Приложение. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии города Тюмени

Приложение
к решению
Избирательной комиссии
города Тюмени
от 20.01.2020 N 69/438

Инструкция
по делопроизводству в Избирательной комиссии города Тюмени

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии города Тюмени (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Избирательной комиссии города Тюмени (далее - Комиссия, Избирательная комиссия).

Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Система электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД), применяемая в Избирательной комиссии должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

Техническое обеспечение работоспособности СЭДД в соответствии с требованиями муниципальных правовых актов осуществляет муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, архивного дела, нормативными правовыми и правовыми актами Тюменской области, национальными стандартами в сфере делопроизводства и архивного дела, Уставом города Тюмени.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Избирательной комиссии. Работники Избирательной комиссии несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается председателю Избирательной комиссии.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Избирательной комиссии в целом возлагается на секретаря Комиссии.

1.5. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Избирательной комиссии;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

входящие документы - поступившие электронные или документы на бумажном носителе, в том числе обращения граждан и организаций;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, созданный должностным лицом Избирательной комиссии, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комиссии;

документ на бумажном носителе - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

электронный документ - документ, созданный и хранящийся в СЭДД в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронный документ, согласованный электронной подписью, - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭДД, уполномоченного на его согласование;

электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

электронная подпись - усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с федеральным законодательством в области использования электронных подписей;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения.

1.6. Иные понятия используются в настоящей Инструкции в тех же значениях, что и в нормативных правовых актах Российской Федерации, Тюменской области и муниципальных правовых актах города Тюмени.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

II. Документирование управленческой деятельности в Избирательной комиссии

2.1. Документирование управленческой деятельности в Избирательной комиссии осуществляется с помощью электронного делопроизводства и документооборота.

Документ изготавливается на бумажном носителе (выводится на печать) в следующих случаях:

федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе;

документы, согласно номенклатуре дел, относятся к документам постоянного срока хранения или срока хранения более 10 лет;

документы, направляются в адрес организаций, не являющихся участниками СЭДД;

документы, в отношении которых отсутствует техническая возможность размещения их в СЭДД;

регламент процесса в отношении документооборота данного вида управленческой деятельности в СЭДД не разработан либо технически не осуществим.

Комиссия исключает дублирование в бумажном виде процессов делопроизводства и документооборота, доступных в СЭДД, кроме случаев, когда документ изготавливается на бумажном носителе (выводится на печать) в соответствии с настоящим пунктом.

2.2. Работа с электронными документами в СЭДД осуществляется в Избирательной комиссии в соответствии с типовым маршрутом "Согласование документов" и регламентами процессов прохождения документов, обязательными для исполнения всеми участниками СЭДД.

Ответственными за исполнение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭДД являются должностные лица, являющиеся исполнителями по документу. секретарь Избирательной комиссии осуществляет контроль за соблюдение типовых маршрутов и регламентов процессов в СЭДД.

2.3. Типовой маршрут "Согласование документов" автоматизирует процесс согласования (визирования) инициативного документа, создаваемого в Избирательной комиссии, от создания его инициатором, согласования и до утверждения документа руководителем (лицом, его замещающим), с созданием новой регистрационно-контрольной карточки регистратором (в случае если требуется регистрация инициативного документа).

Участниками процесса являются сотрудники Избирательной комиссии.

2.4. В Избирательной комиссии следующие регламенты процессов в СЭДД:

а) регламент процесса "Рассмотрение, регистрация входящих документов и вынесение резолюции, контроль исполнения по резолюции", регламентирующий вопросы рассмотрения, регистрации входящих документов, включая обращения граждан, организаций, вопросы вынесения резолюции и контроля исполнения резолюции;

б) регламент процесса "Подготовка, согласование, регистрация исходящих документов, контроль получения ответа на инициативный исходящий документ", регламентирующий вопросы подготовки, согласования и регистрации всех исходящих документов, в том числе ответного письма, включая исходящие письма на обращения граждан, организаций, а также вопросы контроля получения ответа на инициативный исходящий документ;

III. Бланки документов и требования к ним

3.1. Документы, создаваемые в Избирательной комиссии, оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм) или в виде электронных документов, шрифтом Times New Roman, размером 13 пунктов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.0.97-2016.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2. Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д., А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов и т.д., А5 - поручений, телеграмм, справок и т.д., А6 - резолюций.

3.3. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм..

