Раздел 10. Особенности работы с электронными документами

Раздел 10. Особенности работы с электронными документами

10.1. В РЭК Омской области создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕСЭДО.

10.1.1. Электронный документ должен быть оформлен по правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом организационной и кадровой работы.

10.1.2. При передаче электронных документов в другие органы власти документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) отметка об электронной подписи проставляется на последнем листе документа;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Примеры -

Подлинники, дубликаты и копии электронного документа, полученные стандартными программными средствами, имеют одинаковую юридическую силу, если они сопровождаются действительной ЭП должностного лица, подписавшего документ.

Реквизит "Отметка об электронной подписи" (при наличии) предназначен для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, с указанием информации о сертификате.

10.1.3. Включение электронных копий документа в систему ЕСЭДО возможно после его подтверждения (подтверждения соответствия электронных копий документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронных копий подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника отдела организационной и кадровой работы, выполняющего данную процедуру (действие производится при необходимости).

10.1.4. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел организационной и кадровой работы осуществляет проверку подлинности электронной подписи (в случае наличия такой функции в ЕСЭДО).

10.1.5. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылка адресату его копии на бумажном носителе осуществляется при необходимости.

10.1.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭДО.

10.1.7. Электронные документы формируются в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

10.1.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.1.9. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательством и иными нормативными правовыми актами, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.1.10. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов оператора ЕСЭДО.

10.1.11. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

10.1.12. Поступившие из структурных подразделений в архив электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.