Приложение

Приложение
к приказу Государственного комитета
по делам архивов Республики Крым
от 22.07.2020 N 10-н

Государственный комитет по делам архивов Республики Крым

Проверочный лист
(список контрольных вопросов)
для муниципальных архивных учреждений Республики Крым

Государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном

                           деле в Республике Крым

____________________________________________________________________

                       вид государственного контроля

____________________________________________________________________

  вид (виды) деятельности государственных органов, юридических лиц,

   органов местного самоуправления, в отношении которых применяется

                    данная форма проверочного листа

Учетный номер проверки: ____________________________________________

Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок:

____________________________________________________________________

Реквизиты приказа о проведении проверки: ___________________________

____________________________________________________________________

     Должность, фамилия, инициалы лиц Государственного комитета по

делам архивов Республики Крым, проводивших проверку:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

    Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого

проводится проверка:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Место проведения проверки: _________________________________________

В соответствии с ___________________________________________________

____________________________________________________________________

        реквизиты нормативного правового акта об осуществлении

       государственного контроля за соблюдением законодательства

                       об архивном деле в Республике Крым

предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями,

изложенными в данной форме проверочного листа.

N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Выполнено	Не выполнено	Примечание
1	2	3	4	5	6
1. Организационно-распорядительные документы, регулирующие архивное дело
1.1.	Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия органа местного самоуправления по созданию муниципального архива: - устав органа местного самоуправления/устав муниципального архива; - положение о соответствующем муниципальном архивном учреждении (*); - должностные инструкции/ должностные регламенты сотрудников соответствующего муниципального архивного учреждения	статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон); пункт 17 части 1 статьи 14, пункт 16 части 1 статьи 15, пункт 22 части 1 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации"; статьи 11, 12 Закона Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым" (далее - Закон Республики Крым); часть 1 статьи 5 Закона Республики Крым от 09.12.2014 N 28-ЗРК/2014 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела"
1.2.	Наличие правового акта органа местного самоуправления о предоставлении соответствующему муниципальному архивному учреждению здания и (или) помещения, отвечающего нормативным требованиям	части 1, 2 статьи 15 Федерального закона; статья 11, 12, 16 Закона Республики Крым; пункт 3.1-3.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила)
1.3.	Наличие утвержденной индивидуальной инструкции по делопроизводству	Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44			Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица
1.4.	Наличие согласованной Экспертно-проверочной комиссией Госкомархива и утвержденной руководителем муниципального архивного учреждения номенклатуры дел установленной формы	пункты 4.14 - 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивов организаций)			Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица
2. Хранение документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов
2.1.	Размещение архива в помещении, соответствующем нормативным требованиям. Соблюдение противопожарного режима	пункты 3.1-3.3, 5.1 Правил; Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 (далее - Специальные правила)			Наличие пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону" и др.
2.2.	Наличие и размещение в доступных для обозрения местах правового акта об установлении противопожарного режима и инструкции о пожарной безопасности	пункт 5.1 Правил; пункт 1.9 Специальных правил
2.3.	Соблюдение охранного режима	пункты 5.3-5.10 Правил			В т. ч. наличие охранной сигнализации, инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, дверей с повышенной технической укрепленностью