3.4. Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге. При создании бланков с помощью компьютера не следует использовать режим экономии тонера.

3.5. На всех бланках официальных документов Избирательной комиссии воспроизводится герб города Тюмени средний с короной в одноцветном варианте (гербовые бланки).

3.6. Бланки с одноцветным вариантом герба (приложение 1 к настоящей Инструкции):

бланк протокола Избирательной комиссии муниципального образования городской округ город Тюмень;

бланк решения Избирательной комиссии муниципального образования городской округ город Тюмень;

бланк распоряжения председателя Избирательной комиссии муниципального образования городской округ город Тюмень;

бланк письма Избирательной комиссии муниципального образования городской округ город Тюмень.

3.7. Право подписи документов на гербовых бланках имеет председатель Избирательной комиссии, секретарь Избирательной комиссии.

IV. Оформление реквизитов документов

4.1. Заголовок к тексту документа

4.1.1. Заголовок к тексту документа - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок к тексту документа должен согласовываться в падеже с наименованием вида документа. В большинстве документов (письмах, распоряжениях и др.) заголовок к тексту формулируется при помощи отглагольного существительного с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?".

Например:

Распоряжение (о чем?) О создании аттестационной комиссии

Письмо (о чем?) О предоставлении информации

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например:

О подготовке проекта договора

4.1.2. Заголовок печатается строчными буквами через один интервал размером шрифта N 13. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2 - 4 межстрочными интервалами, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.3. Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект документа. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. На бланках формата А5, А6 размер шрифта допускается N 12.

4.2. Дата документа

4.2.1. Датой документа является дата его подписания (распоряжение, письмо, служебная записка и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и др.) - дата утверждения.

4.2.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ, или соответствующим лицом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.2.3. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

29.11.2019

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

26 апреля 2019 г

или 6 мая 2019 г.

4.3. Подпись

4.3.1. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

4.3.2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его подпись, инициалы и фамилия.

4.3.3. На протоколах, принимаемых Избирательной комиссией ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря.

4.3.4. При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего председателя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Секретарь подпись

П.П. Петров

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

4.3.5. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.

4.3.6. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, используется отметка об электронной подписи, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи и изображение герба.

4.4. Печать

4.4.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи

4.4.2. Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая собственноручной подписи лица.

4.4.3. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.5. Адресат

4.5.1. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

4.5.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация города Тобольска Комитет по культуре

4.5.3. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Администрация города Тюмени Административный департамент Управляющему делами Ивановой И.И

4.5.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Главе города Тюмени Ивановой И.И

или:

Генеральному директору объединения "Спорт" Петрову В.Н.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Например: г-ну Петрову В.Н.; г-же Ивановой И.И.

4.5.5. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города Тюмени

или:

Директорам муниципальных образовательных учреждений (по списку)

4.5.6. Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Избирательной комиссии, прилагается список рассылки.

4.5.7. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

ул. Садовая, д. 12, кв. 4, г. Тюмень, 625001

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Реабилитационный центр инвалидов "Возрождение" ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2, г. Тюмень, 625008

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Кулибину И.Н. ул. Уральская, д. 5, кв. 8, г. Тюмень, 625001

4.5.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

4.5.9. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

4.5.10. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Муниципальное бюджетное учреждение "Тюменьгормост" gormost@bk.ru

4.6. Гриф согласования документа

4.6.1. Согласование документов осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей по типовому маршруту "Согласование документов".

В случае, если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1. Инструкции, гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование организации), его подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Директор департамента образования

Администрации города Тюмени

Подпись И.И. Иванов

01.01.2020

Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом), то в листе согласования указывается вид документа, его дата и номер.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

4.6.2. В случае если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1. Инструкции гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек от нулевой отметки табулятора.

4.7. Виза

4.7.1. "Виза" - реквизит документа, который указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и применяется для внутреннего согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.7.2. Визирование документов осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей. В случае, если требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с 2.1. Инструкции, после завершения процедуры визирования лист согласования с визами распечатывается.

4.7.3. Визы включают в себя: должность лица, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.

Например:

Председатель Избирательной комиссии города Тюмени подпись И.И. Иванов 01.11.2019

4.7.4. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.8. Виза ознакомления

4.8.1. Ознакомление с документом осуществляется в СЭДД с использованием электронных подписей, кроме случаев, когда требуется изготовление документа на бумажном носителе (вывод на печать) в соответствии с пунктом 2.1 Инструкции либо резолюцией руководителя установлено требование о необходимости ознакомления на бумажном носителе.

