Приложение. Положение об Управлении архивного дела администрации Алтайского края

Приложение

к постановлению

администрации края

от 5 февраля 1996 г. N 59

Положение
об Управлении архивного дела администрации
Алтайского края

С изменениями и дополнениями от:

8 мая 1996 г.

1. Общие положения

1.1. Управление архивного дела администрации Алтайского края *) является структурным подразделением администрации края, центральным органом государственного регулирования развития архивного дела в крае, осуществляющим комплектование, хранение, учет, научную разработку и использование документов Архивного фонда Алтайского края.

1.2. Управление создается Главой администрации Алтайского края и подчиняется в своей деятельности, как Главе администрации края, так и Государственной архивной службе России.

1.3. Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах", федеральными и краевыми Законами, приказами и инструкциями Государственной архивной службы России, постановлениями и распоряжениями Главы администрации края и настоящим Положением.

1.4. Деятельность управления финансируется за счет средств краевого бюджета и доходов от выполнения платных услуг, работ по договорам с учреждениями, ведомствами, организациями, предприятиями и гражданами в соответствии со статьями 12, 21 Закона края "Об архивном фонде Алтайского края и архивах".

1.5. Положение об управлении утверждается Главой администрации Алтайского края на основании Указа Президента Российской Федерации от 03.10.94 N 1969.

1.6. Управление осуществляет выполнение возложенных на него задач взаимодействия с органами управления архивным делом муниципальных образований и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в крае.

1.7. Управление осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

*) Далее - Управление

2. Основные задачи

Основными задачами управления являются:

2.1. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в крае, определение концепции и стратегии его развития с учетом местных особенностей.

2.2. Информационное обеспечение органов государственной власти, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архивного фонда в интересах экономического и социально-культурного развития края.

2.3. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Алтайского края.

2.4. Комплектование документами Архивного фонда Алтайского края.

2.5. Координация деятельности органов государственной власти и прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; содействие организациям негосударственных форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

2.6. Ведение научно-исследовательской, методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

2.7. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, края об Архивном фонде и архивах и иных правовых актов в области архивного дела.

3. Состав документов

3.1. Управление хранит постоянно документы государственной части Архивного фонда Алтайского края, независимо от вида носителя, образовавшиеся в деятельности:

3.1.1. государственных учреждений, организаций, предприятий, находящихся на территории г. Барнаула и отнесенных к государственной собственности Алтайского края;

учреждений федеральной собственности, находящихся на территории края, в соответствии со списком источников комплектования, а также все принятые ранее на хранение документы;

3.1.2. учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

3.1.3. органов государственной власти, прокуратуры, суда, арбитража, действующих на территории г. Барнаула;

3.1.4. предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставной капитал которых внесено более 50% государственной собственности Алтайского края;

3.1.5. органов, учреждений бывших КПСС, РКП, ВЛКСМ, принятых на хранение;

3.1.6. других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях;

3.1.7. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей города, края;

3.1.8. фотодокументы (негативы, позитивы), кинофотодокументы, машиночитаемые, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды;

3.1.9. копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов, микрофильмы и другие копии документов по истории края, хранящихся в других российских и зарубежных архивах;

3.2. Отдел спецдокументации управления хранит постоянно:

3.2.1. спецдокументы администрации Алтайского края (спецсектор общего отдела) и принятые ранее спецдокументы исполнительного комитета Алтайского краевого Совета народных депутатов;

3.2.2. спецдокументы управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Алтайскому краю и учреждений его предшественников;

3.2.3. спецдокументы учреждений системы Прокуратуры Российской Федерации, Министерства обороны Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Государственного комитета Российской Федерации по статистике и туризму, действующих на территории Алтайского края;

3.3. Отдел документов по личному составу управления хранит временно (75 лет) документы по личному составу;

3.3.1. учреждений, организаций, предприятий федеральной, государственной и муниципальной собственности, находящихся на территории г. Барнаула, поступающих на хранение на основе договора;

3.3.2. учреждений, организаций, предприятий в случае их ликвидации или реорганизации и отсутствии правопреемника или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников;

3.3.3. юридических и физических лиц;

3.4. Управление хранит документы, архивные справочники, информационные базы данных.