2.4.	Соблюдение температурно-влажностного режима	пункты 5.12-5.16 Правил
2.5.	Наличие и размещение контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима	пункт 5.17 Правил
2.6.	Соблюдение светового режима хранения документов	пункты 5.18 - 5.20 Правил
2.7.	Соблюдение санитарно-гигиенического режима	пункты 5.22 - 5.24 Правил
2.8.	Соответствие организации хранения и размещения архивных документов нормативным требованиям. Наличие специальных средств хранения (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.)	пункты 4.1-4.4, 6.1 - 6.5 Правил
2.9.	Соблюдение условий хранения электронных документов	пункты 7.1 - 7.2 Правил			Заполняется при наличии электронных документов
2.10.	Наличие утвержденного плана (схемы) размещения архивных фондов	пункт 8.1 Правил
2.11.	Наличие и размещение карточек (листов) постеллажного и пофондового топографических указателей	пункт 8.4 Правил
2.12.	Соблюдение порядка проведения и периодичности проверок наличия и состояния архивных документов	пункты 10.1 - 10.3 Правил			Заполняется в случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов
2.13.	Наличие листов и актов проверки наличия и состояния архивных документов, наличие и соответствие записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов	пункты 10.4 - 10.6 Правил		-
2.14.	Наличие картотеки (книги) учета физического (технического) состояния архивных документов	пункт 11.9 Правил
2.15.	Наличие составленного и согласованного в установленном порядке акта о неисправимых повреждениях архивных документов	пункты 13.2, 26.1 Правил			Заполняется при выявлении подобных случаев
2.16.	Наличие приказа руководителя о снятии неисправимо поврежденных документов с учета	пункт 13.2 Правил			Заполняется при выявлении подобных случаев
2.17.	Осуществление учета необнаруженных архивных документов	пункт 10.7 Правил
2.18.	Наличие справок о проведении розыска и акта о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны	пункт 10.8 Правил
2.19.	Наличие письменного решения Госкомархива о снятии с учета необнаруженных документов, возможности розыска которых исчерпаны	пункт 10.9 Правил
2.20.	Наличие книг выдачи архивных документов из архивохранилища	пункт 14.8 Правил			Ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи
2.21.	Соблюдение порядка и срока выдачи архивных документов из архивохранилища	пункты 14.1 - 14.4, 14.6, 14.9, 14.11 - 14.12 Правил
2.22.	Наличие листов использования, листов - заверителей и карт - заместителей при выдаче архивных дел из архивохранилища	пункты 14.5, 14.10 Правил
2.23.	Наличие актов о выдаче архивных документов во временное пользование	пункт 14.7 Правил
3. Учет документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов
3.1.	Наличие паспорта архива	статья 19 Федерального закона; статья 16 Закона Республики Крым; пункты 21.1, 23.1 Правил; пункты 2.2, 2.4 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 N 11 (далее - Регламент государственного учета)
3.2.	Наличие утвержденной схемы учета архивных документов	пункт 21.2 Правил
3.3.	Наличие и ведение книги учета поступлений документов	пункты 23.1 - 23.2, 26.2 Правил
3.4.	Наличие и ведение списка фондов	пункты 23.1 - 23.2, 26.2 - 26.3 Правил
3.5.	Наличие и ведение листов фондов	пункты 23.1 - 23.2, 26.2 Правил
3.6.	Наличие и ведение карточек фондов	пункты 2.2.2, 2.4.1 Регламента государственного учета
3.7.	Наличие и ведение реестра описей	пункты 21.3, 23.1 - 23.2, 26.2 - 26.3 Правил
3.8.	Наличие и ведение листов учета аудиовизуальных документов	пункты 23.1, 23.3, 26.2 Правил			Заполняется при наличии электронных документов
3.9.	Соблюдение порядка учета аудиовизуальных и электронных документов	пункты 22.2, 22.6, 22.7 - 22.8, 23.3, 29.1 - 29.2, 30.1 - 30.2 Правил			Заполняется при наличии электронных документов
3.10.	Наличие и ведение описей дел	пункты 23.1 - 23.2, 26.4, 41.1 - 41.2 Правил
3.11.	Наличие паспорта архивохранилища	пункты 23.1 - 23.2 Правил
3.12.	Наличие и ведение дел фондов	пункты 23.1 - 23.2, 26.2-26.3 Правил
3.13.	Наличие актов приема-передачи архивных документов на хранение	пункты 26.1, 37.8 - 37.9 Правил
3.14.	Наличие актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, оформленных в соответствии с нормативными требованиями	пункты 26.1, 36.3 - 36.6, 36.9 Правил			Заполняется в случае наличия фактов выявления документов, подлежащих уничтожению
3.15.	Наличие актов о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов	пункт 26.1 Правил