В случае изготовления листа ознакомления на бумажном носителе виза ознакомления оформляется следующим образом:

С распоряжением ознакомлен подпись И.И. Иванова 01.01.2020

4.8.2. Виза ознакомления (в случае изготовления документа на бумажном носителе) ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "Подпись". Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника либо на отдельном листе. При выполнении ознакомления на отдельном листе в заглавие листа вносится название документа, с которым производится ознакомление, его дата и регистрационный номер.

4.9. Резолюция

4.9.1. Резолюция оформляется, подписывается и направляется исполнителям с помощью СЭДД. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии (я) и инициалы исполнителей (исполнителя), указание по исполнению, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

4.9.2. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

4.9.3. Проект резолюции готовится и оформляется секретарем Избирательной комиссии, а затем представляется председателю Комиссии на подпись.

4.10. Гриф утверждения документа

4.10.1. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом либо специально издаваемым документом.

4.10.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Избирательной комиссии города Тюмени подпись П.П. Петров 12.02.2019

4.10.3. При утверждении документа другим документом (решением) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

Утверждено решением Избирательной комиссии города Тюмени от 20.05.2019 N 294

4.11. Отметка о наличии приложений к документу

4.11.1. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

4.11.2. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед реквизитом "Подпись" через 2 - 4 интервала после текста.

Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

4.11.3. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

4.11.4. Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: письмо ОАО "Весна" от 04.06.2019 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

4.11.5. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Например:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.

4.11.6. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.

Например:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии города Тюмени в 3 экз.

4.11.7. Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.) указывается вид этого электронного носителя и количество его экземпляров:

Например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

4.11.8. Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому распоряжению, решению приложение относится, например:

Приложение к решению Избирательной комиссии города Тюмени от 11.01.2011 N 11/25

Приложение к распоряжению председателя Избирательной комиссии города Тюмени от 15.01.2020 N 27/од

При этом используется шрифт Times New Roman, размером 8 - 9 пунктов.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

4.12. Отметка об исполнителе

4.12.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, и электронным адресом исполнителя.

Например:

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7 (495) 924-45-67, zabelin@gov.ru

4.12.2. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Times New Roman, размером 8 - 9 пунктов.

4.13. Отметка о направлении документа в дело

4.13.1. Отметка о направлении документа в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, с указанием года; должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

4.13.2. Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону 27-12-24 О.Б. Павловой 12.03.2019 В дело 03-13 за 2019 г.

или:

Ответ направлен 17.03.2019 N 01-13/184 В дело 06-18 за 2019 г.

4.14. Идентификатор электронной копии документа

4.14.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом углу верхнего поля каждой страницы документа.

4.14.2. Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

4.15. Отметка о заверении копии

4.15.1. Копии документов заверяются для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа.

4.15.2. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

4.15.3. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, указание о месте нахождения подлинника документа (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:

ВЕРНО Секретарь подпись С.С. Сидоров 01.01.2019

Подлинник документа находится в Избирательной комиссии города Тюмени в деле N ___ за _____ год.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о местонахождении подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп, содержащий информацию в соответствии с абзацем первым настоящего пункта.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью председателя Комиссии и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном абзацами первым - восьмым настоящего пункта с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

4.16. Реквизит "Наименование организации"

4.16.1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.

4.16.2. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

4.17. Справочные данные об организации

4.17.1. Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

4.17.2. Данный реквизит используется в бланках писем, оформляется шрифтом Times New Roman, размером 9.

4.17.3. В состав справочных данных об организации включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. Поручение

5.1.1. Поручение оформляется, подписывается и направляется исполнителям электронным способом с помощью СЭДД. Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам. В состав поручения входят следующие элементы: фамилии (я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, выдавшего поручение, дата.

5.1.2. Проекты поручений председателя Избирательной комиссии готовит секретарь Комиссии.

5.1.3. Поручения формируются в СЭДД.

5.1.4. Все поручения регистрируются в день подписания в СЭДД секретарем Комиссии.

5.2. Протокол

5.2.1. Протокол заседания комиссии - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений Избирательной комиссии.

5.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

5.2.3. Протоколы имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи.

