи документов на хранение в архив.

Хранение документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется отделом организационной и кадровой работы РЭК Омской области.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив РЭК Омской области осуществляется работниками, ответственными за ведение архива в структурных подразделениях РЭК Омской области, при методической помощи отдела организационной и кадровой работы. Подготовка документов к передаче на хранение в архив предусматривает: экспертизу документов, в том числе электронных документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

14.2. Оформление дел.

14.2.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, оформляются по завершении года. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

14.2.2. Полное оформление предусматривает: подшивку документов дела, нумерацию листов, оформление обложки листа-заверителя в конце дела. В необходимых случаях составляется и подшивается в начале дела внутренняя опись документов (приложение N 12 к инструкции).

14.2.3. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом (приложение N 13 к инструкции):

- наименование организации полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случае если в течение календарного года, за который готовятся дела, организация не была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- индекс дела проставляется цифровым обозначением дела по номенклатуре дел, на обложке дела первого тома указывается количество томов этого дела (если состоит из нескольких томов), а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний". Датами дела являются крайние даты регистрации (составления) документов дела, число, месяц, год самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. В делах с поручениями вышестоящих органов датами дела являются даты самих поручений. Датами личного дела являются даты подписания распоряжений о назначении и увольнении сотрудника; срок хранения по номенклатуре дел; количество листов, которое вносится с заверительной надписью в деле;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованный с Министерством культуры Омской области. Заголовок должен быть кратким, но в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов;

- датой дела считается дата заведения и окончания дела в делопроизводстве, датой дела по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела (самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело). Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала является дата поступления первого входящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего документа.

Документы прошиваются на четыре прокола в твердые обложки с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций к ним. При этом все металлические скрепки, скобы удаляются;

- реквизит "срок хранения документа и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из номенклатуры с указанием сроков хранения. На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

14.2.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме бланков внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом, не задевая текста документа. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.

14.2.5. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Для учета количества листов в деле составляется заверительная надпись (приложение N 14 к инструкции). При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в деле допускается употребление литерных номеров листов. Например: 1, 1а, 16.

14.2.6. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, составляются описи дел, документов.

Описи составляются отдельно на дела, документы:

- постоянного срока хранения (приложение N 15 к инструкции);

- по личному составу (приложение N 16 к инструкции);

В бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в РЭК Омской области.