Приложение. Регламент взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска

Приложение
к распоряжению
администрации
города Мурманска
от 22 июля 2020 г. N 50-р

Регламент
взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска (далее - Регламент) разработан в соответствии с:

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2. Настоящий Регламент определяет цели и задачи, структуру, участников, основные принципы функционирования и развития системы электронного документооборота администрации города Мурманска.

1.3. Система электронного документооборота администрации города Мурманска (далее - СЭД АТМ) развернута на базе программного обеспечения CompanyMedia и предназначена для организации электронного делопроизводства и документооборота администрации города Мурманска и ее структурных подразделений, иными государственными органами, администрациями муниципальных образований, организациями и гражданами.

1.4. Целями развития и эксплуатации СЭД АТМ являются повышение эффективности муниципального управления в администрации города Мурманска за счет сокращения времени прохождения документов между участниками взаимодействия, минимизации затрат на подготовку и отправку документов, мониторинга и контроля исполнения поручений.

1.5. Задачами эксплуатации и развития СЭД АТМ являются автоматизация процессов делопроизводства и организация межведомственного электронного документооборота за счет создания единой инфраструктуры, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнении возложенных на них полномочий.

1.6. В настоящем Регламенте используются следующие термины, определения и сокращения:

- АТМ - администрация города Мурманска;

- Администратор СЭД АТМ - уполномоченный отдел АТМ, обеспечивающий технологическое развитие и стабильное функционирование СЭД АТМ;

- АРМ - автоматизированные рабочие места, в том числе автономные мобильные устройства (планшеты), с которых осуществляется доступ в СЭД АТМ;

- Интернет-приемная - раздел на официальном сайте АТМ (https://www.citymurmansk.ru/obrasheniya), с которого обращения автоматически передаются на регистрацию в СЭД АТМ;

- ПО Domino/Notes АТМ - платформа, на базе которой функционирует СЭД АТМ;

- ОГ - обращения граждан и организаций, поступившие в адрес АТМ;

- ПО - программное обеспечение;

- Регулятор СЭД АТМ - уполномоченные органы, осуществляющие организационно-методическое руководство по работе в СЭД АТМ;

- РК - регистрационная карточка, предназначенная для внесения в СЭД АТМ сведений о входящем, исходящем, внутреннем документе или обращений граждан и организаций в целях его учета и поиска;

- Ролевая модель - совокупность разрешений (прав) на выполнение различными группами пользователей определенных действий в СЭД АТМ;

- Роль - набор разрешений (прав) на выполнение пользователем определенных действий в СЭД АТМ;

- СП - структурное подразделение АТМ;

- Справочник сотрудников - основной элемент управления СЭД АТМ. В справочнике сотрудников хранятся сведения о структуре АТМ;

- УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;

- ЭП - электронная подпись.

2. Основные принципы работы в СЭД АТМ

2.1. СЭД АТМ является единой информационной системой АТМ и предназначена для автоматизации работы со служебной корреспонденцией и исполнения поручений.

Все СП регистрируют в СЭД АТМ и ведут учет сведений об исполнении собственной входящей и исходящей корреспонденции.

Помимо работы с собственной корреспонденцией СП работают в СЭД АТМ с документами, направляемыми в их адрес по резолюциям главы АТМ, заместителей главы АТМ, управляющего делами АТМ, готовят проекты исходящих и внутренних документов за их подписью.

Также в СЭД АТМ осуществляется регистрация постановлений и распоряжений АТМ, регистрация обращений граждан и организаций.

В СЭД АТМ настроены условия для ведения юридически значимого электронного документооборота.

2.2. СП используют СЭД АТМ с соблюдением требований, устанавливаемых Администратором и Регуляторами СЭД АТМ.

2.3. Использование СЭД АТМ обеспечивает:

- формирование единой базы данных документов служебной переписки СП;

- доступ пользователей к документам и поручениям после их регистрации или утверждения;

- использование единых служебных справочников СЭД АТМ.

