Приложение N 1. Политика в отношении обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Адыгея

Приложение N 1

Политика
в отношении обработки персональных данных в Управлении по делам архивов Республики Адыгея

1. Общие положения

1.1. Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) направлена на защиту прав и свобод физических лиц, персональные данные которых обрабатывает Управление по делам архивов Республики Адыгея (далее - Управление).

1.2. Политика разработана в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - ФЗ "О персональных данных").

1.3. Политика содержит сведения, подлежащие раскрытию в соответствии с ч. 1 ст. 14 ФЗ "О персональных данных", и является общедоступным документом.

2. Сведения об Управлении

2.1. Управление ведет свою деятельность по адресу: Адыгея республика, г. Майкоп, ул. Крестьянская, дом 236, 3 этаж здания, каб.310, 312.

2.2. Ведущий специалист-эксперт назначен ответственным лицом по работе с персональными данными, старший специалист 1 разряда назначен ответственным за защиту персональных данных.

2.3. База данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации, находится по адресу: 385000, Республика Адыгея, г. Майкоп, ул. Крестьянская, 236.

3. Сведения об обработке персональных данных

3.1. Управление обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе для выполнения возложенных законодательством функций, полномочий и обязанностей, осуществления прав и законных интересов Управления, работников Управления и третьих лиц.

3.2. Управление получает персональные данные непосредственно у субъектов персональных данных.

3.3. Управление обрабатывает персональные данные автоматизированным и неавтоматизированным способами, с использованием средств вычислительной техники и без использования таких средств.

3.4. Действия по обработке персональных данных включают сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

3.5. Базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации, находятся на территории Российской Федерации.

4. Обработка персональных данных работников

4.1. Управление обрабатывает персональные данные в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым Кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее - ТК РФ), в том числе главой 14 ТК РФ, касающейся защиты персональных данных работников.

4.2. Управление обрабатывает персональные данные работников с целью выполнения трудовых договоров, соблюдения норм законодательства РФ, а также с целью:

- вести кадровый учёт;

- осуществлять функции, полномочия и обязанности, возложенные постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 7 мая 2007 года N 74, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд РФ, в Фонд социального страхования РФ, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;

- соблюдать нормы и требования по охране труда и обеспечения личной безопасности работников Управления, сохранности имущества;

- контролировать количество и качество выполняемой работы;

- предоставлять льготы и компенсации, предусмотренные законодательством РФ;

- открывать личные банковские счета работников Управления для перечисления заработной платы;

- перечислять страховые взносы в негосударственные пенсионные фонды;

- организовывать повышение квалификации и профессиональную переподготовку работников Управления.

4.3. Управление не принимает решения, затрагивающие интересы работников, основываясь на их персональных данных, полученных электронным образом или исключительно в результате автоматизированной обработки.

4.4. Управление защищает персональные данные работников за счет собственных средств в порядке, установленном ТК РФ, ФЗ "О персональных данных" и иными федеральными законами.

4.5. Управление знакомит работников и их представителей под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

4.6. Управление разрешает доступ к персональным данным работников только допущенным лицам, которые имеют право получать только те данные, которые необходимы для выполнения их функций.

4.7. Управление получает все персональные данные работников у них самих. Если данные работника возможно получить только у третьей стороны, Управление заранее уведомляет об этом работника и получает его письменное согласие. Управление сообщает работнику о целях, источниках, способах получения, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

4.8. Управление обрабатывает персональные данные работников с их письменного согласия, предоставляемого на срок действия трудового договора или нахождения лица в кадровом резерве.

4.9. Управление обрабатывает персональные данные работников в течение срока действия трудового договора и уволенных работников в течение срока, установленного п. 5 ч. 3 ст. 24 части первой Налогового Кодекса Российской Федерации от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, ч. 1 ст. 29 Федерального закона "О бухгалтерском учёте" от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ и иными нормативными правовыми актами.

4.10. Управление может обрабатывать специальные категории персональных данных работников (сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения ими трудовых функций) на основании п. 2.3 ч. 2 ст. 10 ФЗ "О персональных данных".

4.11. Управление не обрабатывает биометрические персональные данные работников.

4.12. Управление может получать данные о членстве работников в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности.