3.16.	Наличие актов описания архивных документов, переработки описей	пункт 26.1 Правил
3.17.	Наличие актов о технических ошибках в учетных документах	пункт 26.1 Правил
3.18.	Наличие актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных	пункт 26.1 Правил
3.19.	Наличие вспомогательных учетных документов	пункт 23.1 Правил
3.20.	Соблюдение порядка учета печатных изданий, входящих в состав библиотечного фонда	пункт 34.3 Правил
3.21	Соблюдение требований размещения учетных документов	пункт 24.1 - 24.3 Правил
4. Комплектование документами Архивного фонда Республики Крым и другими архивными документами
4.1.	Наличие списка организаций - источников комплектования соответствующего муниципального архивного учреждения установленной формы, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем органа местного самоуправления, справок о включении организаций в список источников комплектования или исключении из него	статья 20 Федерального закона; статья 17 Закона Республики Крым; пункты 35.1, 35.4 - 35.7 Правил
4.2.	Наличие и учет договоров о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым, в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации	часть 3 главы 8 Закона Республики Крым
4.3.	Наличие договоров с негосударственными организациями и гражданами при включении их в списки источников комплектования архива	пункт 35.1 Правил			Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности
4.4.	Наличие договоров купли-продажи или дарения, документов, подтверждающих факт наследования, решение суда о передаче документов в муниципальное архивное учреждение	часть 3 статьи 21 Федерального закона; часть 3 статьи 18 Закона Республики Крым; пункт 37.9 Правил			Заполняется в случае поступления архивных документов на основании договоров купли-продажи, дарения, документов, подтверждающих факт наследования, решения суда
4.5.	Наличие и ведение наблюдательных дел организаций - источников комплектования	пункт 35.9 Правил
4.6.	Наличие планов-графиков приема документов на хранение	пункт 37.2 Правил
4.7.	Соблюдение порядка приема архивных документов от организаций и граждан на хранение	пункты 37.1 - 37.18 Правил
4.8.	Наличие распорядительного документа о составе и утверждении положения об экспертной комиссии муниципального архива, протоколов ее заседания	статья 7 Закона Республики Крым; пункты 4.7 - 4.11 Правил архивов организаций; Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43			Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица
5. Использование документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов
5.1.	Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в муниципальное архивное учреждение	статья 24 - 26 Федерального закона; пункты 45.1 - 45.3 Правил; пункты 3.1 - 3.3 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 (далее - Порядок использования архивных документов)			Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их на хранение
5.2.	Соблюдение порядка поступления, рассмотрения и сроков исполнения запросов	пункты 46.1 - 46.7 Правил
5.3.	Соблюдение порядка оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий	статья 26 Федерального закона; пункты 46.8 - 46.14 Правил
5.4.	Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале	пункты 48.1 - 48.6 Правил; Порядок использования архивных документов			При отсутствии читального зала распространяется на специально выделенное помещение для обслуживания пользователей
5.5.	Ведение личных дел пользователей в соответствии с нормативными требованиями
5.6.	Наличие журнала посещений читального зала пользователями
5.7.	Соблюдение порядка экспонирования архивных документов	пункт 49.2 Правил
5.8.	Соблюдение порядка проведения информационных мероприятий	пункты 50.1 - 50.3 Правил
5.9.	Ведение учета форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов	пункт 51.1 Правил			Ведется на бумажном носителе и/или в электронном виде

__________________

(*) муниципальное архивное учреждение - структурное подразделение

    органа местного самоуправления, выполняющее функции органа

    управления в сфере архивного дела; структурное подразделение

    органа местного самоуправления, выполняющее функции органа

    управления в сфере архивного дела (муниципального архива);

    муниципальный архив

______   ______________________   _________________________________

______   ______________________   _________________________________

______   ______________________   _________________________________

(дата)   (подпись проверяющего)   (фамилия и инициалы проверяющего)