Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (с изменениями и дополнениями)

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее - Федеральный закон).

2. Настоящее Положение определяет порядок проведения эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, связанных с работой (далее - эксперимент).

3. Эксперимент проводится в целях:

определения и создания условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;

подготовки предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

4. Участниками эксперимента являются:

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Министерство);

работодатели, изъявившие желание участвовать в эксперименте путем направления заявления в Министерство и участвующие в нем в соответствии с настоящим Положением;

работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент принятия работодателем решения об участии в эксперименте и выразившие путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в том числе на использование в ходе эксперимента электронной подписи работника в соответствии с положениями частей 2 и 3 статьи 7 Федерального закона;

лица, поступающие на работу - физические лица, с которыми работодатель заключает трудовой договор во время проведения эксперимента и которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в соответствии с частью 4 статьи 6 Федерального закона (далее - соискатели);

оператор информационной аналитической системы общероссийской базы вакансий "Работа в России" ¹ (далее - система "Работа в России") - Федеральная служба по труду и занятости (далее - Роструд).

5. Министерство на основании полученных от работодателей заявлений (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Положению) утверждает перечень работодателей - участников эксперимента.

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

Непредставление указанной информации является основанием для невключения работодателя в перечень работодателей - участников эксперимента.

Дополнение перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в Министерство до 30 мая 2021 года.

Исключение из перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей - участников эксперимента (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Положению), а также в случае несоблюдения работодателями - участниками эксперимента настоящего Положения.

В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из перечня Министерство уведомляет работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента принятия данного решения.

6. Эксперимент проводится по 15 ноября 2021 года включительно ². Конкретная дата начала проведения эксперимента определяется работодателем - участником эксперимента самостоятельно.

7. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись (рекомендуемый перечень приведен в приложении N 3 к настоящему Положению).

Конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем - участником эксперимента самостоятельно ³.

8. В целях методического сопровождения эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, на официальном сайте Минтруда России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" размещается соответствующая методическая информация.

Обращения участников эксперимента по вопросам его проведения направляются на адрес электронной почты Министерства mintrud@rosmintrud.ru с указанием темы "эксперимент ЭКДО" с названием файла, содержащего обращение, "статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя".

Ответ на обращение участника эксперимента по вопросам его проведения направляется не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения в Министерство.

9. Департамент управления делами Министерства направляет обращения в соответствующий департамент Министерства и Роструд и в копии в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства для осуществления мониторинга поступающих обращений по тематике, видам экономической деятельности работодателей - участников эксперимента, субъектам Российской Федерации, где они (их подразделения) расположены.

10. Информация о результатах соответствующего мониторинга обращений по вопросам проведения эксперимента, поступивших непосредственно в Роструд, направляется Рострудом ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства.

11. До начала эксперимента работодатель осуществляет мероприятия, предусмотренные частью 2 статьи 5 Федерального закона.

12. При планировании и проведении данных мероприятий следует учитывать представляемую работодателями - участниками эксперимента информацию о результатах проведения эксперимента и предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению).

Указанная информация предоставляется в сроки до 1 августа 2020 г., до 1 декабря 2020 г., до 2 апреля 2021 г. и до 15 августа 2021 г.

13. Эксперимент может проводиться с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России".

14. При выборе информационной системы работодателя или системы "Работа в России" необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе "Работа в России".

15. Работодатели - участники эксперимента должны обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России" в целях реализации предусмотренного подпунктом 4 части 2 статьи 6 Федерального закона права работника обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".

В целях использования системы "Работа в России" до участников эксперимента доводится регламент использования системы "Работа в России", а также иные необходимые документы.

16. В целях эффективного использования системы "Работа в России" осуществляется опытная эксплуатация (далее - ОПЭ), анализ ее результатов, модернизация программных средств, доработка программного обеспечения.

Срок проведения ОПЭ подсистемы "Электронный кадровый документооборот" (далее - Подсистема ЭКД) в системе "Работа в России" - с 20 июля 2020 года по 4 сентября 2020 года. Для проведения ОПЭ Министерство в срок до 1 июля 2020 года определяет работодателей - участников эксперимента, которые выразят согласие на участие в проведении ОПЭ.

17. Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе "Работа в России" работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - УКЭП) работодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях.

Работники работодателей - участников эксперимента, участвующие в ОПЭ, должны быть зарегистрированы в ЕСИА.

Количество соискателей (работников) при проведении ОПЭ не ограничено и определяется работодателями, участвующими в ОПЭ. В целях сбора информации и учета пожеланий (замечаний) при проведении ОПЭ списки соискателей (работников) с указанием контактных данных должны быть представлены в Министерство до 10 июля 2020 года.

18. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы "Работа в России".

19. В случае, если работодатель - участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в Подсистеме ЭКД, предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется через "Личный кабинет работодателя". Подписание кадровых документов посредством Подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника (соискателя). Учетная запись работника (соискателя) в ЕСИА должна быть подтвержденной.

20. Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в "Личном кабинете соискателя (работника)" после аутентификации в системе "Работа в России".

21. В случае, если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и УКЭП либо усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - УНЭП) работника (соискателя) ⁴.

При подписании иных электронных документов, связанных с работой, с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и электронная подпись работника, вид которой определяется в локальном нормативном акте с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) ⁵.

УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.

В случае письменного изъявления желания работника (соискателя) о предоставлении ему через систему "Работа в России" электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в "Личный кабинет соискателя (работника)" в системе "Работа в России" посредством интеграции информационной системы работодателя с порталом "Работа в России" либо посредством загрузки данных документов через личный кабинет работодателя в системе "Работа в России".

22. В локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, использование электронной подписи работодателем и работником, рекомендуется отражать следующие вопросы:

перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;

права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;

порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);

порядок хранения и уничтожения электронных документов;

порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;

порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;

порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

обучение работников по вопросам проведения эксперимента;

порядок разрешения спорных ситуаций;

другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий работодатель предоставляет органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, документы, связанные с работой, в электронном виде.

23. До начала проведения эксперимента в коллективный договор (при его наличии), в трудовые договоры или в приложения к трудовым договорам либо в отдельные соглашения между работниками и работодателями, заключаемые в письменной форме, включаются сведения и (или) условия, предусмотренные частью 1 статьи 8 Федерального закона.

24. В целях подготовки Министерством и направления в Правительство Российской Федерации предварительного (не позднее 31 января 2021 года) и итогового (не позднее 31 мая 2021 года) докладов о результатах проведения эксперимента и предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, работодатели - участники эксперимента направляют в Министерство информацию в электронной форме о результатах проведения эксперимента и предложениях о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению).

25. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда на основе обобщения поступившей информации готовит доклады о результатах проведения эксперимента, направляет их в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений (далее - Комиссия).

Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно следующим критериям (показателям):

26. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда уточняет доклады по итогам рассмотрения в Комиссии и направляет их в Правительство Российской Федерации.

27. Контроль за проведением эксперимента осуществляется Рострудом, государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации и профессиональными союзами ⁶ в случае получения обращений работников (соискателей) либо их представителей.

28. Государственные инспекторы труда имеют право требовать предоставления электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя либо от работодателя - участника эксперимента, либо путем ознакомления с соответствующими документами с использованием системы "Работа в России".

Профессиональные союзы имеют право требовать от работодателя - участника эксперимента предоставление электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя ⁷.

29. Роструд с участием государственных инспекций труда в субъектах Российской Федерации ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, обобщает информацию о проведении и результатах контрольно-надзорных мероприятий в отношении работодателей - участников эксперимента и направляет в Министерство информацию о тематике и количестве поступивших обращений и работодателей - участников эксперимента.

1.ИНН организации:______________________________________________________.

2,Основной вид деятельности 8:___________________________________________.

                                     (код и наименование)

3. Штатная численность работников:______.

4. Предварительная численность работников - участников эксперимента:____.

5. Наличие профсоюзной организации (организаций): ___ да 9 / нет___.

