Приложение 3

Приложение 3
к распоряжению
Администрации г. Тюмени
от 26 июня 2020 г. N 442

XVI. Порядок комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени

16.1. Комплектование архива электронных документов

16.1.1. В органах Администрации города создается архив электронных документов в СЭДД, обеспечивающей управление архивными электронными документами.

Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:

а) временного срока хранения (до 10 лет включительно);

б) временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

в) постоянного срока хранения.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав соответствующего архива электронных документов органа Администрации города.

Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за делопроизводство в органе Администрации города (далее - ответственный за делопроизводство) в СЭДД вносится номенклатура дел органа Администрации города (далее также - номенклатура дел) на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов. В отношении документов, подписание которых осуществляют Глава города Тюмени, заместители Главы города, внесение номенклатуры дел органа Администрации города по общему правилу осуществляется ответственным за делопроизводство в административном департаменте, за исключением документов, которые при подготовке исполнителем документов помещены в номенклатуру дел органа Администрации города Тюмени, не являющимся административным департаментом.

Номенклатура дел в течение года может корректироваться в СЭДД ответственным за делопроизводство.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

При необходимости исполнитель документа при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел.

В электронный архив органов Администрации города включаются электронные документы в формате архивного хранения PDF/A.

Конвертирование в формат архивного хранения PDF/A электронных документов постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется автоматически в СЭДД ответственным за ведение соответствующих дел сотрудником органа Администрации города.

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, при конвертировании в формат архивного хранения PDF/A присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. В этих целях при разработке электронного документа все приложения к нему включаются в один файл.

Объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы в случае, если форматы файлов приложений отличаются от формата файла основного документа. Связь основного документа и документа-приложения обеспечивается средствами СЭДД.

16.1.2. В архиве электронных документов в СЭДД автоматически формируются:

а) электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

б) электронные дела временного (менее 10 лет) срока хранения, на которые не требуется составление описей электронных дел, документов и реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела;

в) годовые разделы описей электронных дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения органа Администрации города;

г) реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела на каждое электронное дело постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Электронные дела описываются в соответствии с пунктами 4.31, 4.32 раздела IV "Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

Не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела ответственным за делопроизводство в СЭДД формируются годовые разделы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по формам в соответствии с приложениями N 17, N 18, N 24 к Правилам.

Допускается ведение электронного дела в течение трех лет, если исполнение по документам этого дела ведется больше года или требуется контроль исполнения документов, переходящий на очередной год. В этом случае при формировании номенклатуры дел на очередной год ответственный за архив в графе "Примечание" проставляет отметку "Переходящее с... года". Дело вносится в опись электронных дел постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения по году его заведения.

Сформированные электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, хранятся в архиве электронных документов в СЭДД не более трех лет после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

Сформированные электронные дела постоянного срока хранения являются фондами пользования (архивами) органов Администрации города, которые подлежат передаче в муниципальный архив города Тюмени, совместно с делами, сформированными из подлинников документов на бумажном носителе. Формирование фондов пользования не исключает создание подлинников документов на бумажном носителе.

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, передаются ответственным за делопроизводство в архивы электронных документов органов Администрации города ежегодно не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описям электронных дел, документов и реестрам документов (контейнеров электронных дел, документов) (приложение N 24 к Правилам).

Описи электронных дел, документов постоянного хранения и документов по личному составу органов Администрации города, распечатанные на бумажном носителе, не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве предоставляются в муниципальный архив города Тюмени для направления на рассмотрение и утверждение (согласование) экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК).

Первому годовому разделу описи электронных дел, документов фонда ответственным за делопроизводство присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям электронных дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи электронных дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц учета, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы учета и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия электронных дел, документов составляется новая итоговая запись к описи электронных дел, документов, которая подписывается ответственным за делопроизводство с указанием должности и даты составления.

Итоговая запись составляется к каждому годовому разделу; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы описи на бумажном носителе, не являющиеся законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве органа Администрации города в папках.