5.2.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - решили для каждого вопроса по отдельности.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, решилИ пишутся прописными буквами от левого поля.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в родительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

А.В. Смирнов - Были ли приняты меры для ознакомления кандидата?

5.2.5. Завершающей частью протокола является решение. Начинают эту часть словом решилИ (от левого поля).

5.2.6. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, такой документ прикладывается к протоколу.

5.2.7. При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ____, против ____, воздержались ____.

5.2.8. Протокол подписывают председатель и секретарь Комиссии.

5.2.9. Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение 5 лет с года формирования нового состава Комиссии.

5.2.10. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

5.2.11. Ведение и оформление протоколов возлагается на секретаря Комиссии.

5.2.12. Протоколы уточняются, оформляются в трехдневный срок.

5.3. Деловое (служебное) письмо

5.3.1. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по почтовой связи, по средствам СЭДД или в форме электронного документа по электронной почте.

5.3.2. Служебные письма Комиссии готовятся как:

ответы (доклады) о выполнении нормативных правовых актов, поручений;

сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам;

ответы на обращения, запросы граждан, организаций;

инициативные письма.

5.3.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя Комиссии на основании типовых сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

5.3.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 с определенным набором реквизитов:

герб города Тюмени,

наименование организации - автора (Избирательная комиссия муниципального образования городской округ город Тюмень), справочные данные Избирательной комиссии,

адресат,

дата письма,

регистрационный номер письма,

заголовок к тексту,

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,

текст письма,

отметка о наличии приложений,

виза,

подпись должностного лица,

отметка об исполнителе.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Заголовок к тексту письма отвечает на вопрос "О чем?" и формулирует в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом, и (или) "С уважением," - в заключительной части письма, перед подписью.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма излагается:

от третьего лица единственного числа.

Например:

"Избирательная комиссия города Тюмени сообщает...",

от первого лица множественного числа

Например:

"Просим...", "Сообщаем...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу...", "Направляю...".

5.3.5. Деловые (служебные) письма подлежат регистрации в СЭДД. Деловые (служебные) письма в форме электронного документа подписываются электронной подписью председателя Комиссии.

5.4. Телеграмма

5.4.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

5.4.2. Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги (приложение 2 к настоящей Инструкции).

Телеграмма имеет следующие реквизиты:

отметку о категории, виде;

телеграфный адрес получателя;

текст;

регистрационный индекс (номер);

фамилию должностного лица, подписавшего документ;

почтовый адрес организации-отправителя;

подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

печать;

дату.

5.4.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); кв ч (кавычки).

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).

Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.

5.4.4. Реквизит "подпись" во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.

Телеграммы подписываются

председателем или секретарем Комиссии.

Дата подписания телеграммы

должна соответствовать дате ее отправления.

5.5. Телефонограмма

5.5.1. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

5.5.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги (приложение 3 к настоящей Инструкции).

Реквизиты телефонограммы:

название учреждения - автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

номер его телефона;

наименование организации-получателя либо фамилия, имя, отчество гражданина-получателя;

должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму либо номер телефона гражданина-получателя;

дата и номер телефонограммы;

текст;

наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, фамилия и инициалы.

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список рассылки с указанием номеров телефонов.

5.5.3. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.

5.5.4. Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (приложение 4 к настоящей Инструкции), которые ведутся и хранятся в течение 5 лет секретарем Комиссии.

5.6. Акт

5.6.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно распоряжением).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления актов могут быть различными, поэтому разновидностей актов много: акты приема-передачи (дел, материальных ценностей), уничтожения (дел, товаров), ревизии, проверки, расследования несчастных случаев и т.д.

5.6.2. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован, в нем указывается основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы, даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. При наличии приложений на них делается ссылка.

Подписывают акт председатель (руководитель) и, если это предусмотрено формой акта, все составители. Особое мнение кого-либо из составителей оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд разновидностей актов требует утверждения (о выделении к уничтожению документов и дел и др.).

5.7. Электронное письмо

5.7.1. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью (либо ее аналогом).

5.7.2. Средствами электронной почты осуществляется передача электронных документов, электронных копий документов и других материалов в электронном виде.

При передаче сообщений электронной почтой должен использоваться только официальный адрес электронной почты, состоящий из 2 частей:

1 часть - фамилия и инициалы исполнителя латинскими буквами;

2 часть - доменное имя официального сервера Администрации города.

Например:

SidorovaTV@tymen-city.ru

5.7.3. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:

Адрес электронной почты

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер.

