Распоряжение администрации Владимирской области от 11 августа 2020 г. N 635-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р" (документ утратил силу)

Распоряжение администрации Владимирской области от 11 августа 2020 г. N 635-р
"О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р"

В соответствии с Законом Владимирской области от 10.12.2001 N 129-ОЗ "О Губернаторе и администрации Владимирской области":

1. Внести в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р "Об инструкции по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области" следующие изменения:

1.1. В пункте 3 слова "управлению по документообороту" заменить словами "управлению по документообороту в аппарате администрации области"

1.2. Пункт 5 изложить в следующей редакции:

"5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации области.".

1.3. В приложении:

1.3.1. Пункт 1.4 после слов "управления по документообороту" дополнить словами "в аппарате администрации области (далее по тексту - управление по документообороту)".

1.3.2. Абзац 3 пункта 2.3.1 изложить в следующей редакции:

"Разработчик готовит пояснительную записку к проектам указов Губернатора области, постановлений администрации области. Пояснительная записка должна быть краткой, понятной, логически выстроенной и аргументированной, содержать информацию о целях и задачах принятия нормативного правового акта (внесения изменений в нормативный правовой акт), обоснование необходимости его принятия (внесения изменений), а также разъяснять наиболее существенные положения либо вносимые изменения подготовленного нормативного правового акта. В обязательном порядке в пояснительной записке должна быть отражена информация о проведении оценки регулирующего воздействия, обязательного общественного обсуждения, обсуждения на заседаниях общественных советов проектов нормативных правовых актов области, либо об отсутствии необходимости их проведения, а также дата направления проекта в прокуратуру Владимирской области, в случаях, установленных регламентом работы администрации области. В пояснительных записках к постановлениям администрации области о внесении изменений в государственные программы Владимирской области в обязательном порядке указывать содержание предлагаемых изменений. К проектам распоряжений Губернатора области, администрации области пояснительная записка готовится при необходимости исходя из значимости и существа вносимых изменений.".

1.3.3. В пункте 2.3.8:

1.3.3.1. В абзаце 14 слова "заместителем руководителя аппарата" заменить словами "руководителем аппарата"

1.3.3.2. В абзаце 15 слова "протокольно-организационного управления администрации области" заменить словами "протокольно-организационного управления в аппарате администрации области"

1.3.3.3. В абзаце 17 слова "экспертно-аналитического управления администрации области" заменить словами "экспертно-аналитического управления в аппарате администрации области"

1.3.4. В абзаце 6 пункта 2.3.11 слова "департаментом природопользования и охраны окружающей среды администрации области" "Департаменту природопользования и охраны окружающей среды администрации области" заменить словами "Департаментом природопользования и охраны окружающей среды Владимирской области" в соответствующем падеже.

1.3.5. Пункт 2.4.17 дополнить абзацем:

"При отправке документа только в электронном виде при отсутствии возможности указания количества листов (таблицы, большой формат и т.д.) допускается следующее оформление:

Приложение: в электронном виде 3 файла".

1.3.6. Пункт 2.4.18 изложить в следующей редакции:

"2.4.18. Право подписи документа, направляемого из администрации области в адрес Президента Российской Федерации, аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарата Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (в ответ на запросы), полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, Главного федерального инспектора по Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателя Законодательного Собрания Владимирской области, председателя областного суда, председателя арбитражного суда области, председателя Первого арбитражного апелляционного суда, прокурора области, руководителей правоохранительных органов области имеет только Губернатор области или лицо, исполняющее его обязанности (за исключением случаев прямого поручения Губернатора области либо прямого обращения вышеназванных должностных лиц в структурные подразделения и органы исполнительной власти области). Данные документы визируются заместителями Губернатора области по курируемым вопросам. В случае подготовки проекта письма структурными подразделениями администрации области или органами исполнительной власти области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области, документ визируется только руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области. Документы, направляемые указанным адресатам по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), готовятся ответственным исполнителем, согласовываются должностными лицами и подписываются Губернатором области только в электронном виде посредством системы "СЭДД АВО". Список абонентов МЭДО и правила подготовки проектов электронных документов направляются управлением по документообороту по мере обновления либо по запросу. В листе согласования проекта электронного документа в обязательном порядке указывается начальник управления по документообороту.

Первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области имеют право подписи документов, подготовленных в адрес федеральных министров и их заместителей, структурных подразделений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением отзывов на проекты федеральных законов), аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, федерального инспектора по Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе. Указанные документы, направляемые абонентам МЭДО, могут быть согласованы и подписаны в электронном виде.

Руководитель аппарата администрации области имеет право подписи документов, подготовленных для министерств и ведомств, структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти по направлениям своей деятельности. Указанные документы, направляемые абонентам МЭДО, могут быть согласованы и подписаны в электронном виде.

Письма, направляемые за подписью Губернатора области или лица, исполняющего обязанности Губернатора области, председателю Законодательного Собрания Владимирской области дополнительно визируются председателем государственно-правового комитета, затем заместителем Губернатора области, курирующим вопросы внутренней политики. Структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области направляют проекты писем в государственно-правовой комитет за 8 рабочих дней до окончания даты исполнения, заместителю Губернатора области, курирующему вопросы внутренней политики, - за 6 рабочих дней до окончания даты исполнения, Губернатору области - за 5 рабочих дней до окончания даты исполнения.

Письма, направляемые за подписью Губернатора области или лица, исполняющего обязанности Губернатора области, председателю Владимирского областного суда, председателю Арбитражного суда Владимирской области, председателю Первого арбитражного апелляционного суда, прокурору Владимирской области, начальнику Управления Федеральной службы безопасности России по Владимирской области, руководителю Следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Владимирской области, визируются председателем государственно-правового комитета. Структурные подразделения администрации области и органы исполнительной власти области направляют проекты писем в государственно-правовой комитет за 8 рабочих дней до окончания даты исполнения; Губернатору области - за 5 рабочих дней до окончания даты исполнения.

Руководители структурных подразделений администрации области, руководители органов исполнительной власти области имеют право подписи документов, направляемых в структурные подразделения министерств и иные федеральные органы исполнительной власти, руководителям государственных органов Владимирской области, руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в пределах компетенции, определенной соответствующими правовыми актами области. Указанные документы, направляемые абонентам МЭДО, могут быть согласованы и подписаны в электронном виде.

Ответы на письма, поступившие из Законодательного Собрания Владимирской области в органы исполнительной власти области, подписываются руководителем органа исполнительной власти области по согласованию с курирующим первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области (при наличии).

Письма, адресованные главам муниципальных образований и главам администраций муниципальных образований Владимирской области, подписываются Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителем аппарата администрации области, руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области. Указанные документы, направляемые адресатам посредством системы электронного документооборота (с использованием механизма "СДД", могут быть согласованы и подписаны в электронном виде.

Документы внутренней переписки, подготовленные структурными подразделениями администрации области и органами исполнительной власти области и направляемые Губернатору области, должны подписываться заместителями Губернатора области по курируемым вопросам и визироваться руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, подготовивших данные документы. Указанные документы могут быть подготовлены и подписаны в электронном виде. Документам присваиваются внутренние номера в секретариатах первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, и документы направляются Губернатору области в электронном виде посредством "СЭДД АВО"

Ответы на обращения граждан подписывают Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области либо уполномоченные на то должностные лица администрации области в соответствии с должностными обязанностями.

Ответы на обращения граждан, в которых обжалуются действия государственных служащих администрации области, подписывают вышестоящие в порядке подчиненности руководители администрации области, органов исполнительной власти области, должностные лица.

Информацию об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан, направляемую в адрес Президента Российской Федерации, аппарат Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарат Правительства Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным министрам, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателю областного суда, председателю арбитражного суда области, председателю первого арбитражного апелляционного суда, прокурору области, руководителям правоохранительных органов области, подписывают Губернатор области или первый заместитель Губернатора области, исполняющий его обязанности. Информацию об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан, направляемую в иные федеральные органы государственной власти, подписывают Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись или отметка об электронной подписи и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа на бумажном носителе, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о." "заместитель". Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Проекты документов, подготовленные во исполнение резолюций Губернатора области или по его поручению руководителя секретариата Губернатора области (за исключением документов с пометками "Оперативно" "Срочно" "Весьма срочно", направляются Губернатору области исполнителями для подписания не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения. При этом проекты таких документов представляются первым заместителям и заместителям Губернатора области на визирование не позднее, чем за 8 рабочих дней до истечения срока исполнения документов. Письма в Законодательное Собрание Владимирской области на предложения Законодательного Собрания Владимирской области о внесении изменений в законы Владимирской области передаются на подписание Губернатору области не позднее чем за 8 рабочих дней до истечения срока исполнения документов.

