Приложение N 2. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Салехарда

Утверждено
приложением N 2
к постановлению
Администрации г. Салехарда
от 10 марта 2020 г. N 574

Положение
об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Салехарда

I. Общие положения

1. Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - архивный отдел, муниципальное образование, Администрация города) является структурным подразделением Администрации города, не обладающим правами юридического лица, осуществляющим полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

2. Архивный отдел непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации города, управляющему делами, оперативно - Главе города Салехарда.

3. Для осуществления своей деятельности архивный отдел в установленном порядке использует печать с воспроизведением герба муниципального образования, а также имеет печать, бланк и штамп со своим наименованием.

4. Место нахождения архивного отдела: ул. Карла Маркса, д. 23, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629007.

5. Полное наименование архивного отдела - архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард.

Сокращенное наименование - архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города.

6. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Федерального архивного агентства, законами Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономного округа), постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, муниципальными правовыми актами, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и службы по делам архивов автономного округа и настоящим Положением.

II. Основные функции

Основными функциями архивного отдела являются:

7. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование

документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

8. Подготовка проектов правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа.

9. Учет и хранение документов, принятых в архивный отдел, в том числе:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в архивный отдел, в том числе документов личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.

10. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- формирование списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Главой города Салехарда и согласовываемых службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;

осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в архивный отдел;

- организация приема на хранение в архивный отдел документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

11. Осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов организаций - источников комплектования и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- принятие участия в проведении проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций - источников комплектования, организованных службой по делам архивов автономного округа;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования;

- рассмотрение и представление на утверждение в службу по делам архивов автономного округа поступивших от организаций - источников комплектования описей дел постоянного хранения согласно утвержденному Главой города Салехарда графику;

- рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в архивный отдел;

проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

12. Представление в установленном порядке в службу по делам архивов автономного округа отчетов о выполнении архивным отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в архивном отделе.

13. Обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам архивного отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;

- внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов;

- организация работы по проведению оцифровки архивных документов и загрузки электронных копий в единую информационно-поисковую систему электронного архива автономного округа.

14. Представление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам, органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств.

15. Разработка основных направлений перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществление подготовки методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

16. Осуществление иных функций, отнесенных к ведению архивного отдела.

III. Права

Архивный отдел при реализации возложенных на него функций имеет право:

17. Представлять Администрацию города по вопросам деятельности, входящим в компетенцию архивного отдела в отношениях с физическими и юридическими лицами, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти автономного округа, органами местного самоуправления автономного округа и их структурными подразделениями.

18. Вносить предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствования работы архивов организаций - источников комплектования.

19. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов по организации делопроизводства и архивного дела, готовить по ним проекты распорядительных документов.

20. Вносить на рассмотрение службы по делам архивов автономного округа предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, по совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.

21. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые документы, материалы и сведения о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве.

22. Проверять исполнение организациями - источниками комплектования архивного отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, требований федерального и окружного законодательства в области архивного дела.

23. Информировать Главу города Салехарда, заместителя Главы Администрации города, управляющего делами о нарушениях федерального и окружного законодательства в области архивного дела должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами.

24. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

25. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования муниципального архива.

26. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

IV. Организация деятельности

27. Архивный отдел возглавляет начальник архивного отдела (далее - начальник), назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города Салехарда.

Начальник подчиняется непосредственно заместителю Главы Администрации города, управляющему делами, оперативно - Главе города Салехарда.

В случае отсутствия начальника обязанности исполняет главный специалист отдела в соответствии с распоряжением Администрации города.

28. Начальник:

28.1. Руководит деятельностью архивного отдела, организует его деятельность и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.

28.2. Осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов в установленной сфере деятельности, осуществляет текущее и перспективное планирование деятельности архивного отдела.

28.3. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии муниципального архива.

28.4. Распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела и утверждает их должностные инструкции.

28.5. Принимает участие в совещаниях, заседаниях, конференциях, других мероприятиях, проводимых Администрацией города, по вопросам деятельности архивного отдела.

28.6. Контролирует в установленном порядке соблюдение специалистами архивного отдела исполнительской и трудовой дисциплины, вносит предложения об их поощрении и (или) привлечении к дисциплинарной ответственности.

28.7. По поручению Главы города Салехарда, заместителя Главы Администрации города, управляющего делами осуществляет иные функции в пределах своей компетенции.

V. Взаимодействие

29. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, другими органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления автономного округа, структурными подразделениями и органами Администрации города, физическими и юридическими лицами в пределах своей компетенции.

VI. Ответственность

30. Должностные лица архивного отдела несут ответственность перед физическими и юридическими лицами в соответствии с законодательством Российской Федерации и законами автономного округа за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций, предусмотренных настоящим Положением и должностными инструкциями.

31. Ответственность должностных лиц архивного отдела перед физическими и юридическими лицами наступает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законами Ямало-Ненецкого автономного округа.

VII. Прекращение деятельности

32. Прекращение деятельности архивного отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

33. Архивные фонды и архивные документы при прекращении деятельности архивного отдела передаются уполномоченной организации. При прекращении деятельности архивного отдела в отсутствие правопреемника документы передаются на постоянное хранение в установленном порядке в государственное казенное учреждение "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа".