Раздел I. Общие положения о системе управления проектами. Участники проектной деятельности

Раздел I. Общие положения о системе управления проектами. Участники проектной деятельности

1. Общие положения

1.1. Положение о системе управления проектами в администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - Положение) определяет порядок организации проектной деятельности, а также функциональную структуру управления проектами в администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - администрация).

1.2. Положение применяется для организации деятельности по управлению проектами, направленными на достижение целей, задач и показателей, содержащихся в документах стратегического планирования.

1.3. Основные цели формирования системы управления проектами в администрации:

- обеспечение достижения планируемых результатов;

- повышение качества планирования и эффективности (результативности) деятельности администрации;

- повышение эффективности бюджетных расходов;

- повышение качества принимаемых управленческих решений;

- повышение эффективности внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, а также взаимодействия с внешними контрагентами;

- обеспечение возможности прогнозирования хода реализации проекта и своевременного принятия корректирующих мер.

1.4. Положение распространяется на проекты, реализуемые и (или) планируемые к реализации на территории муниципального образования "Город Саратов" за счет бюджетных и внебюджетных источников финансирования.

1.5. Проект может формироваться в соответствии со структурными элементами муниципальных и ведомственных целевых программ.

1.6. Управление проектами в администрации и взаимодействие участников проектной деятельности осуществляется с использованием информационной системы управления проектами.

2. Понятия и определения, используемые в Положении

В Положении используются следующие основные понятия и определения:

2.1. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений, осуществляемый для достижения целей, задач и показателей, содержащихся в документах стратегического планирования.

2.2. Инвестиционные проекты - проекты, реализация которых инициирована субъектами инвестиционной деятельности (инвестором или инициатором), представляющие собой обоснование экономической целесообразности, объема и сроков осуществления капитальных вложений, в том числе необходимую проектную документацию, разработанную в соответствии с законодательством Российской Федерации, Саратовской области и нормативными правовыми актами муниципального образования "Город Саратов", а также описание практических действий по осуществлению инвестиций (бизнес-план) на территории муниципального образования "Город Саратов". Порядок управления проектами по сопровождению инвестиционных проектов по принципу "одного окна", реализуемых и (или) планируемых к реализации на территории муниципального образования "Город Саратов" определен в разделе III Положения.

2.3. Информационная система управления проектами (далее - ИСУП) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая осуществление проектной деятельности в администрации и представляющая собой инструмент для повышения эффективности управления проектами.

2.4. Жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных и выделяемых для унификации методов планирования и контроля стадий проекта (инициация, планирование, реализация, завершение), в результате завершения которых должен быть получен результат проекта.

2.5. Портфель проектов - совокупность проектов, объединенных для эффективного достижения целей в условиях ресурсных ограничений.

2.6. Результат проекта - измеримый уникальный продукт, получаемый по итогам реализации проекта, который соответствует поставленным целям.

2.7. Целевые показатели проекта - измеримые требования к результату проекта.

2.8. Риск проекта - вероятностное событие, которое может оказать позитивное или негативное воздействие на стоимость, сроки, качество и (или) иные параметры проекта.

2.9. Контрольная точка (контрольное событие, веха проекта) - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов и имеющее дату наступления события.

2.10. Задача (мероприятие) - набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта и имеющих сроки начала и окончания.

2.11. Проектная роль - организационная единица, осуществляющая функции и полномочия по управлению проектом, портфелем проектов.

2.12. Муниципальный проектный офис (проектный офис) - постоянно действующая организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами, портфелями проектов, создания, внедрения и развития методологии проектного управления.

2.13. Муниципальный проектный комитет - постоянно действующий коллегиальный совещательно-консультативный орган, образованный в целях осуществления контроля за реализацией структурными подразделениями администрации проектов с использованием бюджетных и внебюджетных источников финансирования.

2.14. Команда проекта - совокупность лиц, утвержденных в соответствии с Положением на осуществление функций и полномочий соответствующих проектных ролей.

2.15. Куратор проекта - роль в системе управления проектами, в полномочия которой входит обеспечение проекта ресурсами, согласование управленческих документов по проекту и решение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта.

2.16. Руководитель проекта - роль в системе управления проектами, в полномочия которой входит планирование реализации проекта, организация и контроль за выполнением командой проекта задач (мероприятий) проекта и достижением контрольных точек, включая подготовку итогового отчета и отчета о текущем статусе реализации проекта, в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.17. Оператор проекта - роль в системе управления проектами, в полномочия которой входит содействие в подготовке управленческих документов по проекту, оказание организационной поддержки руководителю проекта, а также внесение информации в ИСУП в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.18. Исполнитель (соисполнитель) проекта - роль в системе управления проектами, в полномочия которой входит своевременное и качественное выполнение задач (мероприятий) проекта, достижение контрольных точек, предусмотренных планом мероприятий по реализации проекта, представление информации о статусе выполнения задач (мероприятий) проекта и о достигнутых целевых показателях.

2.19. Наблюдатель проекта - роль в системе управления проектами, в полномочия которой входит мониторинг и контроль за соответствием информации в ИСУП утвержденному плану мероприятий проекта.

2.20. Управленческие документы - документы, сопровождающие управление проектом, формы и требования к содержанию которых утверждаются методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.21. Паспорт проекта - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о проекте, в том числе краткое содержание, цель, задачи его реализации, результат проекта, целевые показатели его достижения, используемые ресурсы и иные показатели в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.22. План мероприятий по реализации проекта - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о задачах (мероприятиях) проекта и контрольных точках, а также планируемых сроках их достижения, исполнителях и иные показатели в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.23. Итоговый отчет о реализации проекта - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о достижении контрольных точек проекта и об исполнении всех задач (мероприятий) проекта, а также иную информацию в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.24. Отчет о текущем статусе реализации проекта - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о текущем состоянии проекта, в том числе о достижении контрольных точек проекта, исполнении задач (мероприятий) проекта, рисках проекта и способах их минимизации, а также иную информацию в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

2.25. Заключение о реализации проекта - управленческий документ по проекту, содержащий аналитическую информацию об изменениях, внесенных в план мероприятий по реализации проекта, нарушенных сроках исполнения задач (мероприятий) плана, ресурсах, затраченных на реализацию проекта, а также иную информацию в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом.

3. Участники проектной деятельности администрации

3.1. Участниками проектной деятельности администрации являются структурные подразделения администрации, подведомственные учреждения, предприятия, должностные лица и муниципальные служащие.

3.2. В системе управления проектами предусмотрены следующие проектные роли:

- куратор проекта;

- руководитель проекта;

- оператор проекта;

- исполнитель (соисполнитель) проекта;

- наблюдатель проекта.

3.3. В случае временного отсутствия лица, выполняющего проектную роль, его полномочия и обязанности в проекте выполняет лицо, замещающее его в установленном порядке.

3.4. Куратор проекта:

- согласовывает паспорт проекта, план мероприятий по реализации проекта, запросы на внесение изменений в план мероприятий по реализации проекта, влияющих на сроки и содержание контрольных событий проекта;

- утверждает запросы на внесение изменений в план мероприятий по реализации проекта, не влияющих на сроки и содержание контрольных событий проекта;

- осуществляет контроль за достижением результата и целевых показателей проекта, соблюдением сроков и организацией использования ресурсов проекта;

- осуществляет управление рисками и разрешает проблемы, выходящие за пределы полномочий руководителя проекта;

- согласовывает итоговый отчет о реализации проекта;

- представляет итоговый отчет о реализации проекта на заседании муниципального проектного комитета.

3.5. Руководитель проекта:

- организует совещания команды проекта с целью информирования о ходе реализации и порядке планирования проекта, участие в которых для членов команды проекта является обязательным;

- дает команде проекта обязательные для исполнения поручения;

- подготавливает отчет о текущем статусе реализации проекта и итоговый отчет о реализации проекта;

- представляет муниципальному проектному офису информацию для формирования заключения о реализации проекта;

- запрашивает у исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципального образования "Город Саратов", иных организаций и лиц информацию и документы, необходимые для организации управления проектом.

3.6. Оператор проекта:

- осуществляет сопровождение согласования и ведение управленческих документов по проекту;

- после принятия муниципальным проектным комитетом решения об утверждении паспорта проекта и плана мероприятий по реализации проекта вносит проект в ИСУП в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми муниципальным проектным офисом;

- осуществляет организационную поддержку руководителя проекта при проведении совещаний команды проекта и ведение протоколов указанных совещаний;

- оказывает содействие руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту;

- оказывает содействие членам команды проекта по внесению информации в ИСУП;

- оказывает иную организационную поддержку руководителю проекта.

3.7. Исполнитель (соисполнитель) проекта:

- осуществляет своевременное и качественное выполнение задач (мероприятий) проекта;

- несет ответственность за достижение контрольных точек и (или) мероприятий, предусмотренных планом мероприятий по реализации проекта;

- представляет руководителю проекта, муниципальному проектному офису информацию о статусе выполнения задач (мероприятий) проекта и достигнутых результатах.

3.8. Наблюдатель проекта:

- осуществляет мониторинг и контроль за соответствием информации в ИСУП утвержденному плану мероприятий по реализации проекта;

- информирует муниципальный проектный офис при возникновении несоответствия информации, внесенной в ИСУП, утвержденному плану мероприятий по реализации проекта.