Приложение N 4. Проверочный лист (Список контрольных вопросов) при осуществлении Департаментом юстиции Владимирской области государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, индивидуальными предпринимателями

Приложение N 4
к административному регламенту

Форма

Приложение к акту проверки
от "____" ____________ 20___ г. N ______

                             Проверочный лист

                    (Список контрольных вопросов)

               при осуществлении Департаментом юстиции

    Владимирской области государственного контроля за соблюдением

    законодательства об архивном деле на территории Владимирской

     области в органах государственной власти, органах местного

            самоуправления, организациях, индивидуальными

                             предпринимателями

_________________________________________________________________________

          (наименование органа государственного контроля)

_________________________________________________________________________

   (реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа)

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя
Место проведения плановой (внеплановой) проверки
Номер и дата приказа о проведении проверки
Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок

     Предмет    плановой   проверки  ограничен  требованиями  нормативных

правовых   актов,  регулирующих  исполнение  государственной  функции  по

осуществлению  контроля за соблюдением законодательства об архивном деле,

указанных    в    п. 1.4    Административного   регламента  осуществления

Департаментом  юстиции  Владимирской области государственного контроля за

соблюдением  законодательства об архивном деле на территории Владимирской

области,  утвержденного  постановлением Департамента юстиции Владимирской

области от 07.07.2020 N 16.

     Нормативные    требования    к    организации    хранения,    учета,

комплектования  и  использования  документов  отражены  в единых Правилах

организации  хранения,  комплектования,  учета и использования документов

Архивного  фонда  Российской  Федерации  и  других  архивных документов в

органах    государственной  власти,  органах  местного  самоуправления  и

организациях,  утвержденных  приказом  Минкультуры  РФ  31.03.2015  N 526

(далее - Правила).

                               Перечень

     вопросов, отражающих содержание обязательных требований,

     ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении

       или несоблюдении обязательных требований, составляющих

                           предмет проверки

N п/п	Контрольные вопросы	Реквизиты нормативных правовых актов (с указанием их структурных единиц), которыми установлены обязательные требования	Да/нет
			Информация отражена полностью/частично/не отражена
			Имеется/не имеется
			Соблюдается/не соблюдается/соблюдается частично
			Не предусмотрено
1.	Наличие документов, подтверждающих полномочия органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации в сфере архивного дела	П. 19 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2.	Вид архивного фонда организации и систематизация документов в пределах архивного фонда	П. п. 2.4 - 2.13 Правил
3.	Недопустимость размещения архивохранилища в подвальных и чердачных помещениях здания организации, обеспечение его изолированности от других помещений	П. п. 2.16 - 2.17 Правил
4.	Архивные документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо	П. п. 2.21, 2.36 Правил
5.	Нормативные режимы хранения архивных документов
5.1.	Охранно-пожарный режим:
	- оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;	П. п. 2.15, 2.22 - 2.23 Правил
	- оборудование архивохранилищ (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) дверями с повышенной технической укрепленностью, оснащенными замками повышенной секретности; - окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками	Пп. 2.20 Правил
5.2.	Световой режим: - хранение архивных документов в темноте; - наличие первичных средств хранения (коробки, папки); - осуществление хранения в шкафах или на стеллажах закрытого типа; - тип освещения: - естественное (при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий); - искусственное (применение ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью)	Пп. 2.24 Правил
5.3.	Температурно-влажностный режим: - параметры в архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха: температура 17 - 19°C, относительная влажность воздуха 50 - 55%	Пп. 2.25 Правил
5.4.	Санитарно-гигиенический режим: - обеспечение в помещениях архивохранилищ свободной циркуляции воздуха; - проведение влажной уборки; - проведение не реже одного раза в год обеспыливания коробок с документами, шкафов, стеллажей; - обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков; - проведение дезинфекции и дезинсекции (в случае выявления биологических вредителей)	П. п. 2.27 - 2.29 Правил
6.	Осуществление мероприятий по проверке наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов	П. п. 2.39 - 2.44 Правил
7.	Соблюдение требований выдачи архивных документов
7.1.	Наличие и ведение книги выдачи дел	Пп. 2.46 Правил
7.2.	Наличие карт-заместителей на местах выданных единиц хранения	Пп. 2.47 Правил
7.3.	Наличие в выдаваемых делах листа-заверителя дела и листа использования документов	Пп. 2.47 Правил
8.	Наличие документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов	Пп. 2.49 Правил
9.	Ведение учетных документов в архиве	П. п. 3.1 - 3.14 Правил
10.	Наличие распорядительного документа о создании комиссии для проведения экспертизы ценности документов и утверждении положения о ее деятельности	П. п. 4.7 - 4.8 Правил
11.	Обеспечение порядка формирования и учета дел в делопроизводстве	П. п. 4.11 - 4.23 Правил
12.	Соблюдение сроков временного хранения документов и графиков приема-передачи дел в архив	П. п. 4.33 - 4.34 Правил
13.	Составление описей дел по установленной форме в целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел	Пп. 5.5 Правил
14.	Ведение учета использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов	Пп. 5.8 Правил
15.	Рассмотрение и исполнение запросов, поступивших в архив организации	П. п. 5.10 - 5.11 Правил
16.	Наличие актов приема-передачи документов на хранение	Пп. 6.8 Правил
17.	Наличие актов приема-передачи документов, научно-справочного аппарата при смене руководителя архива (ответственного лица)	П. п. 7.1 - 7.2 Правил

_________________________________________________________________________

  (должность, фамилия и инициалы должностного лица, проводящего плановую

         (внеплановую) проверку и заполняющего проверочный лист)

_________________________________________________________________________

      (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), должность

       руководителя, иного должностного лица (должностных лиц) или

 уполномоченного представителя государственного и муниципального архивов,

         присутствовавших при проведении мероприятий по проверке)

Подписи лиц, участвовавших в проверке:

_______________   ____________________________

   (подпись)           (фамилия, инициалы)

_______________   ____________________________

   (подпись)           (фамилия, инициалы)