Распоряжение Губернатора Ивановской области от 20 июля 2020 г. N 57-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Ивановской области от 12.11.2019 N 110-р "Об утверждении Порядка работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области"

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", в целях урегулирования организационных вопросов, связанных с подписанием электронной подписью документов в электронной форме:

Внести в распоряжение Губернатора Ивановской области от 12.11.2019 N 110-р "Об утверждении Порядка работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области" следующие изменения:

в приложении к распоряжению:

1. В разделе 1 "Общие положения":

1.1. Пункт 1.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭП)".

1.2. Пункт 1.4 изложить в следующей редакции:

"1.4. Положения настоящего Порядка не распространяются на организацию работы с кадровыми, наградными документами, документами бухгалтерской отчетности и учета, документами ограниченного распространения и документами и носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.".

2. В разделе 3 "Регистрация и распределение входящей, внутренней и исходящей корреспонденции":

2.1. Подраздел 3.2 "Работа с внутренними документами" изложить в следующей редакции:

"3.2. Работа с внутренними документами

3.2.1. Внутренние документы аппарата Правительства (письма, доклады) регистрируются централизованно отделом делопроизводства.

3.2.2. Переписка в аппарате Правительства, с ИОГВ осуществляется исключительно в СЭДО, с использованием ЭП и без использования бланков.

3.2.3. Для формирования внутреннего документа сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, сотрудник аппарата Правительства создает в СЭДО РКК внутреннего документа, добавляет файл в формате "Word" во вкладку "Версия файлов", конвертирует его в файл формата "PDF" и формирует маршрут согласования документа.

При необходимости указываются связь документа с исходящей РКК.

3.2.4. Согласующее лицо просматривает вложенные в РКК файлы и при необходимости вносит комментарии к согласуемому файлу в комментариях или ответном файле.

3.2.5. После просмотра файлов согласующее лицо проставляет отметку о принятом решении (согласовано или не согласовано), направляет на утверждение руководителю (Губернатор, заместитель Председателя Правительства, руководитель структурного подразделения), который подписывает документ с помощью ЭП.

Подписание документа руководителем заключается в проставлении визы "согласования" и "утверждения" в РКК документа.

3.2.6. После согласования и утверждения внутреннего документа руководителем без замечаний сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, сотрудник аппарата Правительства назначает согласованную версию файлов финальной путем нажатия соответствующей иконки в РКК и направляет на регистрацию в отдел делопроизводства.

3.2.7. Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию документов, проверяет правильность оформления и подписания внутреннего документа, присваивает регистрационный номер в режиме ручной нумерации и накладывает ЭП на место, отведенное для личной подписи соответствующего руководителя.

Инициативным письмам присваиваются новые номера в соответствии с номенклатурой дел Правительства на текущий год. После регистрации РКК передается получателю в соответствующую папку в СЭДО.

3.2.8. Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию документов, в случае нарушения порядка оформления служебных документов вправе вернуть документ исполнителю для устранения нарушений.

3.2.9. Порядок подготовки и подписания протоколов совещаний у Губернатора, перечней поручений Губернатора, заседаний консультативных и совещательных органов, создаваемых Губернатором и Правительством, осуществляется в соответствии с пунктами 3.2.3 - 3.2.7 раздела 3 настоящего Порядка.".

2.2. Подраздел 3.3 "Согласование, регистрация и отправка исходящей корреспонденции" изложить в следующей редакции:

"3.3. Согласование, регистрация и отправка исходящей корреспонденции

3.3.1. Исходящие документы направляются централизованно отделом делопроизводства посредством почтовой, фельдъегерской связи, по факсу или с нарочным, по электронным каналам связи: МЭДО, ЕСЭД, по электронной почте (при необходимости).

3.3.2. Исходящим номером для ответа на входящий документ является регистрационный номер соответствующего входящего документа. При регистрации в СЭДО - вводится в режиме ручной нумерации.

3.3.3. Инициативным письмам при регистрации в СЭДО автоматически присваивается регистрационный номер исходящего документа в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.4. При подготовке исходящего документа сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, сотрудник аппарата Правительства, сотрудник отдела контроля создает в СЭДО РКК исходящего документа, добавляет файл в формате "Word" на бланке соответствующего руководителя во вкладку "Версия файлов", конвертирует его в файл формата "PDF" и формирует маршрут согласования документа.