2.4. В СЭД АТМ автоматизируются процессы обработки в АТМ и СП следующих документов:

- регистрация постановлений и распоряжений АТМ;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов АТМ и СП;

- регистрация обращений граждан и организаций, поступивших в АТМ и СП, в том числе в электронном виде;

- рассмотрение руководителями и ответственными муниципальными служащими СП входящих и внутренних документов, в том числе обращений граждан и организаций, и вынесение по ним резолюции (поручения);

- исполнение поручений по входящим и внутренним документам, обращениям граждан и организаций;

- согласование проектов исходящих и внутренних документов СП;

- согласование проектов постановлений и распоряжений АТМ;

- контроль исполнения поручений по входящим и внутренним документам СП, обращениям граждан и организаций;

- подготовка отчетной документации.

2.5. Запрещается осуществлять в СЭД АТМ регистрацию и обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

2.6. В СЭД АТМ осуществляется подготовка и регистрация электронных документов с использованием УКЭП для осуществления значимого электронного документооборота со сторонними организациями.

3. Участники СЭД АТМ

3.1. Администратор СЭД АТМ - отдел информационно-технического обеспечения и защиты информации администрации города Мурманска.

3.2. Регулятор СЭД АТМ - отдел делопроизводства и документооборота администрации города Мурманска, отдел по работе с обращениями граждан и организации предоставления муниципальных услуг администрации города Мурманска, отдел административной и организационной работы администрации города Мурманска в части, касающейся документооборота, обращений граждан, организационно-распорядительных документов.

3.3. СП - СП, использующие СЭД АТМ для организации и ведения процессов делопроизводства и документооборота в своем подразделении.

3.4. Подведомственные учреждения - учреждения и организации, подведомственные СП, использующие СЭД АТМ для оперативного электронного взаимодействия в качестве официального канала получения в свой адрес документов служебной переписки из АТМ и СП.

4. Права и обязанности участников СЭД АТМ

4.1. Администратор СЭД АТМ:

- осуществляет полное управление всеми компонентами СЭД АТМ для всех СП;

- обеспечивает стабильное функционирование и технологическое развитие СЭД АТМ;

- организует сопровождение СЭД АТМ и обеспечение бесперебойной работы программного обеспечения;

- производит подключение новых пользователей к СЭД АТМ;

- организует ведение единых служебных справочников СЭД АТМ, общесистемных классификаторов (внесение новых значений и корректировка имеющихся значений в единых служебных справочниках СЭД АТМ);

- организует ведение справочника муниципальных служащих и справочника контрагентов (корректировка значений выполняется по согласованию с Регуляторами СЭД АТМ);

- организует обучение совместно с Регуляторами СЭД АТМ пользователей СЭД АТМ и оказание им консультационной поддержки, разрабатывает инструкции выполнения типовых операций в СЭД АТМ;

- организует администрирование и резервное копирование баз данных системы;

- организует работы по защите информации и защите персональных данных в СЭД АТМ;

- определяет форматы обмена данными информационных систем с СЭД АТМ;

- организует развитие СЭД АТМ на основании требований федеральных, региональных и муниципальных правовых актов, предложений Регулятора СЭД АТМ, замечаний и предложений пользователей;

- организует работы по доработке системы в соответствии с требованиями пользователей СЭД АТМ;

- организует разработку и настройку отчетной системы;

- осуществляет централизованную смену паролей с периодичностью в шесть месяцев.

4.2. Администратор СЭД АТМ вправе:

- требовать от пользователей СЭД АТМ соблюдения муниципальных правовых актов, регламентирующих работу в СЭД АТМ, включая требования по защите информации и персональных данных в СЭД АТМ;

- блокировать учетные записи пользователей СЭД АТМ, не соблюдающих требования муниципальных правовых актов, регламентирующих работу в СЭД АТМ, или нарушающих требования по защите информации и персональных данных;

- вносить предложения по изменению и дополнению видов регистрируемых документов, изменению и дополнению схем и правил работы с документами в СЭД АТМ;

- направлять для рассмотрения Регуляторами СЭД АТМ предложения по организации сопровождения СЭД АТМ и развитию функциональных возможностей СЭД АТМ.