Исходящие письма на бумажном носителе отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа (с указателями рассылки), завизированный исполнителем, подписанный руководителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой. При отправке электронного документа, подписанного электронной подписью, в дело помещается распечатанная форма отображения электронного документа, содержащая отметки об электронной подписи и регистрационных данных.

В подписанных документах не допускаются подчистки, исправления, добавления.

Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подготовке Почетных грамот, поздравительных адресов, открыток, поздравительных, приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений, а также на копиях подписанных ранее документов, подлежащих направлению "В дело"

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Образец:

(Наименование должности)	Эмблема	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	Н.Н. Николаев
	Сертификат: 1а111ааа000000000011
	Владелец: Николаев Николай Николаевич
	Действителен с 01.12.2019 по 01.12.2020

При использовании электронной подписи на бланке должностного лица наименование его должности не указывается.

Размер отметки об электронной подписи, формируемой в системе электронного документооборота администрации области, составляет 7,4 см в длину и 2,4 см по высоте.".

1.3.7. Пункт 2.4.19 дополнить абзацем:

"При согласовании документа в электронном виде посредством "СЭДД АВО" в проект электронного документа визы не вносятся, в карточке документа создаются листы согласования.".

1.3.8. Пункт 2.4.23 изложить в следующей редакции:

"2.4.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Исполненные документы на бумажном носителе направляются в дело руководителями, наложившими резолюции, руководителем секретариата Губернатора области, руководителями секретариатов первых заместителей, заместителей Губернатора области.

Отметка "В дело" дата, подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

Если документ на бумажном носителе для исполнения не передавался в секретариат первого заместителя, заместителя Губернатора области, орган исполнительной власти области или структурное подразделение администрации области, курируемые Губернатором области, отметка "В дело" дата, подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется в управлении по документообороту.

Контрольные документы (со штампами "Контроль" направляются в дело только с обязательной пометкой над регистрационным штампом документа о снятии их с учета в контрольном комитете.

Материалы к документам с визами "Для использования в работе" "Для руководства" (книги, брошюры, долгосрочные программы и т.п.) хранятся в делах подразделений. Сопроводительные документы или ксерокопии первых страниц материалов с регистрационными номерами управления по документообороту, содержащие полную информацию о том, где находятся основные материалы, сдаются в управление по документообороту и в установленном порядке направляются в дело.

Для направления в дело документа с резолюциями Губернатора области, руководителя секретариата Губернатора области в "СЭДД АВО" формируется отчет об исполнении поручения с кратким описанием исполнения поручения и вложением копий документов (информаций и т.д.) об исполнении поручения. Отчет об исполнении может направить первый заместитель, заместитель Губернатора области или служащий соответствующего секретариата, ответственный за работу с документами в "СЭДД АВО" руководитель (или ответственный за работу с документами) структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти, работу которых координирует и контролирует Губернатор области."

1.3.9. Пункт 2.5.4.2 изложить в следующей редакции:

"2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Ответные и инициативные письма могут быть согласованы, подписаны и направлены в электронном виде с использованием "СЭДД АВО"

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области.

К проектам писем на бумажном носителе, предоставляемым для подписания Губернатором области, первым заместителем, заместителем Губернатора области, прикладываются их копии, завизированные первым заместителем либо заместителем Губернатора области, руководителем структурного подразделения администрации области или иного органа исполнительной власти области, а также документы, на основании которых они подготовлены. К проектам писем, направляемым для подписания в электронном виде, в "СЭДД АВО" создаются электронные листы согласования и связи с карточками входящих документов. В случае подготовки проекта письма структурными подразделениями администрации области или органами исполнительной власти области, работу которых координирует и контролирует Губернатор области, документ визируется только руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области.

В случае подписания письма первым заместителем либо заместителем Губернатора области документ визируется руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области.

Письмо на бумажном носителе визируется на оборотной стороне последнего листа проекта, в нижней его части. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой подписи и дату. Для визирования в электронном виде создаются листы согласования в карточке исходящего документа.

При направлении письма более чем в 4 адреса или в организации, не входящие в официальные указатели рассылки, исполнителем составляется указатель рассылки, с указанием официальных наименований организаций и