4.13. Управление обрабатывает следующие персональные данные работников:

- фамилия, имя, отчество;

- тип, серия и номер документа, удостоверяющего личность;

- дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и информация о выдавшем его органе;

- адрес постоянного места регистрации и адрес места жительства;

- сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственного гражданского служащего;

- сведения о трудовой деятельности;

- год рождения;

- месяц рождения;

- дата рождения;

- место рождения;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- национальная принадлежность;

- профессия;

- страховые взносы на ОПС;

- страховые взносы на ОМС;

- налоговые вычеты;

- выход на пенсию;

- табельный номер;

- трудовой стаж;

- сведения о родственниках;

- сведения о сайтах, на которых зарегистрирован государственный гражданский служащий;

- другие персональные данные.

4.14. Управление не сообщает третьей стороне персональные данные работника без его письменного согласия, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ, ФЗ "О персональных данных" или иными федеральными законами.

4.15. Управление не сообщает персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.

4.16. Управление передаёт персональные данные работников их представителям в порядке, установленном ТК РФ, ФЗ "О персональных данных" и иными федеральными законами, и ограничивает эту информацию только теми данными, которые необходимы для выполнения представителями их функций.

4.17. Управление предупреждает лиц, получающих персональные данные работника, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, требует от этих лиц подтверждения, что это правило соблюдено.

4.18. В порядке, установленном законодательством, и в соответствии со ст. 7 ФЗ "О персональных данных" для достижения целей обработки персональных данных и с согласия работников Управление предоставляет персональные данные работников или поручает их обработку следующим лицам:

- государственные органы (Администрация Главы Республики Адыгея и кабинета Министров Республики Адыгея, ПФР, ФНС, ФСС и др.);

- банки (в рамках зарплатного проекта);

- компании пассажирских грузоперевозок и гостиницы (в рамках организации командировок);

- учебные учреждения (в рамках организации прохождения повышения квалификации и профессиональной переподготовки).

5. Права работников Управления

5.1. Работник может получить свободный бесплатный доступ к информации о его персональных данных и об обработке этих данных. Работник может получить копию любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

5.2. Работник может получить доступ к медицинской документации, отражающей состояние его здоровья, с помощью медицинского работника по его выбору.

5.3. Работник может определить представителя для защиты его персональных данных.

5.4. Работник может требовать исключить или исправить свои неверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением требований ТК РФ, ФЗ "О персональных данных" или иного федерального закона. При отказе Управления исключить или исправить персональные данные работника он может заявить в письменной форме о своем несогласии и обосновать такое несогласие. Работник может дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

5.5. Работник может требовать известить всех лиц, которым ранее были сообщены его неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.6. Работник может обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Управления при обработке и защите его персональных данных.

6. Сведения об обеспечении безопасности персональных данных

6.1. Управление назначает ответственного за организацию обработки персональных данных для выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

6.2. Управление применяет комплекс правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных для обеспечения конфиденциальности персональных данных и их защиты от неправомерных действий:

- обеспечивает неограниченный доступ к Политике, копия которой размещена по адресу нахождения Управления, а также может быть размещена на странице Управления официального сайта исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея;

- во исполнение Политики утверждает и приводит в действие документ "Положение об обработке персональных данных" (далее - Положение) и иные локальные акты;

- производит ознакомление работников с положениями законодательства о персональных данных, а также с Политикой и Положением;

- осуществляет допуск работников к персональным данным, обрабатываемым в используемой информационной системе Управлением, а также к их материальным носителям только для выполнения трудовых обязанностей;

- устанавливает права доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Управлением,

- производит оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения ФЗ "О персональных данных";

- производит определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в Управлении;

- применяет организационные и технические меры и использует средства защиты информации, необходимые для достижения установленного уровня защищенности персональных данных;

- осуществляет обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принимает меры по реагированию, включая восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

- производит оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных обрабатываемых в Управлении;

- осуществляет внутренний контроль соответствия обработки персональных данных ФЗ "О персональных данных", принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, Политике, Положению и иным локальным актам, включающих контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и их уровня защищенности при обработке в Управлении.

7. Права субъектов персональных данных

7.1. Субъект персональных данных имеет право:

- на получение персональных данных, относящихся к данному субъекту, и информации, касающейся их обработки;

- на уточнение, блокирование или уничтожение его персональных данных в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

- на отзыв данного им согласия на обработку персональных данных;

- на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и компенсацию морального вреда в судебном порядке;

- на обжалование действий или бездействия Управления в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.

7.2. Для реализации своих прав и законных интересов субъекты персональных данных имеют право обратиться в Управление либо направить запрос лично или с помощью представителя. Запрос должен содержать сведения, указанные в ч. 3 ст. 14 ФЗ "О персональных данных".