Тема письма

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

Текст письма

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные реквизиты.

5.7.4. В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

6.1. Распоряжения председателя комиссии

6.1.1. Председатель Комиссии по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает следующие виды распоряжений: по основной деятельности, по личному составу со сроком хранения 50 лет, по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Отнесение распоряжения к определенному виду производится в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Распоряжение председателя Комиссии (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение 1 к настоящей Инструкции).

6.1.2. Проект распоряжения председателя Комиссии готовятся по поручению председателя Комиссии.

6.1.3. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

6.1.4. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

6.1.5. В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

6.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

6.1.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

6.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

6.1.9. После подписания распоряжение регистрируются секретарем Комиссии в журнале регистрации и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

6.1.10. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через слеш проставляется:

- буквенный индекс "од" - для распоряжений председателя по основной деятельности;

- буквенный индекс "лс" - для распоряжений председателя по личному составу со сроком хранения 50 лет;

- буквенный индекс "к" - для распоряжений председателя по личному составу со сроком хранения 5 лет.

6.1.11. Также для подготовки проектов распоряжений используются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

VII. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Организация документооборота

7.1.1. Документооборот в Избирательной комиссии осуществляется с помощью СЭДД.

Все входящие документы, полученные на бумажном носителе, подлежат сканированию в СЭДД.

Исходящие документы, имеющие временные сроки хранения согласно номенклатуре дел (до 10 лет включительно) создаются, используются и хранятся в форме электронных документов, кроме случаев, установленных пунктом 2.1. Инструкции.

Исходящие документы, которые в соответствии с пунктом 2.1. Инструкции изготавливаются на бумажном носителе (выводятся на печать), могут создаваться в электронной форме в случаях, установленных Инструкцией, а используются и хранятся на бумажном носителе.

7.1.2. Документооборот состоит из следующих документопотоков:

входящие (поступающие) документы: документы вышестоящих органов управления, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма и т.д., обращения граждан, организаций и т.д., в том числе в форме электронных документов;

исходящие (отправляемые) документы (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.), в том числе в форме электронных документов;

7.2. Регистрация документов

7.2.1. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания, отправления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.2.2. Документы регистрируются в следующие сроки:

входящие - в течение трех дней с момента поступления;

исходящие (ответные) - в день подписания либо на следующий рабочий день;

внутренние - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

7.2.3. Решение о выделении документопотоков на основе анализа входящих, исходящих, внутренних документов закрепляется в номенклатуре дел Избирательной комиссии и находит отражение в СЭДД.

Каждый документопоток имеет свой индекс в номенклатуре, в том числе, электронной.

7.2.4. Регистрация документа включает:

проставление регистрационного штампа на документе,

запись необходимых сведений в регистрационной форме (регистрационно-контрольная карточка в СЭДД, журнал регистрации).

Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения, отнесенность к документопотоку и является уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

7.2.5. На входящих документах на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны ставится отметка о поступлении документа в Избирательную комиссию регистрационным штампом.

В регистрационном штампе указываются:

регистрационный номер документа,

дата регистрации,

7.2.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих частей:

индекса Избирательной комиссии в СЭДД,

индекса в номенклатуре в СЭДД в зависимости от вида документа (документопотока),

порядкового номера регистрации.

Например, для входящих документов, зарегистрированных в 2019 году, регистрационный номер документа 33-44-011/19, означает:

33 - документ зарегистрирован в Избирательной комиссии,

44 - номер по номенклатуре: этот документ является входящей электронной почтой,

000011 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке "Входящие",

19 - год регистрации 2019.

7.2.7. Для исходящих документов (писем) регистрационный номер состоит из следующих частей:

индекса Избирательной комиссии в СЭДД,

номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

порядкового номера регистрации.

Например:

регистрационный номер документа 33-08-116, означает:

33 - документ зарегистрирован в Избирательной комиссии,

08 - номер по номенклатуре: этот документ является исходящим документом.

116 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке "Исходящие".

7.2.8. На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.

7.2.9. Регистрация документов в Избирательной комиссии осуществляется двумя способами: электронная (регистрация в СЭДД) и журнальная.

7.2.10. Регистрация документов в СЭДД производится одновременно с проставлением регистрационного штампа на документ и осуществляется путем создания электронной регистрационно-контрольной карточки, в которую вносят все сведения о документе: номер, дата, автор, адресат и т.д., - и о работе с ним: резолюция, список исполнителей, стадии выполнения, замечания, возвраты на доработку и т.д., т.е. фиксируют все движения документа на протяжении его жизненного цикла.