При необходимости указываются связь документа с исходящей РКК.

3.3.5. Согласующее лицо просматривает вложенные в РКК файлы и при необходимости вносит комментарии к согласуемому файлу в комментариях или ответном файле.

3.3.6. После просмотра файлов согласующее лицо проставляет отметку о принятом решении (согласовано или не согласовано), направляет на утверждение руководителю (Губернатор, заместитель Председателя Правительства, руководитель структурного подразделения), который подписывает документ с помощью ЭП.

Подписание документа руководителем заключается в проставлении визы "согласования" и "утверждения" в РКК документа.

3.3.7. После того как документ утвержден руководителем без замечаний сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, сотрудник аппарата Правительства, начальник отдела контроля назначает согласованную версию файлов финальной путем нажатия соответствующей иконки в РКК и направляет на регистрацию в отдел делопроизводства.

Если в исходящем документе присутствуют приложения, не подлежащие сканированию, то в отдел делопроизводства сдается опись приложений к документу.

3.3.8. Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию документов, проверяет правильность оформления и подписания исходящего документа, присваивает регистрационный номер в режиме ручной нумерации и накладывает ЭП на место, отведенное для личной подписи соответствующего руководителя.

Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию исходящих документов, в случае нарушения порядка оформления служебных документов или отсутствия документов, указанных в описи, вправе вернуть документ исполнителю для устранения указанных нарушений.

3.3.9. В РКК заполняются обязательные поля: вид документа, содержание, исполнитель, подписант, способ доставки документа, количество страниц. При необходимости заполняется поле "Комментарии" и "Журнал".

3.3.10. Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию документов, определяет способ доставки документа.

При направлении исходящего документа по каналу МЭДО отслеживается статус регистрации документа получателем и при выявлении ошибок доставки принимаются меры по доставке документа по другим каналам связи.

При направлении исходящего документа фельдъегерской связью, почтой, с нарочным исходящее письмо распечатывается и направляется соответствующим каналом связи.

3.3.11. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются централизованно в отделе делопроизводства и отправляются в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

3.3.12. При отправке документа посредством почтовой связи в отделе делопроизводства осуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию в отделе делопроизводства составляются списки внутренних почтовых отправлений.

3.3.13. Документы для отправки фельдъегерской связью, поступившие в отдел делопроизводства до 15 часов 00 минут, направляются в день поступления. Документы для отправки фельдъегерской связью, поступившие в отдел делопроизводства после 15 часов 00 минут, направляются на следующий рабочий день.

3.3.14. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется структурными подразделениями самостоятельно, отделом делопроизводства - при необходимости.".

3. Раздел 10 "Формирование документов в дела и их хранение. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения" изложить в следующей редакции:

"10. Формирование дел, их хранение, уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Формирование дел, их хранение, справочная работа и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения организуются в аппарате Правительства в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, утвержденными номенклатурами дел Правительства, приказом руководителя аппарата от 13.01.2012 N 1-од.".

4. В разделе 11 "Работа с обращениями и запросами граждан в Правительстве":

4.1. В подразделе 11.2 "Рассмотрение обращений и запросов граждан":

4.1.1. Пункт 11.2.5 дополнить словами "с использованием ЭП".

4.1.2. Пункт 11.2.6 признать утратившим силу.

4.1.3. Пункты 11.2.7 и 11.2.8 дополнить словами ", собственноручно, факсимильной подписью или ее электронным образом.".

4.2. В пункте 11.4.4 подраздела 11.4 "Регистрация и направление исходящих документов, связанных с рассмотрением обращений и запросов граждан":

абзац первый изложить в следующей редакции:

"11.4.4. Сопроводительные письма и запросы информации подписываются заместителями Председателя Правительства, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений с использованием ЭП. Ответы подписываются заместителями Председателя Правительства, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений либо лицами их официально замещающими, собственноручно, факсимильной подписью или ее электронным образом.";

абзац третий признать утратившим силу.

Губернатор Ивановской области

С.С. Воскресенский