3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Алтайского края поступают на хранение в управление на основе договора, заключенного между собственников# документов и управлением.

3.6. Управление может хранить временно, в том числе на депозитарной основе, документы негосударственной части Архивного фонда в порядке и на условиях, определенных в соглашении (договоре), между собственником и управлением.

4. Функции управления в соответствии с возложенными задачами

4.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих государственному хранению, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на хранение.

4.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда, хранящихся в архивных учреждениях края, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Росархиве.

4.3. Осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет особо ценных документов.

4.4. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе спецархивов по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве госучреждений, а также негосударственных организаций, на основе договорных отношений.

Совместно с органами государственной власти и коммерческими организациями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов.

4.5. Разрабатывает и ведет списки учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования, документы которых подлежат передаче на хранение; выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых организаций.

4.6. Принимает меры к исполнению документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных учреждений, общественных объединений и граждан.

4.7. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела.

4.8. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение законодательных и исполнительных органов государственной власти края проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

4.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

4.10. Проверяет исполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований Законодательства Российской Федерации, законодательных актов края в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

4.11. Осуществляет взаимодействие с органами, уполномоченными осуществлять государственную регистрацию предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности для контроля за наличием в учредительных документах положений, касающихся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на госхранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

4.12. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами решает вопросы о передаче документов Архивного фонда края в архивные учреждения других регионов, а также, внутри архивных учреждений края.

4.13. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт: проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методике работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.

4.15. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу, участвует в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений, разрабатывает меры и проводит совместно с научными учреждениями или самостоятельно разработку научных программ, научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии, внедряет их результаты в практику архивного дела.

4.16. Изучает общественные потребности в ретроспективной информации, проводит в установленном порядке работу по рассекречиванию документов, информирует органы государственной власти, другие заинтересованные учреждения о документах Управления для использования в экономических, научных, и социально-культурных целях.

4.17. Организует своевременное исполнение запросов государственных, иных учреждений, граждан и зарубежных организаций по документам управления (Архивного фонда), в том числе на договорных началах, выдает справки социально-правового характера; вопросы, связанные с выдачей справок социально-правового характера по спецдокументам, решает в тесном контакте с прокуратурой Алтайского края, Алтайским краевым судом, Управлением Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Алтайскому краю, а также с Верховным судом Российской Федерации и Военным судом Сибирского военного округа; предоставляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для изучения в читальных залах управления.

4.18. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры; проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции управления.

4.19. В установленном порядке заключает лицензионные договоры на использование архивных документов, организует выставки документов, использует печать, радио, телевидение, осуществляет рекламирование работ и услуг, выполняемых Управлением. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами в архивных учреждениях районного звена.

4.20. В соответствии со статьей 21 Закона края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, на основании перечня платных услуг и работ, разработанного по согласованию с администрацией края.

4.21. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда края; осуществляет автоматизацию основных направлений деятельности архивных учреждений края; создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.22. Организует и осуществляет подготовку к изданию и издание документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы.

4.23. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда края.

4.24. Проводит экспертизу при выдаче лицензий юридическим, а также физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов.

Осуществляет контроль за выполнением требований лицензионных условий.

4.25. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешение на временный вызов документов государственной части Архивного фонда за пределы края.

4.26. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета края о расходах на содержание Управления, обеспечивает финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность.

4.27. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников СНГ, а также зарубежных стран.

4.28. Организует выявление и приобретение по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

4.29. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению, строительству или приобретению зданий.

4.30. Оказывает научно-методическую и практическую помощь органам управления архивным делом в городах и районах края, контролирует выполнение ими показателей работы, осуществляет организационно-методическое руководство их деятельностью, проверяет качество выполнения работ.

4.31. Рассматривает предложения муниципальных образований об образовании и управлении подведомственных им органов управления архивным делом и дает заключения по этим предложениям.

4.32. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт архивных учреждений края, созывает и организует научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

4.33. Организует повышение квалификации работников архивной системы края, ведомственных архивов и производственных подразделений учреждений.

4.34. Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшений условий труда, быта работников управления, их социальной защиты.

5. Права

Управлению предоставляется право:

5.1. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов, в том числе спецархивов и спецчастей.

5.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу и спецархивов независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

5.3. Иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях учреждений для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда края.