7.2.11. Правила заполнения реквизитов карточки определяются инструкцией пользователя СЭДД.

7.2.12. Журнальная форма регистрации документов используется для учета входящих и исходящих телефонограмм, для учета распоряжений председателя Комиссии, решений Комиссии, личных дел, формы Т-2, движения трудовых книжек, трудовых договоров, оттиска печатей и штампов, удостоверений членов Комиссии, заявлений работников Комиссии

7.3. Рассмотрение документов руководителем и доведение документов до исполнителей, организация исполнения

7.3.1. Зарегистрированные документы секретарь Избирательной комиссии направляет на рассмотрение и исполнение с помощью СЭДД.

7.3.2. Председатель Комиссии рассматривает документы, как правило, в день поступления их в Избирательную комиссию, но не свыше трех дней. Решение председателя по документам отражается в резолюции.

7.3.3. Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок в соответствии с резолюцией.

7.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

7.4.1. Исходящие документы регистрируются и отправляются секретарем Комиссии.

Исходящие документы в адрес органов прокуратуры, иных надзорных органов, не являющихся участниками СЭДД, подписываются на бумажном носителе.

7.5. Особенности работы с электронными документами в СЭДД

7.5.1. При работе с электронными документами в СЭДД необходимо руководствоваться "ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению", с учетом следующих требований:

а) документы, создаваемые и поступающие в Избирательную комиссию на бумажном носителе, подлежат сканированию для введения в СЭДД. Создание электронных документов (электронных копий документов), содержащих информацию, доступ к которой ограничен не допускается;

б) электронные документы (электронные копии документов) оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции в формате OpenDocumentFormat в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A, размер которых не должен превышать 20 МБ;

в) электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу, в случае если лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно распределению обязанностей, должностной инструкции, служебному контракту (трудовому договору) и идентично лицу, указанному в сертификате ключа проверки электронной подписи, и сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на день проверки действительности указанного сертификата;

г) выдача, проверка, хранение и использование сертификатов ключей электронной подписи, урегулирование конфликтов, связанных с использованием электронной подписи, осуществляется в порядке, установленном распоряжением Правительства Тюменской области от 23.04.2012 N 636-рп "О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства" и регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи;

д) для подтверждения соответствия документа на бумажном носителе и электронного документа пользователь, уполномоченный на изготовление документа, визирует документ на бумажном носителе собственноручной подписью, за исключением случаев, когда пользователь, изготовивший документ на бумажном носителе, и пользователь, уполномоченный на подписание документа на бумажном носителе, совпадают;

е) пользователи СЭДД обеспечивают использование типового маршрута, разработанного в СЭДД.

7.6. Особенности работы с письменными обращениями граждан (в том числе в форме электронного документа), организаций

7.6.1. При подготовке ответов на обращения граждан, организаций необходимо:

обеспечить их объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение;

запросить, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращений граждан, организаций документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

направить работников на места для проверки, принять другие меры для объективного рассмотрения обращения;

уведомить гражданина, организацию о переадресации его обращения, запроса на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

принимать обоснованные решения по обращениям граждан, организаций, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

разъяснять порядок обжалования принятого по обращению, запросу решения или действия (бездействия) в связи с рассмотрением обращения, запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

сообщать гражданам, организациям в письменной форме о решениях, принятых по их обращениям, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

7.6.2. На каждое обращение граждан, организаций в СЭДД формируется электронное дело. Регистрация обращений граждан, поступающих в СЭДД автоматически в форме электронных документов с портала государственных услуг Тюменской области, осуществляется в порядке, установленном для письменных обращений. Исчисление сроков рассмотрения обращений граждан, организаций, поступающих в форме электронных документов, осуществляется с даты регистрации в СЭДД.

7.6.3. Не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации обращения граждан, организаций, направляются на рассмотрение председателю Избирательной комиссии.

Ответы на обращения граждан, организаций подготавливаются в СЭДД в форме электронного документа в формате ODT, с использованием на официальном бланке тегов, обеспечивающих отображение регистрационной информации (<SED-DATE>, <SED-NUM>) и штампа подписи (<SED-SIGN>).

Согласование ответов на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией осуществляется в СЭДД.

