Постановление Администрации города Хабаровска от 14 июля 2020 г. N 2207 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 27.03.2017 N 941 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" (документ утратил силу)

Постановление Администрации города Хабаровска от 14 июля 2020 г. N 2207
"О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 27.03.2017 N 941 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск"

В соответствии с Федеральным законом от 27.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации", а также в целях дальнейшего совершенствования архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату и номер названного Федерального закона следует читать как "от 22.10.2004 N 125-ФЗ"

1. Утвердить:

1.1. Список структурных подразделений администрации города Хабаровска, являющихся самостоятельными источниками комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив), согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.

1.2. Список структурных подразделений администрации города Хабаровска, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.

2. Структурным подразделениям администрации города Хабаровска, указанным в приложениях N 1, 2 к настоящему постановлению:

2.1. Продолжить работу по своевременному упорядочению и передаче на хранение в государственный архив документов постоянного хранения, в т.ч. фото-, видеодокументов и документов по личному составу в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" (далее - МКУ "Центр хранения документов") и муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование" (далее - МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование").

2.2. Описи дел постоянного хранения, фото-, видеодокументов, документов по личному составу и акты на уничтожение документов рассматривать на заседаниях центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) одновременно за один период.

2.3. До 01.11.2020 представить в архивный отдел управления Делами администрации города Хабаровска (далее - архивный отдел) исторические справки по состоянию на 01.01.2020, положения об архивах, центральных экспертных комиссиях (экспертных комиссиях), приказы о назначении ответственных за делопроизводство (архив), отбор и передачу фото- и видеодокументов, работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями.

2.3.1. В случае изменений в структуре, функциях структурных подразделений администрации города Хабаровска своевременно составлять дополнения к историческим справкам и представлять их в архивный отдел.

2.3.2. Своевременно вносить необходимые изменения в связи с организационно-штатными мероприятиями в должностные инструкции работников и приказы о назначении ответственных за делопроизводство (архив), отбор и передачу фото- и видеодокументов, работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями, а также в составы экспертных (центральных экспертных) комиссий.

2.4. Включать в номенклатуры дел документы советов и комиссий администрации города Хабаровска и обеспечивать их своевременное упорядочение и передачу на хранения в государственный архив.

2.5. До 01.08.2020 представить в центральную экспертную комиссию администрации города Хабаровска положения о действующих советах и комиссиях.

2.6. Своевременно создавать фото-, видеодокументы, отражающие проведение городских мероприятий, в соответствии с ежемесячными планами основных мероприятий, проводимых администрацией города Хабаровска и Хабаровской городской Думой.

2.7. В соответствии с планами мероприятий, посвященных Второй мировой войне, проводимых структурными подразделениями, сформировать коллекции архивных документов, фото-, видеодокументов и до 20.08.2020 передать в архивный отдел.

3. Общему отделу управления Делами администрации города Хабаровска (Охрименко Т.М.):

3.1. Продолжить прием документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов структурных подразделений администрации города Хабаровска - несамостоятельных источников комплектования государственного архива для составления сводных описей дел и передачи вышеуказанных документов в государственный архив.

3.2. Осуществлять контроль за включением полного комплекса документов в описи дел постоянного хранения фото- и видеодокументов структурных подразделений администрации города Хабаровска - несамостоятельных источников комплектования государственного архива.

4. Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска (Шевцов А.И.) ежегодно до 15 февраля информировать Мэра города о состоянии вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации структурных подразделений администрации города Хабаровска, муниципальных учреждений и предприятий города, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.

5. Отраслевым центральным экспертным комиссиям структурных подразделений администрации города Хабаровска:

5.1. Взять под особый контроль работу по упорядочению документов постоянного хранения подведомственных муниципальных учреждений и предприятий и представлению описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска (далее - ЭПК архивного отдела управления Делами).

5.2. Осуществлять контроль за своевременным предоставлением подведомственными муниципальными учреждениям и предприятиями города документов для рассмотрения ЭПК архивного отдела управления Делами.

5.3. Продолжить работу по оказанию методической помощи подведомственным муниципальным учреждениям и предприятиям города по вопросам делопроизводства и архивного дела.

6. Архивному отделу управления Делами администрации города Хабаровска (Костромина М.В.):

6.1. Продолжить ежегодный сбор сведений о составе и объеме архивных документов постоянного хранения и по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города.

6.2. До 01.12.2020 сформировать электронный архив фото- и видеодокументов администрации города Хабаровска и обеспечить не реже 1 раза в год (декабрь) резервное копирование всех архивных данных на внешний жесткий диск.

6.3. Совместно с муниципальным бюджетным учреждением "Межотраслевой информационно-аналитический центр" организовать работу по модернизации автоматизированной информационной системы "Архивное дело".

6.4. Вопросы состояния архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" ежегодно рассматривать на заседаниях центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.

6.5. Оказывать постоянную методическую помощь структурным подразделениям администрации города Хабаровска и муниципальным учреждениям и предприятиям города в отборе и обеспечении сохранности документов и предметов, имеющих историческое значение для города Хабаровска.

6.6. Организовать проведение на базе архивного отдела постоянно действующих семинаров по вопросам делопроизводства и архивного дела.

7. МКУ "Центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) до 01.08.2020 передать в архивный отдел фото-, видеодокументы структурных подразделений администрации города Хабаровска за 2002 - 2017 годы.

8. Заместителю Мэра города по социальным вопросам Лагошиной Е.В. взять под особый контроль решение вопроса о выделении дополнительного помещения для МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование".

9. Управлению образования администрации города Хабаровска (Матвеенкова Т.Б.) составить перечень действующих музеев и музейных комнат образовательных учреждений и до 01.10.2020 представить в архивный отдел.

10. МКУ "Центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.), МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.) предоставлять в архивный отдел планово-отчетную документацию на бумажном носителе и в электронном виде в следующие сроки:

- до 05 декабря года, предшествующего планируемому, - годовой план работы с пояснительной запиской к нему;

- до 23 декабря отчетного года - годовой отчет о работе и паспорт архива по состоянию на 01 декабря с пояснительными записками к ним;

- до 01-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, - квартальные отчеты о выполнении плановых показателей с нарастающим итогом и пояснительными записками к ним.

11. МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.):

11.1. Ежегодно проводить сбор сведений о составе и объеме архивных документов муниципальных образовательных учреждений города и до 10 ноября информировать архивный отдел о результатах проведенной работы.

11.2. На основе полученных результатов составлять графики упорядочения документов по личному составу и их приема на хранение в МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование", не допуская задолженности.

12. В случае ликвидации (реорганизации) структурных подразделений администраций города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска в состав ликвидационных комиссий включать представителей архивного отдела (Костромина М.В.), МКУ "Центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) и МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.).

13. Руководителям структурных подразделений администрации г. Хабаровска информацию о выполнении данного постановления представлять в архивный отдел ежегодно до 25 ноября.

14. Признать утратившим силу постановление администрации города Хабаровска от 27.03.2017 N 941 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск",

15. Управлению по связям с общественностью и СМИ администрации города (Соколов Р.Н.) опубликовать (разместить) настоящее постановление в газете "Хабаровские вести" и в сетевом издании "Интернет-портал "Хабаровские вести" (KHAB-VESTI.RU).

16. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра города - управляющего Делами администрации города Хабаровска Шевцова А.И.

Мэр города

C.А. Кравчук