4.3. Регулятор СЭД АТМ:

- обеспечивает организационно-методическое руководство процессами делопроизводства СП в СЭД АТМ;

- определяет порядок организационного, информационного и документационного обеспечения деятельности АТМ и СП, исходя из принципов унификации и оптимизации ведения единых служебных справочников СЭД АТМ;

- определяет общие требования к организации работы с документами в СЭД АТМ;

- контролирует соблюдение требований по организации делопроизводства в СЭД АТМ со стороны СП;

- разрабатывает муниципальные правовые акты, регламентирующие порядок документационного обеспечения деятельности АТМ и СП.

4.4. Регулятор СЭД АТМ вправе:

- требовать от пользователей СЭД АТМ соблюдения муниципальных правовых актов, регламентирующих работу в СЭД АТМ;

- вносить предложения по изменению и дополнению видов регистрируемых документов, изменению и дополнению схем и правил работы с документами в СЭД АТМ;

- направлять для рассмотрения Администратором СЭД АТМ предложения по развитию функциональных возможностей СЭД АТМ.

4.5. СП:

- используют СЭД АТМ для организации и ведения процессов делопроизводства и документооборота в своих подразделениях;

- самостоятельно определяют число пользователей СЭД АТМ и их роли в СЭД АТМ для подачи заявки Администратору СЭД АТМ;

- самостоятельно определяют уровень доступа пользователей к собственным документам и поручениям в СЭД АТМ;

- обеспечивают контроль актуальности сведений, содержащихся в Справочнике сотрудников, в части данных пользователей СЭД АТМ в своем СП;

- своевременно направляют заявку о продлении сертификата пользователя Администратору СЭД АТМ;

- своевременно информируют Администратора СЭД АТМ о проведении организационно-штатных мероприятий и необходимости изменения уровня доступа пользователей;

- обеспечивают сохранность своих паролей доступа к СЭД АТМ;

- обеспечивают правомерное подписание в системе документов с помощью УКЭП;

- несут ответственность за достоверность и своевременность сведений, введенных в СЭД АТМ, соблюдение сроков создания и утверждения резолюций и исполнения заданий.

4.6. СП вправе:

- вносить предложения по изменению и дополнению видов регистрируемых документов, изменению и дополнению схем и правил работы с документами в СЭД АТМ;

- направлять для рассмотрения Администратором и Регуляторами СЭД АТМ предложения по развитию функциональных возможностей СЭД АТМ;

- направлять заявки на изменение состава пользователей системы в СП.

4.7. Подведомственные учреждения при использовании СЭД АТМ для организации документооборота с АТМ обеспечивают выполнение требований муниципальных правовых актов, регламентирующих работу в СЭД АТМ.

4.8. Подведомственные учреждения вправе направлять для рассмотрения Администратором и Регуляторами СЭД АТМ предложения по развитию функциональных возможностей СЭД АТМ.

5. Ролевая модель

5.1. Для настроек Ролевой модели в процессе документооборота выделены основные функциональные роли:

5.1.1. Делопроизводитель - работа с совокупностью документов, поступивших в АГМ/СП, подготовка исходящих/внутренних документов во исполнение резолюций и/или инициативных документов, регистрация документов, постановка на контроль и контроль исполнения поручений.

5.1.2. Регистратор правовых актов - работа с совокупностью всех постановлений и распоряжений АТМ, включая проекты, возможность редактирования файлов в РК и присвоения правовым актам регистрационных номеров.

5.1.3. Регистратор ОГ - работа с совокупностью ОГ, контроль за исполнением поручений, выданных в процессе рассмотрения ОГ, подготовка и утверждение проектов резолюций, постановка на контроль, контроль исполнения поручений.

5.1.4. Руководитель - работа с совокупностью всех поступивших и внутренних докуме