В случае если ответ на обращение гражданина, организации, запрос пользователей информацией по выбору заявителей дается в электронной форме, то отправка ответа на обращение осуществляется в формате PDF/A, с отображением в нем регистрационной информации и штампа электронной подписи.

Подписанный электронной подписью ответ (электронный документ) и его отображение в формате PDF/A хранится в СЭДД в течение срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

При направлении ответа на обращения граждан, организаций, подписанного электронной подписью, в обязательном порядке в сопроводительном письме указывается информация о способах проверки подлинности электронной подписи.

7.6.4. В сроки, установленные действующим законодательством, заявитель вправе обратиться в Избирательную комиссию за предоставлением ответа, подписанного электронной подписью, на бумажном носителе.

Ответ на обращение, запрос, поступившие в письменной форме, подписываемые председателем, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в СЭДД подписываются электронной подписью председателя, а также изготавливаются в виде документа на бумажном носителе исполнителем и предоставляются на подпись председателю. После подписания председателем документа на бумажном носителе исполнитель направляет гражданину-заявителю.

7.7. Особенности работы с документами личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций

7.7.1. Личный прием граждан ведется председателем Комиссии по предварительной записи.

Информация о порядке и времени приема граждан размещается на сайте Комиссии.

7.7.2. Запись граждан на прием к председателю комиссии проводит секретарь комиссии.

7.7.3. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

7.7.4. При записи на прием начинается оформление регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД, в которую заносятся паспортные данные гражданина или наименование организации, должность руководителя (представителя) организации, ее юридический адрес, в обоих случаях - контактные телефоны и, при согласии заявителей, содержание устного обращения, информация о льготах и социальном статусе. При записи на прием заявитель может оставить необходимые для рассмотрения вопроса материалы и документы, о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке личного приема в поле "Отметка об исполнении". Регистрационно-контрольная карточка личного приема установлена приложением 15 к настоящей Инструкции.

7.7.5. В случае если факты и обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют проверки либо необходимо предоставление письменного ответа, такое обращение рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

7.7.6. В течение 1 рабочего дня после приема секретарь Комиссии заносит сведения, поручения, отметки, в том числе согласие с ответом в устной форме (при наличии) в соответствующую регистрационно-контрольную карточку личного приема в СЭДД.

VIII. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях комиссии

8.1. Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии.

8.1.1. Проект повестки дня заседания Комиссии формируется председателем Комиссии на основании планов работы и решений Комиссии, поручений председателя Комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем Комиссии, подписывается секретарем Комиссии.

8.1.2. Члены Комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и решениями Комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания Комиссии при письменном обращении члена Комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя Комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему секретарю Комиссии.

8.1.3. Согласованный с председателем Комиссии и подписанный секретарем Комиссии проект повестки дня заседания Комиссии тиражируется для рассылки членам комиссии.

8.1.4. Членам комиссии с правом решающего голоса, членам комиссии с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания Комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет.

Проект повестки дня заседания Комиссии может быть размещен на официальном сайте Комиссии.

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся членами Комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата Комиссии и специалистов, привлеченных к работе на основании гражданско-правового договора.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

8.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Комиссии, визируются исполнителем, и членом Комиссии, ответственными за подготовку документа.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Комиссии, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются бухгалтером комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта решения либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа. Каждый лист приложения визируется исполнителем.

8.2.4. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

8.2.5. После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок, секретарь Комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и тиражирует их для членов Комиссии.

8.2.6. Секретарь Комиссии комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии и раздает их членам Комиссии.

Членам Комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются перед началом заседания.

8.2.7. Перед началом заседания секретарь Комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю Комиссии.

8.2.8. На заседании Комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). В случае производства аудио или (видео) записи члены Комиссии и приглашенные уведомляются об этом до объявления повестки дня заседания.

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии.

8.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

8.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Тюменской области.

8.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

8.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, ответственным за его подготовку и доработку, и членом Комиссии, ответственным за его подготовку.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности комиссии, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются бухгалтером Комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений, он визируется у членов Комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.

8.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа решения и приложений к нему.

8.3.6. Если вопросы, содержащиеся в решении комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе решения Комиссии.

8.3.7. Оформленный комплект документов (решение, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) секретарь подписывает и передает на подпись председателю Комиссии.

