Приложение. Положение о муниципальном архиве городского округа ЗАТО Фокино

Приложение
к решению Думы городского округа ЗАТО Фокино
от 30.07.2020 N 208-МПА

Положение
о муниципальном архиве городского округа ЗАТО Фокино

1. Общие положения

1.1. Муниципальный архив городского округа ЗАТО Фокино (далее - муниципальный архив) входит в состав Управления культуры администрации городского округа ЗАТО Фокино (далее - Управление культуры).

1.2. Управление культуры решает задачи по реализации полномочий в области архивного дела на территории городского округа ЗАТО Фокино: формирует муниципальный архив городского округа ЗАТО Фокино, обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.3. Содержит муниципальный архив администрация городского округа ЗАТО Фокино.

1.4. Деятельность муниципального архива в составе Управления культуры регулируют и регламентируют следующие правовые акты:

4.4.1. Конституция Российской Федерации.

1.4.2. Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.4.3. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.4.4. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.4.5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

1.4.6. Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".

1.4.7. Устав городского округа ЗАТО Фокино.

1.4.8. Решение Думы городского округа ЗАТО Фокино от 28.05.2020 N 197-МПА "Об утверждении положения об Управлении культуры администрации городского округа ЗАТО Фокино".

1.4.9. Постановление Муниципального учреждения администрация городского округа ЗАТО город Фокино от 25.08.2010 N 801-па "Об утверждении административного регламента Управления культуры (муниципального архива) городского округа ЗАТО Фокино по исполнению муниципальной функции "Управление архивным делом на территории городского округа ЗАТО Фокино" (с учетом изменений и дополнений).

1.4.10. Постановление администрации городского округа ЗАТО город Фокино от 03.11.2017 N 1832-па "Об утверждении Административного регламента Управления культуры (муниципального архива) городского округа ЗАТО Фокино по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (с учетом изменений и дополнений).

1.5. Архивные справки, составляемые на основе архивных документов, подписываются главой городского округа ЗАТО Фокино и заверяются печатью администрации. Для заверения архивных копий и выписок используется печать с наименованием Муниципального архива Управления культуры администрации городского округа ЗАТО Фокино.

1.6. Ответственный за муниципальный архив - главный специалист 2 разряда, входящий в штатную численность Управления культуры администрации городского округа ЗАТО Фокино.

1.7. Местонахождение муниципального архива: ул. Постникова, д. 9, каб. 7, 9, г. Фокино.

2. Цели и задачи

2.1. Цель - обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению и обеспечение доступа населения городского округа ЗАТО Фокино к информационным ресурсам Архивного фонда Российской Федерации.

2.2. Задачи муниципального архива:

2.2.1. Обеспечение сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

2.2.2. Учёт принятых архивных документов.

2.2.3. Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа ЗАТО Фокино.

2.2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

2.2.5. Организация информационного обеспечения органов местного самоуправления, использования архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан, обеспечения условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством.

3. Основные функции

3.1. Для исполнения задачи хранения документов муниципальный архив выполняет следующие функции:

3.1.1. Обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении городского округа ЗАТО Фокино и Приморского края.

3.1.2. Обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена (постоянно или временно, до передачи в Государственный архив Приморского края, в соответствии с законодательными актами Приморского края).

3.1.3. Обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

3.1.4. Обеспечивает хранение документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории городского округа ЗАТО Фокино.

3.1.5. Обеспечивает хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива.

3.1.6. Подготавливает и предоставляет администрации предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

3.1.7. Муниципальный архив по согласованию с администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

3.1.8. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации могут поступать на хранение в муниципальный архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и муниципальным архивом, действующим от имени администрации при наличии доверенности.

3.1.9. Муниципальный архив проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечивает их физическую сохранность, поддерживает противопожарный, температурно-влажностный, световой режим хранения документов.

3.1.10. Муниципальный архив обеспечивает правила изоляции помещений, доступа в архивохранилище.

3.2. Для исполнения задачи учета документов муниципальный архив выполняет следующие функции:

3.2.1. Представляет в Министерство культуры и архивного дела Приморского края по установленным формам на бумажных и электронных носителях учетные данные, сведения о хранящихся в муниципальном архиве фондах.

3.2.2. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, находящимся на хранении в муниципальном архиве, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.2.3. Разрабатывает и формирует электронные справочно-информационные системы по архивным документам.

3.3. Для исполнения задачи комплектования документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа ЗАТО Фокино выполняет следующие функции:

3.3.1. Разрабатывает и представляет на утверждение Министерством культуры и архивного дела Приморского края списки организаций - источников комплектования муниципального архива, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

3.3.2. Отбирает и принимает документы постоянного и долговременного срока хранения.

3.3.3. Проводит проверки наличия и состояния документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

3.4. Для исполнения задачи организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействия организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, муниципальный архив выполняет следующие функции:

3.4.1. Осуществляет обследование состояния условий хранения документов в архивах организаций - источников комплектования муниципального архива и других организаций независимо от формы собственности.

3.4.2. Ведёт в установленном порядке учёт документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.

3.4.3. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования муниципального архива и инструкции по делопроизводству.

3.4.4. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно - проверочной методической комиссии (ЭПМК) Министерства культуры и архивного дела Приморского края, поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу ликвидированных организаций.

3.4.5. Рассматривает и согласовывает в муниципальном архиве описи дел по личному составу, поступившие от организаций.

3.4.6. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт работы.

3.4.7. Оказывает организационно-методическую помощь, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методиках работы с документами.

3.4.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышает квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.4.9. Проводит проверки состояния делопроизводства и хранения документов, в том числе по личному составу в ведомственных архивах.

3.4.10. Информирует Министерство культуры и архивного дела Приморского края о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и архивах организаций, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела.

3.4.11. Создает экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документов.

3.4.12. Исполняет муниципальную функцию "Управление архивным делом на территории городского округа ЗАТО Фокино".

3.5. Для исполнения задачи информационного обеспечения органов местного самоуправления, использования архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан, обеспечения условий дл