Приложение N 3. Проверочный лист (Список контрольных вопросов) при осуществлении Департаментом юстиции Владимирской области государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области в государственных и муниципальных архивах

Приложение N 3
к административному регламенту

Форма

Приложение к акту проверки
от "____" ____________ 20___ г. N ______

                            Проверочный лист

                     (Список контрольных вопросов)

              при осуществлении Департаментом юстиции

    Владимирской области государственного контроля за соблюдением

     законодательства об архивном деле на территории Владимирской

           области в государственных и муниципальных архивах

_________________________________________________________________________

          (наименование органа государственного контроля)

_________________________________________________________________________

   (реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа)

Наименование государственного, муниципального архивов
Место проведения плановой (внеплановой) проверки
Номер и дата приказа о проведении проверки
Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок

     Предмет    плановой   проверки  ограничен  требованиями  нормативных

правовых  актов,  регулирующих осуществление государственного контроля за

соблюдением   законодательства  об  архивном  деле,  указанных  в  п. 1.4

Административного    регламента    осуществления   Департаментом  юстиции

Владимирской    области    государственного    контроля   за  соблюдением

законодательства  об  архивном  деле  на территории Владимирской области,

утвержденного  постановлением  Департамента  юстиции Владимирской области

от 07.07.2020 N 16.

     Нормативные    требования    к    организации    хранения,    учета,

комплектования  и  использования  документов  отражены в единых "Правилах

организации  хранения,  комплектования,  учета и использования документов

Архивного  фонда  Российской  Федерации  и  других  архивных документов в

государственных  и  муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, научных

организациях",  утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (далее

- Правила).

                                Перечень

      вопросов, отражающих содержание обязательных требований,

     ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении

       или несоблюдении обязательных требований, составляющих

                           предмет проверки

N п/п	Контрольные вопросы	Реквизиты нормативных правовых актов (с указанием их структурных единиц), которыми установлены обязательные требования	Да/нет
			Имеется/не имеется
			Соблюдается/не соблюдается
1.	Наличие Устава органа местного самоуправления	П. 16 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"
2.	Наличие Положения об архиве	П. п. 11, 10 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
3.	Правильность определения фондовой принадлежности документов	П. п. 2.1 - 2.9 Правил
4.	Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками. Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования	П. п. 4.1. - 4.2 Правил
5.	Нормативные режимы хранения архивных документов
5.1.	Охранный режим: - оснащение средствами охранной сигнализации; - опечатывание помещений, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, помещений с серверным оборудованием; - оборудование дверями повышенной технической укрепленности и замками усиленной секретности	П. п. 5.3, 5.7 - 5.9 Правил
5.2.	Температурно-влажностный режим: - параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17 - 19°C, относительная влажность воздуха 50 - 55%; - размещение на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра	П. п. 5.12 - 5.17 Правил
5.3.	Световой режим: - хранение архивных документов в темноте; - наличие первичных средств хранения (коробки, папки, конверты, бюксы и т.п.); - тип освещения: - естественное (при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи); - искусственное (применение электроламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников)	П. п. 5.18 - 5.19 Правил
5.4.	Санитарно-гигиенический режим: - проведение влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков; - проведение дезинфекции, дезинсекции, дератизации (в случае выявления биологических вредителей)	П. п. 5.21 - 5.24 Правил
6.	Проведение проверок наличия и состояния архивных документов	П. п. 10.1 - 10.9 Правил
7.	Проведение проверки физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации	П. п. 11.1 - 11.9 Правил
8.	Соблюдение требований выдачи архивных документов
8.1.	Наличие в выдаваемых единицах хранения листа-заверителя дела и листа использования	Пп. 14.5 Правил
8.2.	Наличие и ведение книг выдачи архивных документов	Пп. 14.8 Правил
8.3.	Наличие карт-заместителей на местах выданных архивных документов	Пп. 14.10 Правил
9.	Организация комплектования архива
9.1.	Наличие распорядительного документа, утверждающего списки источников комплектования архива	Пп. 35.7 Правил
9.2.	Наличие договоров с негосударственными организациями, источниками комплектования архива	Пп. 35.1 Правил
9.3.	Наличие и ведение наблюдательных дел на организации - источники комплектования архива	Пп. 35.9 Правил
9.4.	Соблюдение порядка приема архивных документов (в упорядоченном состоянии, по описям и актам приема-передачи)	П. п. 37.6, 37.8 Правил
9.5.	Соблюдение порядка приема архивных документов от ликвидированных организаций	Пп. 37.7 Правил
9.6.	Наличие распорядительного документа о создании экспертной комиссии (ЭК) и утверждении положения о ней	Пп. 38.1 Правил
10.	Наличие системы научно-справочного аппарата (НСА) архива	Пп. 39.1 Правил
11.	Проверка качества описания архивных документов и правильности оформления результатов	П. п. 40.1 - 41.3 Правил
12.	Соблюдение условий доступа и ограничений доступа к архивным документам	П. п. 45.1 - 45.2 Правил
13.	Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей	П. п. 46.4 - 46.7 Правил; Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
14.	Правильность оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий	П. п. 46.8 - 46.12 Правил
15.	Организация работы пользователей	П. п. 48.1, 48.3 - 48.6 Правил
16.	Формы использования архивных документов	П. п. 49.1 - 50.3 Правил
17.	Соблюдение порядка возврата подлинников архивных документов	П. п. 55.1 - 55.4 Правил

_________________________________________________________________________

  (должность, фамилия и инициалы должностного лица, проводящего плановую

           (внеплановую) проверку и заполняющего проверочный лист)

_________________________________________________________________________

      (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), должность

       руководителя, иного должностного лица (должностных лиц) или

 уполномоченного представителя государственного и муниципального архивов,

        присутствовавших при проведении мероприятий по проверке)

Подписи лиц, участвовавших в проверке:

___________________   ______________________________

     (подпись)             (фамилия, инициалы)

___________________   ______________________________

     (подпись)             (фамилия, инициалы)