                                                  (нужное выбрать)

6. Место проведения эксперимента:________________________________________

________________________________________________________________________.

(наименование населенного пункта(ов) и субъекта(ов) Российской Федерации,

 в котором находится организация (подразделения организации), где заняты

                   работники - участники эксперимента)

7. Должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя, подпись

     1.   Информация   представляется   работодателями   -    участниками

эксперимента  по  использованию  электронных  документов,     связанных с

работой,  с  названием  файла  "отчет  01.08.2020   (или     01.12.2020 /

02.04.2021/15.08.2021).  Наименование работодателя" путем  направления на

официальный сайт Минтруда России ответов на вопросы, указанные  в пунктах

настоящей Информации:

     до 1 августа 2020 г.;

     до 1 декабря 2020 г.;

     до 2 апреля 2021 г;

     до 15 августа 2021 г.

     1.1. Наименование организации______________________________________.

     1.2. ИНН организации_______________________________________________.

     1.3. Основной вид деятельности 10___________________________________

                                              (код и наименование)

     1.4. Наличие профсоюзной организации (организаций): __да 11 / нет___.

                                                       (нужное выбрать)

     1.5. Место проведения эксперимента:________________________________

_______________________________________________________________________.

        (наименование населенного пункта(ов) и субъекта(ов) Российской

 Федерации, в котором находится организация (подразделения организации),

             где заняты работники - участники эксперимента)

     2. Дата начала  проведения  эксперимента  в  организации  в  формате

ДД.ММ.2020.

     3. Штатная численность работников на начало эксперимента / за месяц,

последний в отчетном периоде:______.

     3.1. Численность работников,  получивших  уведомления  о  проведении

эксперимента,  а  также  о  праве  работника  путем  подачи  работодателю

соответствующего  письменного   заявления   отказаться   от     участия в

эксперименте либо  выразить  свое  добровольное  согласие  на   участие в

эксперименте______.

     3.2. Численность работников  -  участников  эксперимента  на  начало

эксперимента / за месяц, последний в отчетном периоде:_____/_____.

     3.3. Численность лиц, поступивших  на  работу,  в  период  с  начала

действия эксперимента:_______.

     3.4. Численность лиц, поступивших  на  работу,  в  период  с  начала

действия эксперимента, которые выразили  свое  добровольное   согласие на

участие в эксперименте:_________.

     3.5. Численность работников - участников эксперимента,  отказавшихся

от участия в эксперименте после начала его проведения:___________.

     3.6. Доля работников - участников эксперимента в штатной численности

работников (п. 3.2./п. 3):____________.

     3.7. Доля работников - участников эксперимента  в  численности  лиц,

поступивших  на  работу,  в  период  с   начала   действия   эксперимента

(п.3.4./п. 3.3.):__________.

     3.8. Доля работников  -  участников  эксперимента,   отказавшихся от

участия  в  эксперименте  после  начала  его  проведения,  в  численности

работников - участников эксперимента (п. 3.5./п. 3.2):__________.

     4.  Реквизиты  (название,  дата,  N)  локальных  нормативных  актов,

регламентирующих проведение  эксперимента  в  организации,  в  том  числе

вопросы использования электронной  подписи  работодателем  и  работником,

устанавливающих порядок обработки работодателем  электронных  документов,

связанных     с     работой,     содержащих           персональные данные

работников:_________________.

     4.1. Описание процедуры ознакомления работников и их  представителей

(при наличии таких представителей) под подпись с локальными  нормативными

актами, связанными с проведением эксперимента:________________.

     4.2.  Дата  внесения  изменений   в   коллективные     договоры (при

необходимости):_________.

     5. Перечень документов, в отношении которых  проводится  эксперимент

(выбирается из приложения N 3 к настоящему Положению, в случае отсутствия

в нем соответствующего  документа  записывается  самостоятельно  в  конце

перечня):______________.

     Например, "Уведомление работника в письменной  форме  о  предстоящих

изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а  также  о

причинах, вызвавших необходимость таких изменений - статья  74  Трудового

кодекса Российской Федерации".