5.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве, в том числе по работе спецархивов и организации документов в секретном делопроизводстве.

5.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами, органами государственной власти о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к административной ответственности в соответствии с Законом края "Об административной ответственности за нарушение архивного законодательства Алтайского края" от 30.10.95 N 15-ЗС, уголовной и иной, установленной законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

ГАРАНТ:

Законом Алтайского края от 3 июня 1999 г. N 27-ЗС указанный Закон Алтайского края от 30 октября 1995 г. N 15-ЗС признан утратившим силу

5.6. Входить в состав ликвидационных комиссий, образуемых для передачи дел и имущества ликвидируемых организаций, предприятий, учреждений и решения вопросов обеспечения сохранности документов.

5.7. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

Привлекать в установленном порядке из других учреждений квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов.

5.8. Утверждать и согласовывать инструкции, положения, перечни документов, номенклатуры дел, описи постоянного срока и по личному составу, разрабатываемые учреждениями края.

5.9. Устанавливать условия использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к ним (заключать лицензионные договоры).

5.10. Иметь авторские права на подготовленные, изданные и неизданные сборники документов, справочники и другие издания в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами края.

5.11. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды деятельности по привлечению внебюджетных средств в соответствии с действующим законодательством РФ, разрабатывать расценки на услуги, применять договорные цены.

5.12. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документации и археографии, утверждать условия конкурсов.

5.13. Приобретать по поручению органов государственной власти края в государственную собственность края документы негосударственной части Архивного фонда края.

5.14. Кооперировать на договорных началах материальные и финансовые средства с учреждениями, общественными организациями и благотворительными фондами, с другими юридическими и физическими лицами для улучшения деятельности и социальных условий коллектива.

5.15. В установленном порядке пользоваться банковским или иным кредитом, иметь расчетный счет в учреждении госбанка Российской Федерации. Безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности на благотворительных и иных общественных фондов, юридических и физических лиц, использовать их на развитие материально-технической базы.

5.16. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным имуществом, в том числе недвижимым.

6. Организация работы

6.1. Управление возглавляет начальник управления, который назначается и освобождается от должности Главой администрации края.

Начальник управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач, распределяет обязанности между заместителями и другими работниками.

6.2. Начальник управления:

6.2.1. издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения работниками, организует и проверяет их исполнение.

6.2.2. в необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственной власти приказы и инструкции.

6.2.3. распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований.

6.2.4. определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание управления, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований.

6.2.5. назначает и освобождает от должности работников управления, определяет размеры надбавок, доплат и премирования работников.

6.2.6. утверждает положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников управления.

6.2.7. заключает договоры с учреждениями на научно-техническую обработку документов и другие виды работ.

6.2.8. организует повышение квалификации работников управления, разработку и реализацию мероприятий по научной организации труда, внедрению прогрессивных форм и методов работы.

6.2.9. обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений управления, соблюдение правил противопожарной безопасности.

6.2.10. содействует решению вопросов улучшения условий труда и быта работников управления, их социальной защиты.

6.3. В управлении образуется коллегия, которая возглавляется начальником управления. Состав коллегии утверждается администрацией края.

Коллегия является совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела в крае, организации и деятельности органов управления архивным делом муниципальных образований, состояния ведомственных архивов края, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций, заслушивает отчеты руководителей структурных подразделений управления, муниципальных образований, коммерческих и некоммерческих организаций. Решения коллегии оформляются приказами начальника управления.

6.4. При управлении действует краевая экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК), которая возглавляется первым заместителем начальника управления и решает вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда края, отбором их на хранение и экспертизой ценности документов, а также методические вопросы.

Положение о комиссии и ее состав утверждаются начальником управления.

6.5. При управлении действует хозрасчетное подразделение для решения вопросов упорядочения документации и создания научно-справочного аппарата в учреждениях, организациях списка источников комплектования.

Хозрасчетное подразделение финансируется за счет заработанных средств и перечисленных на расчетный счет управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Алтайского края от 8 мая 1996 г. N 242 в пункт 6.6 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.6. Управление является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, со своим наименованием, указанием местонахождения и счета в банках.

6.7. Ликвидация или реорганизация управления осуществляется Главой администрации края.