Приложение 1. Требования к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

Информация об изменениях:

Приложение 1 изменено. - Приказ Аппарата Совета министров Республики Крым от 14 августа 2018 г. N 74-ос

См. предыдущую редакцию

Приложение 1
к Инструкции по
делопроизводству в Аппарате Совета
министров Республики Крым

Требования
к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

С изменениями и дополнениями от:

7 июня 2016 г., 14 августа 2018 г.

1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

Для печатания текста документов используется шрифт Times New Roman размером 13-14 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для реквизита "Фамилия исполнителя и номер его телефона", сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и тому подобное.

При составлении служебных писем, таблиц, анкет допускается использование шрифтов:

Arial N 12-13;

Verdana N 12-13;

Calibri N 14.

При подготовке документов допускается выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту", "подпись" полужирным шрифтом (прямой или курсив).

2. Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 миллиметров) рекомендовано печатать через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 миллиметров) - через 1 межстрочный интервал.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" отделяются один от другого через 1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа отделяются один от другого через 1,5-3 межстрочных интервала.

3. Название вида документа печатается большими буквами.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки названия должности.

5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) - 75 миллиметров.

Если заглавие к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.

6. Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа:

12,5 миллиметра - для абзацев в тексте;

92 миллиметра - для реквизита "Адресат";

104 миллиметра - для реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу";

125 миллиметров - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительного хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

7. Не делается отступ от границы левого поля для реквизитов "Дата документа", "Заголовок к тексту документа", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка о выполнении документа и направления его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", удостоверения надписи "Согласно оригиналу", а также слов "Слушали", "Выступили", "Решили", "Постановили", "приказываю", "Обязываю".

8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они размещаются на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф - от границы левого поля; второй - через 104 миллиметра от границы левого поля.

9. Если в тексте документа содержится ссылка на приложения или на документ, который стал основанием для его издания, слова "Приложение" и "Основание" печатаются от границы левого поля, а текст к ним - через 1 межстрочный интервал.

10. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посредине верхнего поля документа на расстоянии не мене 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без указания слова "страница" и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

11. Текст документов постоянного хранения печатается на одной стороне листа.