     При использовании информационно-аналитической  системы  база  данных

"Работа в России" (далее - система "Работа в России")  указать  создание,

использование  и  хранение  каких  электронных  документов,   связанных с

работой, осуществляется  с  использованием  системы  "Работа  в  России",

указать рядом с наименованием документа "Трудовой договор,  приложение  к

трудовому  договору,  дополнительное  соглашение  к  трудовому  договору.

Статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации. РвР".

     5.1. Наименование, реквизиты (дата, N) документа, которым  утвержден

Перечень:___________.

     5.2.   Причины,   по   которым   выбраны   данные      документы для

эксперимента:_________.

     5.3. Причины, по которым иные документы (указать какие)  не  выбраны

для эксперимента:______________.

     6.  Укрупненный  перечень  мероприятий   по   созданию   (доработке)

информационной системы работодателя в  целях  создания,   использования и

хранения электронных документов, связанных с работой:_________________.

     6.1. Укрупненный перечень  мероприятий  по  обеспечению  возможности

взаимодействия информационной системы работодателя с системой  "Работа  в

России":____________.

     6.2. Укрупненный  перечень  мероприятий  (процедур)  по  обеспечению

хранения электронных документов, связанных с работой, в  течение  сроков,

установленных  законодательством   Российской   Федерации   об   архивном

деле:____________.

     7. Укрупненное описание порядка и условий создания, использования  и

хранения  работодателем  электронных  документов,  связанных  с  работой,

процедур участия в них работника:_______________.

     7.1. С использованием  информационной  системы  работодателя   в том

числе  процедур,  обеспечивающих  беспрепятственный  доступ   работника к

электронным документам, связанным с работой, и  возможность  формирования

им копий указанных документов на бумажном носителе:__________________.

     7.2.      С       использованием             системы       "Работа в

России":____________________.

     8.  Укрупненное  описание  иных  мероприятий,  проводимых  в  рамках

эксперимента (обучение работников, покупка  устройств  для  использования

работниками, оплата связи с работниками и другие):__________________.

     9.  Вид  электронной  подписи  работника  при  заключении   трудовых

договоров,  договоров   о   материальной   ответственности,   ученических

договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от

работы,  а  также  при  внесении  в  них   изменений   с   использованием

информационной системы работодателя:

________________________________________________________________________.

       (УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись / УНЭП -

           усиленная неквалифицированная электронная подпись)

     10. Вид электронной подписи работника  при  создании  (ознакомлении,

передаче)     других     электронных              документов, связанных с

работой:________________

_________________________________________________________________________

     (УКЭП - усиленная квалифицированная электронная  подпись  /   УНЭП -

усиленная  неквалифицированная  электронная  подпись  /  ПЭП  -   простая

электронная подпись)

     11. Описание процедуры получения электронной подписи работника:

________________________________________________________________________.

(собственный удостоверяющий центр / внешний удостоверяющий центр /.....)

     12. Какие существенные изменения  были  внесены  с  начала  действия

эксперимента в локальные нормативные акты (заполняется в случае  внесения

изменений) по вопросам:

     использования     электронной      подписи           работодателем и

работником__________;

     обработки работодателем электронных документов, связанных с работой,

содержащих персональные данные работников___________________;

     процедуры  ознакомления   работников   с   локальными   нормативными

актами___________;

     другим (указать каким)_____________________________________________.

     13. Наличие (указать укрупнено - каких) / отсутствие технических  и

других  проблем  при  создании,  использовании  и  хранении   электронных

документов, связанных с работой:________________________________________.

     14. Количество жалоб / споров с работниками (в разбивке по  тематике

с указанием основных проблемных вопросов):______________________________.

     15. Примененный при урегулировании жалоб и споров порядок разрешения

и технической экспертизы спорных ситуаций:______________________________.

     16. Планируемая численность  работников,  которым  будет  предложено

применять электронные документы,  связанные  с  работой,  после  внесения

соответствующих изменений в законодательство Российской Федерации:

________________________________________________________________________.

     17. Предложения по внесению изменений в законодательство  Российской

Федерации в части использования в сфере  трудовых  отношений  электронных

документов, связанных с работой, с обоснованиями:_______________________.