8.3.8. Решение подписывается председателем и секретарем Комиссии. На решении ставится печать Комиссии.

Если на заседании комиссии председательствовал заместитель председателя Комиссии, секретарь комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя комиссии" - в случае временного отсутствия председателя комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя комиссии при наличии решения Комиссии о возложении на секретаря Комиссии либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя Комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря комиссии" - в случае наличия распоряжения председателя Комиссии о возложении на одного из членов комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии либо при наличии решения Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии.

8.3.9. После подписания решения регистрируются секретарем Комиссии. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

8.3.10. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

Решения Комиссии регистрируются в журнале регистрации решений Комиссии.

8.3.11. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель Комиссии. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя Комиссии и секретаря Комиссии (без воспроизведения подписей).

8.3.12. Копия решения Комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

8.3.13. После подписания протоколы регистрируются секретарем Комиссии. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах 5-летнего срока полномочий Комиссии.

X. Контроль исполнения документов и поручений

9.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, избирательной комиссии Тюменской области, в решениях Комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя Комиссии;

письменные поручения председателя Комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 6), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя Комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Комиссии;

планы мероприятий.

9.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 8.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет секретарь Комиссии.

9.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют работники, ответственные за подготовку данных документов.

9.4. Контроль за исполнением документов в СЭДД строится на базе регистрационных данных. Информация о контролируемом документе вводится в персональный компьютер с указанием в регистрационно-контрольной карточке срока исполнения и исполнителя, затем документ направляется исполнителю, документы вышестоящих органов - с регистрационно-контрольной карточкой.

9.5. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях Комиссии, распоряжениях председателя Комиссии, письменных поручений председателя Комиссии определяются этими документами.

9.6. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 9.7. настоящего раздела.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок со дня указания по исполнению.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

9.7. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 6.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

9.9. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

решение Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

9.10. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения; если на нем не стоит отметка председателя Комиссии о принятии исполнения.

XI. Изготовление и использование печатей и штампов

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.

10.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя Комиссии либо в соответствии с решением избирательной комиссии Тюменской области.

10.3. Гербовая печать Комиссии проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, муниципальных контрактах и в других предусмотренных законодательством случаях.

10.4. На рассылаемых копиях решений Комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей проставляется печать Комиссии.

10.5. Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.6. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

10.7. Председатель Комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

Сверка наличия печатей и штампов осуществляется председателем Комиссии один раз в год.

10.8. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

X.II. Формирование дел и передача их в архив

11.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Номенклатура дел комиссии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается председателем комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 7).

Номенклатура дел комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области через архивный отдел Администрации города Тюмени.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя Комиссии.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

11.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в комиссии.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архивный отдел Администрации города Тюмени дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

Дела с момента их заведения и до передачи в архивный отдел Администрации города Тюмени или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у секретаря Комиссии.

Протоколы заседаний, решения Комиссии, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки решений до передачи в архивный отдел Администрации города Тюмени находятся у секретаря Комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несет председатель комиссии.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя Комиссии.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

11.3. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архивный отдел Администрации города Тюмени.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, решением Комиссии создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел комиссии.

В состав ЭК включаются члены Комиссии, служащие аппарата Комиссии, по согласованию - работники архивного отдела Администрации города Тюмени.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению по акту.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства ежегодно составляются описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения N 8, 9) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 10).

Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем Комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области через архивный отдел Администрации города Тюмени.

Описи дел по личному составу согласовываются с архивным отделом Администрации города Тюмени.

При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года", "5 лет" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами комиссии и утверждается председателем Комиссии без рассмотрения на ЭК.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

11.4. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел Администрации города Тюмени, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение N 11), листа-заверителя дела (приложение N 12), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 13). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, номер дела по описи, номер описи.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название комиссии;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Номер описи и номер дела по описи проставляется в соответствии с конкретной описью дел.

На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 11).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 12).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

11.5. Передача дел в архивный отдел Администрации города Тюмени.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется по единично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 14).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела.

При приеме дел в архивный отдел Администрации города Тюмени проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, возвращаются в комиссию с указанием недостатков для их устранения.

11.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии. При составлении номенклатуры дел в примечание дела включается указание "Электронные документы".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного председателем комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.

XII. Ответственность

12.1. Члены комиссии и служащие аппарата комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

12.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Комиссии.