В муниципальный архив города Тюмени передаются три экземпляра описи электронных дел, документов постоянного хранения на бумажном носителе, утвержденные ЭПК, три экземпляра описи электронных дел, документов по личному составу на бумажном носителе, а также по одному экземпляру каждой описи электронных дел, документов в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

16.1.3. Электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), сформированные в органах Администрации города в электронные дела, хранятся в СЭДД до истечения их сроков хранения.

По истечении срока хранения электронных документов в СЭДД, в архиве электронных документов органа Администрации города проводится экспертиза их ценности в порядке, установленном разделом XIII настоящей Инструкции по ДОУ, в целях составления актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли (приложение N 21 к Правилам). Акт формируется автоматически в СЭДД ответственным за делопроизводство (ответственным за архив), который проводит экспертизу акта. После экспертизы ответственный за делопроизводство (ответственный за архив) направляет его на утверждение руководителю органа Администрации города.

Акты рассматриваются и согласовываются на заседаниях Центральной экспертной комиссии Администрации города (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий органов Администрации города (далее - ЭК).

Отбор электронных дел, документов временного хранения (до 10 лет включительно) за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится ежегодно одновременно с составлением описей на документы постоянного и свыше 10 лет сроков хранения.

Утвержденный и согласованный с ЦЭК (ЭК) акт о выделении к уничтожению электронных документов, направляется в муниципальное казенное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени" (далее - Оператор СЭДД) для уничтожения этих документов программно-техническими средствами. Специалист Оператора ССЭД проводит запись в акте об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению. Запись в акте включает подпись исполнителя, проводившего удаление документов в СЭДД, и дату удаления. После удаления электронных документов акт, подписанный электронной подписью Оператора ССЭД, возвращается в соответствующий орган Администрации города.

Уничтожение документов без утвержденного акта запрещено. Акт об уничтожении откладывается в дело фонда на бумажном носителе.

16.2. Учет электронных дел, документов

16.2.1. Учету подлежат все хранящиеся в архивах электронных документов органов Администрации города электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.

Учет производится путем присвоения единицам учета электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.

Архивный шифр единицы учета - условное обозначение, присваиваемое каждой единице учета электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы учета электронных документов включает следующие элементы:

а) номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

б) номер описи электронных дел;

в) номер единицы учета электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

Основной единицей учета электронных документов является электронное дело.

При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).

16.2.2. Ответственный за делопроизводство (ответственный за архив) вносит необходимые изменения в основной (обязательный) учетный документ архива - лист фонда (приложение N 13 к Правилам) на основании:

а) годового раздела описи дел, документов органа Администрации города;

б) акта об утрате документов (приложение N 6 к Правилам);

в) акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 к Правилам);

г) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам);

д) акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 к Правилам).

Изменения вносятся в реестр описей (приложение N 19 к Правилам) при поступлении новой описи или выбытии всех единиц учета находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным.

В описи электронных дел, документов изменения отражаются при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда.

Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

16.3. Хранение электронных документов

16.3.1. До передачи электронных дел постоянного срока хранения на хранение в муниципальный архив города Тюмени временное хранение этих дел осуществляется в архивах электронных документов органов Администрации города в течение установленных сроков.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архивах электронных документов органов Администрации города оператором СЭДД выполняются мероприятия по информационной безопасности:

а) защите электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ;

б) защите электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Хранение электронных документов в архивах электронных документов органов Администрации города осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Нормативные условия хранения электронных документов обеспечиваются оператором СЭДД.

16.4. Передача электронных дел, документов на постоянное хранение

16.4.1. Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение из органов Администрации города в муниципальный архив города Тюмени осуществляется в соответствии с Правилами и по графику муниципального архива города Тюмени не ранее чем через 5 лет после завершения электронных дел в делопроизводстве. Допускается досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение по просьбе органов Администрации города.

16.4.2. Прием-передача электронных дел (фонда пользования) в муниципальный архив города Тюмени осуществляется совместно с передачей дел на бумажном носителе.

16.5. Функции, возложенные пунктами 16.1.2, 16.1.3, 16.2.2 настоящей Инструкции по ДОУ на ответственных за делопроизводство, могут быть закреплены за иными лицами на основании приказов руководителей органов Администрации города Тюмени.